受信トレイをクリーンに保つための8つの電子メール管理のヒント

メールの受信トレイをきれいに保つことは敗戦だと思いますか？ あなたに手を差し伸べるために、コンテンツマーケティングストラテジストのZoe Devittoは、以下のいくつかの電子メール管理のヒントを共有しています。

今日の世界では、一見すべての人とそのオウムが電子メールアカウントを持っているようです。

おそらく、あなたは異なる目的のために複数の電子メールアドレスを持っているかもしれません（ここで有罪です）。 しかし、私が作成した電子メールアカウントの数に関係なく、私の受信トレイは常にきちんと整理されていると自負しています。

しかし、それはいつもこのようではありませんでした（ああ、いや！）。

私もそこに行ったことがあります。 あなたがその魅力的な景品と引き換えにあなたがサインアップしたすべてのサブスクリプションのコントロールを失うときのその暗い場所。 または、メールファネルが、ショッピングカート内で放棄したアイテムを購入するように説得しようとする場合。

おそらく、大当たり（ブエノなし）の中で迷子になっているクライアントからのその時折の重要なメッセージですら。

メール管理のヒント：受信トレイを整理する方法

しかし、それらの時間のかかる日は今私の後ろにあります。 最小限の労力で受信トレイを定期的にクリーンに保つメール管理のヒントを学びました。

これを「受信トレイゼロメソッド」と呼ぶのが好きです。 時間を無駄にしないようにメールをファイルに整理するシステム。 このようにして、視覚的なジャンクを取り除きながら、関連する電子メールに返信することができます。

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受信トレイは圧倒されますか？ 私はいくつかの良いメール管理のヒントを持っています、そして私はそれらを以下で共有しています。

さぁ、始めよう。

＃1。 特定の目的のために個別のメールアカウントを作成する

多くの優れた無料の電子メールプロバイダーが利用可能であるため、最近、単一の電子メールアカウントを持っている人を見つけることはめったにありません。

複数のアカウント（つまり、1つは仕事用メール用、もう1つは個人用メール用、3つ目は景品のダウンロードなどのオンラインサービス用）を使用すると、メールの整理が簡単になります。

仕事用メールアカウント

このアカウントを不要なメールから保護してください。 これは、友人や家族と共有しないことを意味します。 このメールアカウントでニュースレターを購読しないでください。

家族や友人のメールアカウント

親友や親しい家族のためだけに作成された特別なメールアカウント。 また、個人的な緊急事態やお問い合わせフォームにも使用できます。

ソーシャルメールアカウント

これが最も柔軟なメールアカウントになります。おそらく、未開封のメールが最も多いアカウントになります。

アカウントごとに異なる電子メールプロバイダーを使用する場合は、電子メールクライアントがあると便利です。 電子メールクライアントは、さまざまな電子メールサービスプロバイダーからの電子メールメッセージを管理できるWebベースまたはデスクトップアプリです。

＃2。 メールをゾーンに分割する

OutlookやGmailなどのほとんどの電子メールサービスプロバイダーでは、優先度と緊急度に応じて電子メールをカテゴリに分類する機能を設定できます。

星と旗

これを行うには、星や旗のアイコンなどの機能を設定します。これにより、指定した基準（つまり、低、中、高の緊急度）に基づいて受信メールを区別できます。

スター付きのメールが常に一番上に表示され、混乱の中で迷子にならないように、アカウントを並べ替えてください。

しかし、ユーザーは注意してください！ メールにフラグを付けたり、スターを付けたりすることに夢中にならないでください。 あなたの通信のほとんどが分類されるとき、どれが重要であるかを決定することは圧倒されるかもしれません。

ラベルとフォルダ

アカウントを整理するときの目標は、受信トレイをクリーンにすることです。そのため、できるだけ多くのメッセージを削除するようにしてください。 ここで重要なのは、コントロールを失う雪玉効果を避けるために頻繁に行うことです。

しかし、すぐに削除できないものはどうですか？ 解決策はかなり単純です。ファイルとラベルを使用してメールを簡単に整理する方法を学びます。

ファイルは引き出しのように機能します。 メールを保管して、視覚的な汚染を引き起こさないようにします。 そして、複数のファイルを作成し、それぞれを特定の電子メール専用にすることで、これについて続行します。

カテゴリは次のとおりです。

• 仕事関連のメール
• ソーシャルメディア通知
• または友人や家族からのメール。

受信トレイは、これらすべての異なるカテゴリを含むメインフォルダである必要があります。

ボーナスのヒント：受信トレイは数百、場合によっては数千ものスパムメールで溢れていますか？

別のメールアカウントを作成する必要のないソリューションがあります。

ファイルを作成し、「アーカイブ済み」というラベルを付けます。 次に、受信トレイ内のすべてのメッセージを選択して、このファイルに移動します。 これにより、受信トレイがクリーンに保たれ、過去のメールを紛失したり見逃したりすることはありません。

同様に、ラベルはフォルダに似ています。 用語を選択すると、そのラベルが付いたすべてのメールが表示されます。 ただし、ラベルは、実際に特定のファイルに移動するのではなく、受信トレイの電子メールにカテゴリを割り当てるために使用されるため、ファイルとは異なります。

このように、1つのメッセージに多くのラベルを付けることができますが、1つのファイルにのみ存在します。 これは、コンテンツに対応する割り当てられたキーワードを使用して、必要なときにメッセージをすばやく見つけるための形式です。

＃3。 不要なメーリングリストから退会する

これは当たり前のように思えるかもしれませんが、驚くべきことに、多くの人がプロモーションメールを定期的に削除し続けていますが、そのようなニュースレターからサインアウトすることはありません。

なぜ私たちは自分たちでこれを行うのですか？

決して開かないメーリングリストやプロモーションメールの購読を解除してください。 また、不要なソーシャルメディアアラートの購読を解除します。

または、プロモーションメール用に別のメールアカウントを使用して、重要なメールをメインアカウントに保持することもできます。

不要なサブスクリプションはあなたのいいえです。 InboxZeroを達成しようとしているときに1人の敵。 ニュースレターから広告まで、これらのメッセージは受信トレイを簡単に圧倒し、重要なメッセージを見つけるのを困難にする可能性があります。

ソーシャル/バルクの受信トレイで何か読むものを探すときは、面白くないものをただ通り過ぎないでください。 それらを電子メールの煉獄から取り出し、あなたの人生から永久に削除してください。

当然のことながら、メーリングリストからの登録解除にも時間がかかる可能性があるため、予防はどの治療法よりも優れていることを忘れないでください。 受信トレイに入れたいことがわかっていない限り、サブスクライブしないでください。

週に1回、より長い時間をスケジュールして、ファイルやラベルの作成や使用など、より詳細な受信トレイの整理を行います。

＃4。 グループまたは配布リストを使用する

更新する必要のない会話でCCになりましたか？ または、返信-すべての電子メールスレッドに巻き込まれたことに気づきましたか？ グループチャットのモバイルテキストメッセージと同じように、そのスレッドをミュートするオプションがあります。

GoogleとOutlookでこれを行うには、スレッド内のメッセージを開き、画面の上部（件名の上）にある3つのドットをクリックします。 ドロップダウンオプション（Gmailの場合）または[無視]（Outlookを使用している場合）から[ミュート]を選択します。

ライフスタイルによっては、プレイデート、仕事の会議、社交イベントのイベントメール（および無限のグループ返信）が殺到することもあります。 Googleカレンダーを使用して、すべてのイベントを追跡し、カレンダーにイベントの招待メールが表示されたらすぐに削除します。

＃5。 アイゼンハワー行列を使用する

多くの専門家は、最初に取り組むべきタスクを決定しようとすると、非常に多くのエネルギーと時間を浪費します。 そして、あなたがあなたの皿にたくさんあるとき、何をするか（そしてどの順序で）優先することは非常に役に立ちます。

しかし、やることリストがグラミー賞のカーペットよりも長いと思われる場合、どのタスクを優先するかをどのように決定できますか？ 通常のタスク管理ツールに依存する以外に、袖の下から引き出すことができるもう1つのトリックがあります。

アイゼンハワーマトリックスを入力します。 最初に取り組むべきタスクと決定をすばやく理解できるシステム。 これは、タスクを4つのボックスに分割し、最初に焦点を当てる必要があるタスクと、委任または削除する必要があるタスクに優先順位を付ける、単純な意思決定ツールです。

したがって、さまざまな電子メールに疑問を感じた場合は、次のことを自問してください。

• 大切ですか？
• それとも緊急ですか？

皮肉なことに、人間は緊急のタスクを優先する傾向がありますが、重要なタスクを先延ばしにする驚くべき能力があります。 電子メールのトリアージの目標は、最も劇的な件名の電子メールではなく、緊急であることがわかっている電子メールを特定することです。

アイゼンハワーマトリックスは、優先順位を上げる方法を教えることで生産性を向上させます。 このテクニックは、どのアクティビティが時間と労力の価値があり、どのアクティビティが価値がないかを知るのに役立ちます。 そして、私たち全員がスケジュールに遅れずについていくために急いでいる世界では、それは貴重なスキルです。

Eisenhower Matrixを使用すると、メールを4つのカテゴリに分類できます。

• 緊急かつ重要（今すぐ実行）
• 緊急かつ重要ではない（委任）
• 緊急ではなく重要（延期）
• 緊急ではなく重要ではない（削除）

＃6。 朝一番にメールをチェックしてください

これは、主要な電子メール管理のヒントであるだけでなく、気を散らすものを取り除くことによって生産性を維持します。 メールは1日中いつでも届く可能性があるため、何かの最中であっても、メールをチェックしたくなるのは簡単です。

目覚めたらすぐにメールをチェックすることで、一日の準備に役立ちます。 対処する必要のある緊急事態がないことを確認できます。緊急事態が発生した場合は、その日に計画を立てることができます。 また、同僚が一晩で行った作業に追いつくことができます。 世界中の同僚とリモートチームで作業する場合に特に便利です。

私は通常、朝一番にメールに返信することはありませんが、受信トレイを確認すると、前日の準備に役立ちます。

通常の受信トレイチェックの1つを実行しているときは、すばやく処理できる電子メールのみを処理してください。 メールに迅速な返信が必要な場合は、メッセージを読みながら開いて返信してください。 ただし、受信メールの応答にさらに時間が必要な場合は、しばらくしてから取っておきます。

これを続ける良い方法は、スヌーズ機能を利用して、より都合の良い時間に電子メールを受信することです（そうです）。

また、日中の電子メールチェック時間をスケジュールします

重要な電子メールやお知らせを監視する必要がない場合は、日中に数回の短い時間をスケジュールして電子メールを確認してください。 したがって、メッセージを受け取ったらすぐに読むのではなく、毎日時間を取ってメールに返信し、クリーンアップしてください。

朝、仕事を始めるときにこれを行うと、目覚めたらすぐにその好奇心を和らげることができます。 そして、昼食の前後。 そして最後に、一日の終わりに。

ここでの秘密は誘惑に抵抗することです。 そのため、Gmailをさりげなく見たいと思っているタスクの最中にいるときはいつでも、これに専念する次の時間枠まで衝動に抵抗するように自分に言い聞かせてください。

それ以外は、メールボックスに近づかないでください。

＃7。 必要に応じて自動返信を使用する

オートレスポンダーの名前がす​​べてを物語っています。 これらは、設定された時間または特定のイベントラベルに基づいてサブスクライバーに自動的に送信されるメッセージです。 また、オートレスポンダーを適切に利用することで、Eメールマーケティングキャンペーンの強力な戦略を立てることができます。

したがって、誰かが緊急のリクエストであなたに連絡し、返信の遅れがあなたのビジネスに影響を与えるかもしれないと心配しているので、あなたが電子メールウィンドウを閉じることに不快感を覚えているとしましょう。

回避策は？ 次の行に何かを示すOOO（不在）または自動返信メッセージを設定します。

"やあ、

メールありがとう。

私はmm/ddからmm/ddまで不在であり、私の電子メールへのアクセスが制限されます/私の電子メールへのアクセスがありません。

緊急の場合は、[メール]または[電話]の[名前]までご連絡ください。 私が戻ったとき、私はあなたの電子メールに迅速に返答するために最善を尽くします。

よろしくお願いします、

[名前]"

＃8。 ゴミ箱を空にする

受信トレイの大掃除は、デジタルライフの春の大掃除と考えてください。 ここでの目標は、電子メールの再配置戦略全体を確認し、時間を無駄にする原因となっている受信トレイの乱雑さを排除することです。

そして、これはあなたの電子ゴミ箱も意味します（ほとんどの人が無視するもの）。 受信した電子メールはコンピューターや電話には保存されませんが、クラウドにリモートで保存されます。 データの容量は無限にあるように見えるかもしれませんが、Gmailの容量が不足していることに気付いた場合は、アカウントのごみ箱フォルダを空にすることをお勧めします。

また、アーカイブされたメッセージを時々クリーンアップして、ストレージスペースを解放することを忘れないでください。 メッセージを手動でアーカイブするか、30日より古いメッセージを削除するように自動受信トレイクリーナーを構成することができます。

ただし、注意して、もう必要ないことが100％確実であるメッセージのみを削除してください。 [ゴミ箱を空にする]または[ごみ箱を空にする]をクリックすると、メッセージを復元できなくなります。

なくなった。 アディオス、アミーゴ！ ゴミの中身を取り戻せないだけでなく、そもそもそこに何かがあったという兆候はありません。

メールの受信トレイを管理する

受信トレイを管理します。 メール管理のハッキングが何であれ、受信トレイが飽和状態にならないように、毎日メールを確認してください。

覚えておくべきいくつかの簡単なヒントがあります：

1.1日の特定の所定の時間にメールを確認します。

2.パレートの法則を適用します。メールの20％に優先順位を付け、残りは延期します。

3.「XX日までに返信」フォルダを作成します。

4.すべてのメールに返信する必要がないことを認識してください。

5.冷酷になり、削除ボタンを押します。 迷惑メールに執着しないでください。

最も優先度の高いメッセージとタスクを選択し、気を散らすことを避けて、すぐに飛び込みましょう。受信トレイを使いこなせたら、忘れずにお祝いしましょう。

メールを管理するには、戦略的なルールを設定し、規律を維持する必要があります。 それにはしばらく時間がかかるかもしれません–そしてそれは完全に問題ありません。 これをマスターする方法を学ぶことは、新しい習慣を身につけることによく似ています。 時間をかけてください。そうすれば、プロセスを簡単に見つけることができます。

これを一度に行うことを心配しないでください。 正直なところ、混沌とした受信トレイを一晩で整理して再配置することは、詰め込まれた受信トレイを処理するのと同じくらい圧倒的です。 いくつかの前向きな習慣を少しずつ適応させます。

ゴミ箱を空にしたり、送信済みメールを一括削除したりするなど、定期的なアクションをいくつか実行して、進捗状況を確認できるようにします。

このクイックガイドが、メールワークフローの改善と生産性の向上に役立つことを願っています。

また、疑わしい場合はアーカイブすることを忘れないでください。

著者： Zoe Devittoは、FollowUpBoss、Mention.comなどのSaaSブランドのコンテンツマーケティングストラテジストです。 個人的な面では、ゾーイはフォー愛好家であり、デジタル遊牧民として世界中を旅するのが大好きです。