ビジュアルコラボレーションでチームのコミュニケーションを改善する方法

すべての高性能チームに共通していることの1つは、効果的なコミュニケーションです。

効果的なチームコミュニケーションは、生産性を維持し、対立を回避し、信頼を構築し、最終的に組織の目標をタイムリーに達成するための鍵です。

互いに効果的にコミュニケーションをとらないチームは、混乱、ストレス、遅延、および歓迎されない対立の舞台を設定します。

次の質問に移ります。 チームのコミュニケーションを改善する方法は？ チームのコミュニケーション戦略はたくさんありますが、今日はそれらのどれにも焦点を当てるつもりはありません。 代わりに、ビジュアルコラボレーションと、チームがオンサイト、リモート、またはその2つが混在しているかどうかにかかわらず、チームとのコミュニケーションを改善する方法について説明します。

最初は頭をかいてもかまいませんが、我慢してください。 このブログ投稿の終わりまでに、あなたは同意してうなずきます。

掘り下げてみましょう。

ビジュアルコラボレーションとは

視覚的なコラボレーションには、キャンバスやホワイトボード、ビデオ会議、図表作成、記号、写真、スケッチなどの視覚的手段を使用して共同作業することが含まれます。

これは、会議の管理、プロジェクトの計画、プロトタイピング、ブレーンストーミング、デザイン思考、スプリントの計画など、さまざまな目的で同じ場所に配置されたチームとリモートのチームの両方で活用されます。

なぜビジュアルコラボレーションなのか

お互いに話すことは確かに簡単に思えますが、それでも、プロジェクトは失敗し、間違いが起こり、人々は遅れを取り、しばしば混乱します-すべて非効率的なコミュニケーションのためです。

多くのチームがリモートでの作業に移行し、チームは主に話すよりもコミュニケーションのために書くようになり、コミュニケーションの課題は倍増しています。

これらの一般的な課題を克服するための効果的なソリューションは、コミュニケーション資料やコラボレーション中にビジュアルを使用することです。 言葉（話し言葉または書き言葉）を使って単にコミュニケーションをとるのではなく、ビジュアルを添付してさらに詳しく説明します。

ビジュアルを使用すると、理解が向上し、情報をより適切かつ迅速に処理できることが証明されています。 調査によると、人間はテキストの60,000倍の速さでビジュアルを処理でき、見たものの80％を覚える傾向がありますが、読んだものの20％、聞いたものの10％しか覚えていません。 これが、メッセージにビジュアルを添付すると、混乱の余地が少なくなり、メッセージをより速く家に帰すことができる理由です。

たとえば、プロセスがどのように機能するかを説明したい場合は、フローチャートを使用して、受信者が理解しやすいようにします。

ビジュアルコラボレーションの例

ビジュアルコラボレーションが例とのコミュニケーションを改善するのにどのように役立つかを理解してみましょう。

グループブレーンストーミング。 この創造的な手法は、チームで問題の解決策を収集したり、プロジェクトの新しい革新的なアイデアを生み出したりするのに最適です。

効果的なブレーンストーミングセッションの障壁の1つは、勢いを維持し、全員が平等に貢献できるようにすることです。 また、同時に多くのアイデアが部屋の周りに投げ出されると、最終的なリストに載らない人もいます。

解決; マインドマップ、アイデアをキャプチャして整理するためのビジュアルツールを使用してブレインストーミングします。 すべての人（リモートで参加している人も含む）が同じスペースにアクセスしてマインドマップの周りで共同作業できるオンラインキャンバスを使用する場合、すべての個人がアイデアを追加するときに、マインドマップの構築に等しく貢献できます。 また、単語の代わりに画像や記号を使用することもできます。 最良の部分は、必ずしも誰も話​​す必要がないということです。 それにもかかわらず、すべてのアイデアは伝達され、記録されます。

最終的なマインドマップは、すべてのアイデアとサブアイデア、それらが互いにどのように関連しているか、そしてそれらが目前の問題の解決にどのように役立つかを明確に定義します。 また、関係者の意見を聞くときに、関係者とキャンバスを共有することもできます。

オンラインビジュアルワークスペース

最近、ほとんどのチームがリモートで作業しているか、少なくとも数人のメンバーがリモートで作業しています。 誰もが視覚的にコラボレーションやアイデアの伝達に平等に参加できるようにするには、同期編集、ビデオ会議、コメント、リアルタイムのマウストラッキング、および変更プレビューをサポートするオンラインワークスペースが必要です。

これは、Createlyのようなツールが役立つ場合があります。 これは、チームが計画、プロジェクト、戦略、およびアイデアについてコミュニケーションおよびコラボレーションするために使用できる無限のオンラインキャンバスを提供します。 チームが同じ部屋にいるかのように共同作業できるリアルタイムのコラボレーション機能を提供します。

効果的なチームコミュニケーションのためのビジュアルコラボレーション手法

視覚的に考え、作業し、コミュニケーションする準備ができたので、次はどこから始めればよいかを考えます。 無限のキャンバスでは、無限の可能性があり、どこから始めればよいかについても混乱が生じます。 絞り込みを行い、最良の結果を生成できるように、テンプレートとともにいくつかの方法を以下に示します。

戦略的計画

戦略的計画では、自分がどこにいて、どこになりたいかを評価し、それに応じてビジネスの方向性を確立する必要があります。 間違いなく、このプロセスは、チームメンバーと利害関係者の間の多くのやり取りで構成されています。

すべてとすべての人を1つのキャンバスにまとめることで、電子メールスレッド、無限の電話会議、チャットスレッドなど、非ビジュアルコミュニケーションおよびコラボレーション方法で一般的に発生する多くの混乱を回避できます。

カスタマージャーニーマッピング

カスタマージャーニーマッピングには、顧客がブランドとやり取りする際のカスタマージャーニーの概要と分析が含まれます。 それは彼らの旅に沿った顧客の行動、感情、問題点、そして期待を明らかにします。

チームと視覚的にコラボレーションすることで、このプロセスに関するコミュニケーションを効果的に簡素化できます。

実行中の会議

会議には多くの議論が含まれ、伝達されたすべてのことから何かを生産的にするには、共有されたアイデアを適切に整理して記録し、優先順位を付け、アクションプランを作成する必要があります。

このキャンバスは、ブレーンストーミング、アイデアの優先順位付け、アクションプランニングなど、会議の基本的なコンポーネントを中心に作成されます。会議を効果的に実行するために、必要に応じて他の要素を編集またはキャンバスに追加します。

詳細については、効果的な会議を実行するためのガイドをご覧ください。

スプリント計画

スプリントの計画には、スプリント中に何ができるか、選択した作業がどのように行われるかを定義することを目的とした多くの議論も含まれます。 これらすべての要素を1つのキャンバスにまとめることで、それらを並べて表示し、すべての概要をすばやく把握できます。

効果的なチームコミュニケーションのためにビジュアルコラボレーションを試す準備はできましたか？

写真は千の言葉の価値があります。 頭の中でユニークなアイデアを説明するために千の言葉を話す代わりに、簡単な図やスケッチで視覚的で具体的なものに変換して、他の人がそれらをよりよく、より速く理解できるようにすることができます。

キャンバスを毎日の会議に組み込むことで、効果的なチームコミュニケーションを簡単に実現できます。参加者は、アイデアを視覚的な形式（フローチャート、マインドマップ、インフォグラフィックなど）で共有および構築して、他の人にわかりやすく説明できます。

チームのコミュニケーションを改善するためのヒントはありますか？ 以下のコメントセクションでお知らせください。