従業員の休職：ポリシー、ルール、および影響（実用的なソリューションを使用）

従業員が一般的に長期間休職する可能性から免れるビジネスはありません。 企業はこれらの従業員の代わりを雇うことができないため、休職はある意味で離職よりもはるかに問題があります。

企業が休暇ポリシーを慎重に管理し、既存の法律を遵守することが重要です。 欠陥のある、または未定義の休職ポリシーは、業務の非効率性、従業員の離職率の上昇、人員過剰、または人員不足につながる可能性があります。

従業員の欠勤を効率的に計画および管理するために企業ができることはたくさんあります。 この記事は、従業員の休職の主な理由をすべて説明することを目的としています。 最後に、円滑な手続きと事業運営への影響を軽減するために、休暇ポリシーをどのように作成するかについてもお知らせします。

問題と解決策の説明に入る前に、不確実な従業員の休暇と、それが他の種類の休暇とどのように異なるかについて理解しましょう。

休職とは何ですか？

休職とは、特別な事情により従業員が比較的長期間取得する、承認された休職のことです。 休暇、PTO、病欠などの他のタイプの従業員の欠勤とは異なり、これは一般的に前例のないものであり、ほとんどが無給または部分的に有給です。 ただし、場合によっては、休職が事前にわかっており、休暇などの雇用の状況や性質に応じて有給となる場合があります。

また、休職は自発的または非自発的のいずれかです。 自発的な休職は、通常、親の世話をしたり、長期計画のサバティカルをとったりするなどの個人的な理由で行われます。 非自発的休暇とは、雇用主によって課せられる休暇であり、通常、継続的な調査や懲戒処分などの予期しない状況の結果です。

休職はどのように機能しますか？

休職のプロセスは、PTOのような他の休暇とは少し異なります。これは、ほとんどの場合、手動によるレビューが必要なためです。 すべての組織には、従業員の休職を規制するためのポリシーとプロセスがあります。

• 休暇の申請：最初のステップは、通常、従業員が雇用主に休暇を申請することです。 これは通常、会社の方針に応じて、メールまたは休暇管理システム（LMS）を介して行われます。 申請には、提案された休暇申請の日付と理由を含める必要があります。
• マネージャー/HRの承認：要求が受信されると、雇用主は通常、状況、ポリシー、従業員の履歴に基づいて休暇を承認または拒否します。 また、欠勤した従業員の職務をカバーするのに十分な人員がいるかどうかを検討する場合もあります。
• 承認時：承認された場合、雇用主は従業員と協力して、不在中に職務を遂行するための最善の方法を決定します。 これには、他の従業員へのタスクの再割り当て、一時的な労働者の雇用、または従業員が戻るまでその役割の誰かがいない状態での管理が含まれる場合があります。
• 拒否について：拒否された場合、雇用主は通常、決定の理由を提供し、可能であれば代替案を提供します。 たとえば、従業員が代わりに自宅で仕事をしたり、休日をずらしたりできることを提案する場合があります。 これにより、業務をあまり中断することなく、仕事から離れることができます。
• 休職中の給与：従業員が休職中に有給となるかどうかは、通常、会社の方針に完全に依存します。 雇用主はまた、他の状況、従業員の歴史、指定、重要性、および従業員の影響を考慮する場合があります。
• コミュニケーション：すべてが完成したら、関係するすべての関係者にこれらの計画を伝えることが重要です。 これらには、人員配置の変更によって影響を受ける可能性のあるマネージャー、同僚、および顧客が含まれます。 これにより、チームのすべてのメンバーが今後の制約を認識し、混乱を最小限に抑えるための予防的なアプローチをとることができます。

休職の種類

休暇にはいくつかの種類があり、それぞれ原因と影響が異なります。 最も一般的なタイプの休暇の概要は次のとおりです。

• 医学的合併症：ほとんどの企業はすべての従業員に病気の休日を提供していますが、深刻な病状、慢性疾患、および長期的な合併症は組織によって説明されていません。 従業員は、自分の病状のため、または家族の誰かの世話をするために、仕事をすることができないか、より長い期間休暇を取ることを決定する可能性があります。
• サバティカル：サバティカルは通常、留学プログラム、研究プロジェクト、インターンシップなどの個人的または専門的な開発の機会に利用されます。 サバティカルは通常、部分的に支払われますが、会社の方針、職歴、および合意に応じて、支払われる場合と支払われない場合があります。
• 産休/育児休暇：産休はすべての組織に義務付けられており、有給で6〜16週間のどこからでも継続できます。 ほとんどの企業はまた、男性従業員が子供と絆を結ぶことを可能にするために、何らかの形の有給の育児休暇を提供しています。
• 遺族休暇：家族が死亡した場合、多くの雇用主は、従業員が悲しみ、計画を立てる時間を確保するために遺族休暇を提供します。
• メンタルヘルス休暇：従業員は、健全なメンタルヘルスと幸福のために仕事を休む必要がある場合があります。 このタイプの休職は、自発的および非自発的である可能性があり、不安、うつ病、燃え尽き症候群、またはトラウマなどのさまざまな理由が考えられます。

組織が活動している国や州によっては、陪審員の義務、兵役、コミュニティサービスなど、休暇をとる理由は他にもたくさんあります。

休職が企業に与える影響

前例のない葉はあなたのビジネスにマイナスとプラスの両方の影響を残す可能性があります。 休暇がビジネスに与える主な影響のいくつかを次に示します。

• 運用：休暇の種類と期間によっては、企業は従業員に対応するために運用を調整する必要がある場合があります。 これには、一時的な交代要員の採用、他の従業員へのタスクの再割り当て、またはプロセスやスケジュールの変更が含まれる場合があります。
• 財務：従業員が休暇中に支払いを受けると、会社の予算に負担がかかる可能性があります。 あるいは、従業員が休暇中に支払いを受けない場合、請求に遅れをとったり、個人的な経済的義務を果たせなくなったりする可能性があります。
• 評判：場合によっては、休職も企業の評判に影響を与える可能性があります。 たとえば、従業員が自己啓発の機会のためにサバティカルをとる場合、これはビジネスに前向きに反映し、その評判を向上させる可能性があります。

従業員の休職申請ポリシーを作成するにはどうすればよいですか？

休暇申請ポリシーは、組織のニーズとリソースに応じて、企業ごとに異なります。 休暇申請ポリシーを作成する際に考慮しなければならない重要な要素は次のとおりです。

• 葉の目的と種類

休暇申請ポリシーの目的は、従業員がポリシーの対象とその理由を理解できるように明確に記載する必要があります。 従業員の生活の中で発生する可能性のある予期される状況と予期しない状況の両方をカバーする必要があります。

一般的に、ほとんどの企業は、合併症、死別、サバティカル、および母性/父性のために休職を許可しています。

• 適格性

休暇を取るための適格基準は、従業員が誰がその利益を利用できるか、または利用できないかを知ることができるように、ポリシーで概説されるべきです。 これには、勤続期間、職務、およびパフォーマンスが含まれる場合があります。 ただし、ほとんどの企業は、管理職が5年間の勤務後にサバティカルを取ることを許可しています。

• 手順

休職申請の手続きは、従業員がその方法を理解できるように明確に定めておく必要があります。 これには、フォームの送信または関連情報をHRに電子メールで送信することが含まれる場合があります。 また、休暇の性質に基づいて従業員が要求を提出する必要がある時間枠に注意することも重要です。

産休/育児休暇の申請は、通常1〜2か月前に提出する必要がありますが、その他の予期しない状況は通常、当日中に提出されます。 同様に、サバティカルはできるだけ早く、通常は休暇の3〜6か月前に通知する必要があります。

• 間隔

休職期間もポリシーに明記する必要があります。 これは、従業員が仕事から離れることができる期間を把握し、それに応じて計画を立てるために重要です。

一般的に、休職は6〜12週間しか認められません。 産休/育児休暇のような他の休暇は9〜18週間の範囲である可能性がありますが、サバティカルは最長1年間付与される場合があります。

• 補償

ポリシーには、従業員が休暇中に有給となるかどうかも記載する必要があります。 従業員との合意に応じて、条件付きおよび部分的に有給の休暇が存在する場合もあります。

ほとんどの企業は産休/育児休暇中に従業員に支払いますが、一部の企業は部分的な補償を提供する場合があります。 企業は、有給のサバティカル休暇に同意する前に従業員との絆に署名することもでき、従業員が勉強を終えた後も一定期間働くことを確認します。

• ガイドライン

休職に関するガイドラインもポリシーに含める必要があります。 これには、従業員が休暇中に会社と連絡を取り合う必要があるかどうかなどが含まれます。 または、休暇中に他の組織で働くことが許可されている場合、および休暇中に会社から受け取ったお金を返済する必要があるかどうか。

これらの重要な要素を休暇申請ポリシーに含めて、雇用主と従業員の両方が休暇を取ることに関して自分の権利と責任を認識していることを確認してください。

事業運営における休職の影響を最小限に抑える方法

欠席主義は、確立されたビジネスの秩序に混乱をもたらす可能性があります。 特に中小企業や上級管理職では、長期休暇は会社の運営に大きな影響を与える可能性があります。 すべての組織は、従業員の休職をカバーするための緊急時対応計画を持っている必要があります。

企業が休職による業務への影響を最小限に抑えるための重要な方法がいくつかあります。

• 事前の計画

従業員が休職することがわかっている場合は、事前に計画を立てて、他の人に休職中の職務を任せることができるようにしてください。 これには、他のスタッフがその仕事をするように訓練したり、一時的な交代要員を雇ったり、他の従業員がたるみを取り戻せるように作業スケジュールを再調整したりすることが含まれます。

• ガイダンスと引き換えに補償する

休職の影響を最小限に抑えるもう1つの方法は、従業員に十分な報酬が支払われ、休職時間について連絡を取り合うようにすることです。 これには、休暇中に部下を管理および指導する見返りとして、給与の全額または一部を支払うことが含まれる場合があります。

• 多機能チームを構築する

組織は、すべてのメンバーが複数の役割を実行できるチームを構築する必要があります。 チームの他のメンバーは、不在の従業員をカバーできなければなりません。

たとえば、営業チームがいる場合、顧客担当者が不在の場合に顧客サービスの問い合わせを管理できる人がチームにいる必要があります。

管理ソフトウェアをどのように役立てることができますか？

休職は、あらゆる業界の企業の運営に影響を及ぼします。 それらを管理するために積極的なアプローチを取ることが重要です。 休暇を組織的に管理する1つの方法は、ソフトウェアを使用することです。

従業員休暇管理ソフトウェア（ELMS）を使用すると、ポリシーの設定、リマインダーの送信、出席の追跡、および休暇プロセスの管理を簡単に行うことができます。 ELMSは、欠席を追跡し、従業員が休暇の特典を確実に受け取れるようにし、従業員の欠勤について経営陣に通知を送信する機能を提供することにより、欠席の問題を回避するのに役立ちます。

結論

休職は珍しいことではなく、すべての組織がこれを経験しています。 企業は、従業員の欠勤を管理し、事業運営への影響を最小限に抑えるために、効率的かつ合理的な休職ポリシーを設定する必要があります。 従業員は、これらの不確実な葉に対抗し、緊急時対応計画を作成するために積極的なアプローチをとる必要があります。

よくある質問

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