プロジェクト管理における成功の定義 | #9 プロジェクト管理を始める

プロジェクトが成功するとはどういう意味ですか? その唯一の基準は、指定された時間内に結果を出し、計画された予算内で費用を締めることですか? しかし、プロジェクトの実現された目標がクライアントの期待を満たさない場合はどうなるでしょうか? あるいは、利害関係者が重要と考える基準を見逃していませんか? 今日の記事では、プロジェクト管理における成功の定義について説明します。

プロジェクト管理における成功の定義 – 目次:

1. 序章
2. プロジェクトの成功の定義
3. 完了と承認基準の定義
4. KPI。 遅行指標
5. 概要

序章

各プロジェクトは、その法律によって管理されています。 したがって、プロジェクトの実施方法だけでなく、特定のプロジェクトの詳細に合わせて、毎回成功の基準を選択して調整する必要があります。 一方では、完了の技術的定義を作成することが重要であり、他方では、プロジェクト結果の受領者の観点から定式化された受け入れ基準を作成することが重要です。 一方、多くのプロジェクトでは、適切な KPI (主要業績評価指標) を作成することも同様に重要です。これにより、プロジェクトの実装を多面的に評価できます。

プロジェクトの成功の定義

プロジェクトのビジョンに取り組んでいる間、利害関係者は成功の定義がどうなるか疑問に思っています。 多くのプロジェクトでは、タイミングが鍵となります。結局のところ、投資家向けの豪華なクリスマス パーティーを 1 月に開催することに何の意味があるのでしょうか。 おそらく、この場合、予算を超えることは、1 日のタイム スリップよりも重要ではありません。

チャリティー ボールを実施する場合は、まったく逆になる可能性があります。イベントの日付を延期して、ホールのレンタル費用を削減することができます。 繰り返しますが、地元の製品を試食することを目的としたパーティーを開催する場合、実施の時間とコストの両方が品質の優先事項に取って代わられます. 組織と最高の季節の食材の入手可能性とのバランスを取る必要があります。

結局のところ、PMBOK によると、プロジェクトの成功の最も重要な決定要因は、クライアントの視点から見た結果であり、内部プロジェクトの場合はエンド ユーザーの視点から見た結果です。 しかし、プロジェクト管理における成功の定義を作成して、プロジェクト チームが詳細なタスクに取り組む際に同行し、同時に利害関係者に明確に伝えるにはどうすればよいでしょうか?

完了と承認基準の定義

プロジェクト管理における成功の定義は、通常、利害関係者と協力してプロジェクト マネージャーによって作成されます。 彼らは、最終結果が成功と見なされるために満たさなければならない基準を設定することに同意する必要があります。 結果を評価する際には、彼らの意見も重要です。

したがって、プロジェクトを開始するときは、結果がどうあるべきかだけでなく、成功の基準を満たしているかどうかを確認する方法もできるだけ明確にすることが重要です。 この点を明確にするために、スクラム プロジェクトで使用される用語を使用します。 それが「完了の定義」と「合格基準」です。 企業の Web サイトの作成を目的としたプロジェクトの例を考えると、この 2 つの違いは完全にわかります。

補完定義は、サイトの技術的な説明を提供します。サイトは適切に保護され、ホームページと 4 つのサブページで構成され、ヘッダーにクライアント用のログイン パネルが表示されます。 つまり、完了定義により、プロジェクト チームは何を実装するかを把握できます。

一方、受け入れ基準を明確に定義することで、プロジェクト チームは、これらすべてのアクティビティを実行する理由と、完了した作業がビジネス価値にどのように変換されるかを理解できます。 したがって、受け入れ基準は、プロジェクトの結果がユーザーの観点から満足できるものであるかどうかを確認するために使用されます。 上記の例を使用すると、Web サイトはさまざまなデバイスで簡単に表示され、ユーザーはユーザー名とパスワードを入力した後に顧客パネルに移動できます。

イベントの開催の例に戻ると、プロジェクトの完了の定義には、たとえば次のようなものがあります。

• イベントの日時と場所、
• 場所が用意されているゲストの数、
• メニュー、
• 伴奏付き。

一方、受け入れ基準は、パーティー参加者の予想される経験に関連する場合があります。たとえば、次のようになります。

• 敷地の広さ、
• 提供される飲み物の品質、
• 1つのテーブルに着席しているすべてのゲストに同時に料理を提供します。

KPI。 遅行指標

主要業績評価指標 (KPI) は、プロジェクト管理における成功の主要な決定要因であり、その基本的な目的が達成されているかどうかを評価します。 遅行指標は、プロジェクトの実施の成功を評価するために使用できます。 KPI の最終的な値を予測することで、プロジェクトの成功に関して満たすべき最低限の基準を定義することができます。 ただし、次のような測定可能な結果を​​評価する場合にのみ適しています。

• タスク実装のコスト
• 実行の適時性
• プロジェクトの実施に要した工数またはその他のリソース
• 環境負荷
• 組織の利益への労働投入の変換。

この目的のために管理の実践で使用される指標は何百もあるため、プロジェクトの開始時にそれらを選択することは、プロジェクト マネージャーの重要なタスクの 1 つです。 結局のところ、重要なのはすべてを測定することではなく、プロジェクトのステータスとプロジェクト管理の成功に関する関連情報を実際に提供するものだけを測定することです。 それらの数は 20 を超えないようにする必要がありますが、小規模なプロジェクトの場合、その数は 5 を超えないようにする必要があります。

概要

プロジェクト管理の成功は、それに投入された努力、市場の状況、および効果的なリーダーシップだけに依存するわけではありません。 何を成功と考えるかを正確に定義することも重要です。 さらに、予測できない追加要因も含まれます。 結局のところ、顧客の観点からは、土壇場で即席のソリューションが非常に満足できるものになる可能性があります。 ただし、成功とプロジェクトの完了の思慮深い定義、および十分に定式化された受け入れ基準を毎日適用するのではなく、失敗の危険にさらされているプロジェクトを最後まで保存する勇敢な戦略の中で、即興をやめたほうがよいでしょう。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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プロジェクト管理の開始:

1. プロジェクトとは？
2. プロジェクト管理とは？
3. プロジェクトを管理するには？
4. プロジェクト管理方法
5. プロジェクトの種類
6. 4つのプロジェクト例
7. プロジェクトの優先順位付け
8. プロジェクト活動の分野
9. プロジェクト管理における成功の定義