新しいバーチャル オフィスのリモート ワーク ポリシーの策定
公開: 2020-09-26Covid-19 により、世界中のほとんどの企業がリモートワークの時代に突入しました
リモートワークはもはや特典や付加価値ではなく、期待
オーバーコミュニケーションがリモートワーク成功の鍵
Covid-19 により、世界中のほとんどの企業がリモートワークの時代に突入しました。 リモートファーストのスタートアップやテクノロジー大手などの一部の企業は、しばらくの間リモートワークを実験してきましたが、他の企業は完全に驚きました.
私たちのビジネスは、リモートファーストの会社として構想され、構築されました。 50,000 人を超えるリモート ソフトウェア エンジニアのクルーと共に、リモート ワークを効果的にする方法を見つけ出さなければなりませんでした。
すべての企業にリモート ワーク ポリシーが必要
オフィスはもはや以前のようではありません。 リモートワークの最大の障害は、実装や実行ではなく、リモートへの慣性でした。 パンデミックによって、私たちの見方やワークフローが変化したことは否定できません。
リモートは私たちの新しい標準になりました。 従業員の生産性の向上とビジネス コストの削減の間で、多くの企業が危機後も完全にリモートになることを目指しています。 世界中の従業員は、仕事と生活のバランスを取ることを学びました。
このような状況の中で、リモート ワークはもはや特典や付加価値ではなく、期待されています。
リモートワークポリシーは何をカバーするべきか
- 方針の目的
- リモートワークの定義
- 従業員の定義
- リモートワークの性質（フルリモート/部分リモート/ワンオフ）
- サポート/特典 (該当する場合)
- 出席・記録の条件
- 通信プロトコル
- ハードウェアとソフトウェアのポリシー
- 休暇等の関連方針
ポリシーの構築方法
- 期待値の設定
- 考慮事項と決定事項
- 利益/法的権利
- 動的ポリシー
ポリシーに関する考慮事項
過去 3 年間で、リモート ワーク ポリシーの起草に関して得られた最大の学びのいくつかを以下に示します。
在宅勤務者とその頻度
一部のポジションは、他のポジションよりもリモートワークに適しています。 とはいえ、私たちが世界的なパンデミックの真っ只中にいることを考えると、目標は、人々が可能な限りリモートで作業できるようにすることです.
優れたリモートワーク ポリシーには、役割と役職に基づいて、従業員が在宅勤務できる頻度に関する明確なガイドラインを組み込む必要があります。 後で反発の余地がないように、これらのガイドラインを非常に明確に定めることが重要です。 さまざまなチームや従業員との協議プロセスの後にこれらのガイドラインを設計できれば、はるかに成功するでしょう.
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従業員の可用性
これは、リモート作業ポリシーを確立する上で最も難しい側面の 1 つです。 パンデミックにより、ほとんどの企業がリモートワークを余儀なくされていますが、リモートワークには固有の利点があります。 これはナレッジ ワーカーの時代です。多くの企業にとって、成功と失敗の唯一の違いは従業員の生産性です。
このような状況では、リモート作業により、従業員はピーク時にパフォーマンスを発揮するために必要な柔軟性を得ることができます。 単純に 9 時から 6 時までの出退勤ポリシーを設定するのは魅力的に思えるかもしれませんが、それは最適な方法ではない可能性があります。 言うまでもなく、異なるタイム ゾーン間で勤務時間を重複させることをお勧めします。
可用性の要件をチームごとに分類します。 チーム メンバーがコラボレーション タスクに取り組む必要がある主な時間を把握し、その時間だけ可用性を確保します。 従業員が個々のタスクに取り組みたいときは、ある程度の柔軟性を維持してください。それが午前 5 時であろうと午後 11 時であろうとです。
コミュニケーション
オーバーコミュニケーションは、リモートワークを成功させる鍵です。 カジュアルでクールなチャット、チャイ ブレーク、ボディー ランゲージの解釈の余地はもうありません。 つまり、発生する必要があるすべてのことを伝達する必要があります。
毎日のスクラム ミーティング、非公式のブレインストーミング セッション、1 対 1 のレビューなど、コミュニケーションのあらゆる側面をリモート ワーク ポリシーに組み込みます。
テキストベースのコミュニケーションに関しては、ガイドラインをできるだけ具体的にしてください。 通信チャネル (Slack、E メール、Trello など)、チャネルで予想される可用性、および予想される応答時間を定義します。 いくつかの非同期通信チャネルを設定することもお勧めします。
適切な指標を特定する
柔軟性が増すと、責任も増えます。 マネージャーは従業員を細かく管理することはできなくなるため、従業員を会社の目標に合わせることが重要です。 指標を効果的にするには、結果ベース (または出力指標) とプロセスベース (または入力指標) の 2 種類の指標を考慮する必要があります。
B2B のセールス エグゼクティブの例を見てみましょう。 この従業員の出力指標は、おそらく収益、獲得した顧客数などです。 ただし、出力指標だけでは十分ではありません。 また、一連のインプット メトリクス (従業員がより直接的に制御できるもの) を構築し、従業員に説明責任を持たせることも重要です。 この例では、入力メトリクスには、見込み客に送信された電子メール、完了したフォローアップ、スケジュールされた会議、実施された会議などが含まれます。
セキュリティと機密保持
セキュリティは、リモートワークの重要な懸念事項です。 オフィスで仕事をしているときは安全なネットワークが保証されていますが、リモートワークではこれが窓の外に出てしまいます。 情報の安全性を確保するためのポリシーが整っていることを確認してください。 たとえば、公衆 Wi-Fi の使用を禁止するガイドラインがある場合は、ポリシーに記載する必要があります。
優れたリモート ワーク ポリシーでは、クライアントの機密性にも注意を払う必要があります。 クライアントの機密性を損なう可能性のある事柄について言及することが重要です。 たとえば、カフェで機密性の高いクライアントの電話を受けることは、組織にとって大きな問題になる可能性があります。 譲れない要素が何であれ、それらがポリシーに明記され、明確に伝えられていることを確認してください。
結論
Covid-19 により、世界はリモートでの作業を余儀なくされた可能性がありますが、これは、より生産的な作業パラダイムに向けて取り組む絶好の機会になる可能性があります。 リモートワークのポリシーを起草するときは、新型コロナウイルス以前の現状を維持するために最善を尽くすのではなく、より柔軟で生産的な未来を築くことに集中することをお勧めします。