気付かずに送信する 5 つの失礼なメール
公開: 2018-01-13直接会うのと同じように伝わるメールを書くことは芸術です
私たちの中で最も好感が持て、礼儀正しい人でさえ、電子メールの中でジャークのように見えることがあります. 直接会っているかのように伝わるメールを書くことは芸術です。
会話中、話している内容の雰囲気に合うように、口調、表情、身振り、姿勢を調整します。 あなたがこれを行うのは、人々があなたが実際に言っていることよりも、あなたが物事をどのように言っているのかにはるかに反応する傾向があるからです.
メールは会話をむき出しにします。 それは効率的ですが、それ以外の場合は簡単なやり取りを厄介な誤解に変えてしまいます。 メッセージを導く顔の表情や体の姿勢がなければ、人々はあなたが入力する単語を口調や気分の指標と見なします。
人々がメールで犯す間違いのほとんどは、完全に避けることができます。 次のリストは、これらの微妙な間違いと隠れた失敗を掘り下げています。
強迫CCと全員返信
常に CC を送信することは、メールで行うことができる最も厄介なことの 1 つです。 一番うざいと言うか、度を越した「全員に返信」にこの栄誉が与えられる。 誰かがあなたと他の多くの人にメールを送った場合、すべての受信者があなたから「ありがとう」と言う別のメールを受け取る必要があると本当に思いますか? 彼らはそうしません、そしてあなたがこれをするとき、それは人々を壁に登らせます.
誰かに CC を送信するタイミングを知る秘訣は、メールを対面の会議のように扱うことです。 質問は次のようになります。 答えが「いいえ」の場合は、電子メールで時間を無駄にしないでください。 全員に返信するのはやめましょう。 スレッド内の他の誰かがすべてに返信したとしても、あなたが争いに参加すると、あなたはまだ全員を悩ませています. 何か言いたいことがある場合は、これを元の送信者に直接 (非公開で) 送信し、グループにもそれを知らせるかどうかを決定してもらうことをお勧めします。
簡単すぎる方法
多くの場合、電子メールの競合の原因は、最初の電子メールでの努力とその電子メールへの返信での努力との不均衡です。 誰かが重要な問題の概要を説明する詳細な段落を入力すると、慎重に応答することを期待します。 「了解」または「注意」を送り返すだけでは、うまくいきません。 あなたの意図と口調を知らないと、短い応答は無関心で皮肉にさえ受け取られます。 これはめったに送信者の意図ではないため、残念です。
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簡潔な返答で誤解を招かないようにする最善の方法は、意図を共有することです。 「少し忙しいですが、今週中に読めるようになるはずです」と答えるだけでも、多くの人が無関心と解釈する「わかった」よりもはるかに効果的です。
「至急」という件名
「緊急」または「至急」という件名は、受信者を完全に無視していることを示しています。 あなたの電子メールがそれほど緊急のものである場合は、電話を取り、その人に電話してください。 メールが実際に緊急であるというまれな例であっても、件名にそのようにラベルを付ける必要はなく、強い否定的なトーンを設定します.
「緊急」の件名を避けるための鍵は 2 つあります。 まず、問題が電子メール以外の形式で処理されるのが最善である場合は、その方法で処理する必要があります。 第二に、そうでない場合、問題は強力な件名を作成する能力にあります。 結局のところ、人々はメールを頻繁にチェックするので、件名が目を引く限り、仕事は完了します。 メールに緊急のラベルを付けるのではなく、メールが緊急である理由を自問してください。 この質問に対する答えは、新しい件名です。 クライアントが今すぐ回答を必要としている場合は、件名を「クライアントは今日回答が必要」とします。 これにより、失礼で絶望的な口調を設定することなく、切迫感が維持されます。
デビー・ダウナー
何が間違っていて、何をしてはいけないかを常に伝えるメールを送信することは、本当に大きな負担となります。 建設的な批判をしようとしている場合でも、メールでの否定的な内容は何としてでも避ける必要があります。 人々はあなたのトーンを直接聞くことができないため、言葉の意味合いを読み取り、話が進むにつれて頭の中でトーンを作成します。 ネガは、電子メール形式では特にネガになります。
「しない」、「できない」、「しない」、「できなかった」などの否定的な言葉を使用していることに気付いたときはいつでも、それらを肯定的な言葉に変えてください。 この変更を行うと、メッセージの全体的なトーンが変わります。 たとえば、「今後、このようなレポートを完成させることはできません」と言う代わりに、「次にレポートを完成させてください…」と言ってください。 電話をかけるか、廊下を歩いてください。
ロボット
電子メールは、何かをすばやく終わらせるための手段だと考えるのは簡単ですが、これを極端に行うと、非人間的なものに見えます。 誰かのオフィスに足を踏み入れて、何らかの形で承認せずにレポートを渡すことはありません。 核心に飛び込むことが最も効果的な方法のように思えるかもしれませんが、それは長続きする否定的な印象を残します.
これを修正するのは簡単です。 手紙を書いている相手に挨拶するのに少しだけ時間を割いてください。 受取人に週末について尋ねる必要はありません。 個人が人間であることを簡単に認めるだけで十分です。 これにより、単に課題を送信する場合よりも、はるかに敬意を表するトーンが維持されます。
すべてをまとめる
メールで最も難しいのは、相手が意図したとおりにメッセージを受け取るようにすることです。 これをやり遂げるには、社会的に意識する必要があります。 つまり、「送信」を押す前に、受信者の視点から物事がどのように見えるかを考える時間をとってください。
著者について
Travis Bradberry 博士は、ベストセラー第 1 位の本「Emotional Intelligence 2.0」の受賞歴のある共著者であり、フォーチュン 500 企業の 75% 以上にサービスを提供する世界有数の感情知能テストおよびトレーニングのプロバイダーである TalentSmart の共同設立者です。 彼のベストセラー本は 25 の言語に翻訳され、150 か国以上で入手できます。 Bradberry 博士は、Newsweek、TIME、BusinessWeek、Fortune、Forbes、Fast Company, Inc.、USA Today、The Wall Street Journal、The Washington Post、および The Harvard Business Review に寄稿したり、取り上げられたりしています。