データはどの程度健全ですか?

公開: 2023-11-27

診断: スタッフブラインド

妻と私は「物盲」、つまり家の周りに放置した物が「見えない」能力についてコメントしています。彼女は、たまたまどこに座っていても、伸縮性のあるヘアバンドを取り出すことに気づきません。ペンチやドライバーをカウンターの上に置き忘れても気づきません。おそらく、私たち一人ひとりが、そのものがどこにでもあることに慣れてきただけかもしれません。あるいは、内なる声が、それがすぐにまた必要になるから、なぜしまっておく必要があると私たちに告げているのかもしれません。理由が何であれ、誰もがそれがそこにあることに問題があることに気づいていません。

同様に、私たちのクライアントの多くは、自分自身のバージョンの盲目状態を抱えて私たちに来ますが、それは彼らのデータに関するものだけです。彼らは、多くの問題を抱えている名前、住所、メモ、請求書、その他のデータのコレクションをまとめましたが、目の前に何があるかはわかりません。それは、私たちのクライアントが本質的に乱雑な人々であるとか、データの品質を気にしていないということではありません。ただ、物事を無秩序または不完全な方法で行うことの落とし穴に気付かなくなっただけです。

コンサルタントとして、これらすべてを解決するのが私たちの仕事です。これは、そもそもなぜ物事がこのようになったのかを理解することから始まります。以下は私たちが探しているものの一部です。

年をとるのは最悪だ

データは入力するとすぐに古くなります。人々は引っ越し、オフィスを変更し、新しい電話番号を取得し、姓を変更します。そして、そのことをあなたに知らせる義務があると感じている人はちょうど 0% です。さらに悪いことに、彼らは誰に話し、誰に話さなかったかを思い出せないので、3 か月前に取引があったエリザベス・カッシアーノは、現在ではエリザベス・カッシアーノ＝ブライトリーになっています。あるいは、エリザベス・ブライトリーかもしれない。彼女が電話で待っている間に彼女を見つける方法を考えます。あるいは、新しい連絡先レコードを作成して、Elizabeth の古い単一バージョンにあった履歴をすべて失う方が簡単かもしれません。魅力的ですが、次に彼女から電話があったときは非常に混乱します。

一貫性は重要ではない

ほとんどのアプリは検索語についてかなり具体的です。プログラマーにとって「ファジーロジック」を組み込むのは非常に複雑な作業です。つまり「マッキンリー・アベニュー」という意味です。「マッキンリー・アベニュー」とは異なります。これらのいずれかを全体的に入力すると、もう一方は見つかりません。もう 1 つのよくある問題のデータタイプは電話番号です。(xxx) xxx-xxxx と入力することを好む人もいれば、xxx-xxx-xxxx、または芸術的なタイプの場合は xxx.xxx.xxxx を好む人もいます。私の経験では、この種のことについて人々に覚えておいてもらうことは可能ですが、一連のルールを教えて強制することは困難です。これについては後で詳しく説明します。

どこにでも置くだけ

2 つの電話番号と 1 つの電話番号フィールドがある場合はどうしますか? もちろん、2 つ目は可能な限りどこにでも配置してください。メモ欄？もちろん。メールアドレス欄？どうせ、私は彼のメールアドレスを持っていないのですから。人々はそれを見つけることができるでしょう？右？こんにちは？その電話番号で検索する必要があるまでは、すべて楽しいゲームですが、実際に問題が発生します。

善悪を知る

Excel、Airtable、QuickBooks など、タスクを実行するために多くのアプリを使用する場合は、情報を何度も入力する必要があります。名前、住所、作業状況に関する情報、部品リストなど、ビジネスに不可欠なものはすべて含まれます。したがって、あるビジネスに 2 つの異なる住所があり、所在地が 1 つしかないことがわかっているとします。どちらが正しいでしょうか？これに役立つヒントやプロセスがデータの上に重ねて表示される場合があります。あるいはそうでないかもしれません。同じデータを保存するすべての場所でその情報が自動的に追跡される場合、変更日は常に役に立ちます。これらのうち 1 つでも一致しない場合は、どのバージョンが最新であるかわかりません。これは、誤った注文の履行や期限の遅れなどにつながる可能性があり、コストがかかる可能性のある問題です。さらに悪いことに、それは非常に一般的です。この問題が現れるもう 1 つの方法は、ユーザーが 1 つの物事に対して複数のレコード (人、場所、注文、在庫) を入力する場合ですが、やはり、どれが正しいバージョン、または最新のバージョンであるかを知ることが困難になる場合があります。

予後: 20-20 ビジョン

良い知らせだ。私のようなベテラン開発者は、上記のような問題のあるデータを修復する経験があるだけでなく、データが正常になった後に格納するためのクリーンな統合環境を構築することにも優れています。健全なデータストレージの鍵は次のとおりです。

適切に構築されたビジネスシステムでは、各データが保存される場所は 1 つだけです。モットーは「一度入力すれば、たくさん使える」です。つまり、顧客ごとに顧客レコードは 1 つだけ存在する必要があります。顧客の名前、住所、電話番号などは、必要なときにどこにでも表示できる方法で保存する必要がありますが、それは参照としてのみであり、データの 2 つの異なる部分に矛盾する可能性のある情報として保存する必要はありません。システム。

結果の変動を許容する強力な検索ツールを使用して、データを簡単に見つけられるようにします。検索すれば、その記録が存在するかどうか、またそれが正しいかどうかについて最終的な答えが得られることに、何の疑問も抱いてはいけません。データを見つけたら、そのデータを簡単に編集できるようになり、ユーザーはすべてを最新かつ正確に保つことができるようになります。

データは、いくつかの事柄が複数存在する可能性を考慮する必要があります。典型的な例は、複数の電話番号または複数の電子メールアドレスを持つ人です。私たちは、「どこにでも置けばいい」という考え方を避けるために、この種のデータを無制限に入力できるようにすべてのシステムを設計しています。

データ入力により、ルールに従うことが容易になるはずです。米国の 10 桁の電話番号を常に (xxx) xxx-xxxx 形式に従うようにしたい場合は、入力方法に関係なく、当社がその番号をフォーマットします。誰もそれがどのように行われるべきかを覚える必要はありません、それはただ機能します。

変更を注意深く追跡します。優れたビジネスシステムには、レコードへの変更 (何を、誰が、いつ変更したか) を追跡する監査ログが必要です。これは、レコードが最新かどうかを確認するときに非常に役立ちます。

独立したアプリのクラスターが不要になります。すべてのニーズを満たすようにカスタム設計された、適切に構築された 1 つのビジネスシステムで、必要なすべてを達成できるはずです。お気に入りの会計システムや必要に応じて使用する会計システムも使用する場合がありますが、それを統合してビジネスシステムと情報を共有することで、2 つが緊密に統合され、常に同期されるようになります。

将来に向けて

上記のような古いシステム間でのデータの移行は、通常、開発プロセスの後半で行われます。新しいアプリを構築するときは、企業や組織の固有のニーズに対応できるよう慎重に計画します。私たちは、お客様の新しいビジネスシステムのエンドポイントを見据え、より優れた、より機能的で、収益を節約できる方法へのスムーズな移行を支援します。