「障壁から橋へ」: 地元の 3 つの United Way との会話から得た、より良い補助金管理のための 6 つのポイント

長年にわたり、Submittable は、Submittable の助成金作成テクノロジーを使用して、競争力のある助成金作成を通じてコミュニティ内の非営利団体への投資を管理する多くの地元の United Way 組織の誇り高いパートナーです。

私たちは最近、United Way の顧客 3 名を Submittable のソーシャル インパクト担当副社長である Sam Caplan に招待し、Submittable を使用して最新のコミュニティ中心の戦略を実装することで学んだことについて同僚と会話してもらいました。

助成金を通じてコミュニティ内でより強い関係を築きたいと考えている場合は、この会話が最適です。 ここでは、重要なポイントを彼ら自身の言葉で紹介します。

会話の中で:

• Jeff Howell 氏、United Way of the Greater Triangle 最高プログラム責任者
• Craig Shoemaker 氏、United Way of Greenville County テクノロジー & オペレーション ディレクター
• Christopher Nicholas 氏、United Way of Greenville County 社 CFO/CTO/COO
• Sabra Williams 氏、United Way of Greater Philadelphia and Southern New Jersey 社システム アナリスト
• Sam Caplan 氏、Submittable 社ソーシャル インパクト担当副社長

1. これまでのやり方を変えることを恐れないでください

ユナイテッド ウェイは 100 年以上の歴史があります。 この歴史により、組織は多くのコミュニティで確固たる支柱としての役割を果たしていますが、それが惰性感につながる可能性もあります。 変化を起こそうとするあらゆる努力は、「これまでのやり方」という課題に直面します。

グリーンビル郡ユナイテッド・ウェイ社の技術・運用担当ディレクターのクレイグ・シューメーカー氏と最高情報責任者（CIO）のクリストファー・ニコラス氏にとって、実に時代遅れの助成金交付プロセスは関係者全員にとって煩わしいものだった。 彼らはそれを揺るがす準備ができていました。

Craig が説明するように、彼らは大胆かつシンプルな新しい方法を採用したいと考えていました。 クリップを再生してその内容を聞いてください。

Submittable への切り替えによりアプリケーション自体とアプリケーション テクノロジの両方を簡素化することで、目的を達成することができました。

クレイグがクリップ内で説明しているように、以前は「ソフトウェアはぎこちなかった。 大変でした。 どのような内容が必要なのか、応募者に何を求めているのかについて話すのではなく、応募プロセスだけに焦点を当てたトレーニングを行う必要がありました。 そこで、大胆かつシンプルに、これまでのように資金調達を妨げる障害ではなく、促進に役立つツールを本当に望んでいました。」

2.申請体験を助成対象者との関係の始まりとして扱います

United Way of the Greater Triangle の最高プログラム責任者であり、ノースカロライナ州のローリー、ダーラム、チャペルヒル周辺の研究三角地帯にサービスを提供するジェフ・ハウエル氏にとって、助成金管理プラットフォームは単なる製品以上の存在です。 信頼関係を築くためのツールです。 彼はクリップの中で説明しています。

ジェフがクリップの中で述べているように、「私たちの観点からすると、Submittable のようなものへの投資は、United Way of the Greater Triangle での最初の経験に投資することだと思います。」

ジェフは、その関係を軌道に乗せることで、応募者が「あなたともっと何かを一緒に取り組んで、その関係にもう少し傾倒していきたい」と後になって学びました。

3. 応募者の人間性を重視する

ジェフからのさらなるアドバイスは? 応募者と取引ではなく真の関係を築くには、応募者の人間性を中心に据えることに重点を置きます。 Submittable は、これを行うのに役立つ複数のビデオおよびオーディオ ファイル タイプをサポートする簡単なファイル アップロードを提供します。 これに関するサム・キャプランの質問に対するジェフの返答をクリップで聞いてください。

Jeff が詳しく説明しているように、ファイルのアップロードを活用することで、United Way of the Greater Triangle は次のことが可能になります。

• 応募者の作品に迫ります。 ジェフが言うように、「私たちはこの作品が日常的にどのように見え、どのように感じ、どのように聞こえるのかを見ることができます。」
• レビュー担当者を強力な擁護者に設定します。 ジェフは次のように説明します。「私たちの査読者は、組織と個人的な関係を構築でき、そこで自分の仕事の代弁者になれると考えています。 私たちの助成金のプロセスを超えても、彼らはその空間にもっとつながっていると感じていると思います。」
• 非営利団体に自分たちの仕事に集中するためのより多くのスペースを与えます。 ジェフの言葉を借りれば、「私たちは彼らがこの申請をできるだけ簡単に行えるようにし、彼らが本当に得意なこと、そしてこの分野の資金提供者として彼らが注力すべきことに戻ってもらうことができます。 これはコミュニティとして私たちにとって大きな勝利です。」

4. ボランティアにとってより歓迎的な査読者エクスペリエンスを作成する

グレーター・フィラデルフィアと南部ニュージャージー州のユナイテッド・ウェイのシステム・アナリストであるサブラ・ウィリアムズ氏は、他の多くの地元のユナイテッド・ウェイと同様に、参加型の助成金交付を実践しています。 これは、彼女がレビュー プロセスに積極的に参加するコミュニティのボランティアを意図的に歓迎していることを意味します。 この戦略を使用すると、肯定的 (または否定的) なレビュー者の体験が反響を呼び、コミュニティでの評判に影響を与える可能性があります。

そのため、サブラさんは最新の助成金作成サイクルに入り、審査員のエクスペリエンスを向上させることに重点を置きました。 彼女は、それが彼女と査読者の時間を節約できることを知っていました。 しかし、最終的には他にも多くのメリットがもたらされました。 サブラがクリップで説明しています。

彼女がクリップで詳しく説明しているように、利点の多くは Submittable の直観的な並列レビュー機能に根ざしており、これにより次のような結果が得られました。

• トレーニングのレビューに費やす時間が削減されます。 サブラ氏は次のように述べています。「これまで、私たちは複数のトレーニング セッションを提供していました。 ありとあらゆるものをプリントアウトしました。 あらゆる用途でバインダーを作りました。 パネルディスカッションを開催しました。 今回ではない。"
• 参加が促進されます。 使いやすいツールのおかげで、「全体的に、ボランティアの参加はとてもうまくいきました。」と彼女は説明します。
• より迅速で時間通りのレビュープロセス。 Sabra 氏は、「システムは非常にユーザーフレンドリーで使いやすいので、査読者は質問や問題がほとんどなく、時間通りに課題を完了することができました。」と述べています。
• レビュー担当者のフラストレーションが軽減されました。 Submittable の直観的な並列レビューにより、頭痛の種が減りました。 サブラはこう説明します。「時間を節約し、フラストレーションを軽減する上で、それが本当に鍵だったと思います。 以前のサイクルでもそれが苦情だったことは知っています。」

5.報告をできるだけ簡単にする

Submittable は、申請プロセスに立ち寄ってすぐに消えるわけではありません。 むしろ、これはあなたとあなたの申請者が助成金サイクル全体を通じて使用できるツールであり、書類、現地訪問、口頭でのチェックインなど、助成金パートナーシップに関わるすべてのことを簡単に伝達し、追跡することができます。

Sabra にとって、補助金サイクル全体を通じて一貫したツールが、参加報告において非常に満足のいく結果をもたらしました。 クリップ内の彼女の言葉を聞いてください。

彼女は次のように説明しています。

「私たちは、100 の機関すべてが報告書を提出したことに感激しました。 これまで私たちにそんなことが実際に起こったことは一度もなかったと思います。 実際、ほとんどの人が時間通りに到着しました。 だからそれもまた嬉しい驚きだったんだ。」

彼らはどうやってそれをしたのでしょうか？

「非常に使いやすく、彼らもすでに使い慣れているシステムのおかげで、全員がレポートを確実に受け取ることができたと思います」とサブラ氏は言います。

6. 変化を受け入れて評判を回復する

グリーンビル郡ユナイテッド ウェイのクレイグとクリストファーの話に戻りますが、彼らの新しい大胆かつシンプルな哲学は、プロセスを簡素化するだけでなく、それ以上の効果をもたらしました。 それは彼らの評判をさらに高めました。 クリストファーがクリップで説明しています。

新しい補助金管理システムを導入することで、どうしてこれほど大きな影響を与えることができるのかと疑問に思われるかもしれません。

クリストファーが言うように、結局のところ、助成金のプロセス自体を「障壁から橋へ」変えることができました。 彼は、このプロセスが「資金調達の妨げになっている」という感覚から、コミュニティで再投資できる資金にアクセスできる簡単な手段に変わることを望んでいました。

また、Submittable のおかげで、United Way of Greenville County チームはより迅速に行動できるようになりました。 資金提供を望んでいる非営利団体にとって、これは大きな違いを生む可能性があります。 彼らの場合、これらの変化が総合的に組織の評判を高めることになりました。 クリストファーが説明するように、

「一部のパートナーにとって、私たちは年間の重要な収入源となっています。 そのプロセスを簡素化することで、彼らが予算に関する決定を下すのを実際に支援し、戦略的な決定を行うのを支援することができ、彼らはそれらを迅速に行うことができ、最終的には招集者、進行役、資金提供者としての私たちの評判を高めるのに役立ちました。これほどではありません、まあ、私たちはこれらすべての輪を飛び越えなければなりません、そしてできれば彼らが私たちに求めているお金を与えてくれることを願っています。」

変化への第一歩を踏み出しましょう

助成金作成者の多くは、変化を受け入れる時期が来たとわかっていても、最初の一歩をどう踏み出せばよいのかがわかりません。 大きな変革を遂げた他の組織に目を向けることは、チームやコミュニティにとって意味のある戦略を開発するのに役立ちます。

1 時間にわたる会話には、さらに多くの知恵の真珠が詰め込まれています。 クリストファーがどのツールが「結婚生活を救う」のに役立ったのかを明らかにするのを聞くには（ヒント：それは、ジェフがそれを取り除くと「反乱」が起こるだろうとジェフが言ったのと同じものです）、会話の全文を聞いてください。

Submittable についてさらに詳しく知りたい場合は、ぜひお話しさせていただきます。 今すぐ私たちのチームにご連絡ください。