バーチャルアシスタントを雇うことがビジネスの構築にどのように役立つか
公開: 2018-11-13
あなたが最初にあなたのビジネスを始めるとき、あなたはビジネスです。 あなたはすべてのタスクを実行しています：
- 管理者–提案
- 財務–簿記
- ウェブサイト–グラフィックとコピー
- ソーシャルメディア–投稿の作成と投稿
ビジネスの舞台裏のシステムはたくさんあります。 あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたの時間はあなたの専門分野で働くことにもっとよく費やされます。 あなたの輝かしい分野にないものについては？ これらは、仮想アシスタント（VA）に委任するタスクです。
ビジネスの舞台裏のシステムはたくさんあります。 ビジネスが成長するにつれて、専門分野での作業や他のタスクの仮想アシスタントへの委任に時間を費やすことができます。 #Youpreneurクリックしてツイートしかし、自分で行うことから、システムを他の人に渡すことへの移行をどのように行うのでしょうか。 現在これらのタスクをどのように完了しているかを示すドキュメントまたはビデオを作成すると、後でそれらを委任するのに役立ちます。 最終的に、これらのプロセスは、ビジネスのポリシーと手順のマニュアルに組み込まれる可能性があります。
これは、ほとんどの企業に典型的ないくつかのタスクです。 これは包括的なリストではありません。 これらのいずれかを選択し、プロセスを文書化して完了します。 文書化に使用するツールについては、この記事の後半で説明します。
- 管理者
a。 提案/契約
b。 請求
c。 簿記 - Webサイト
a。 グラフィックス
b。 コピー
c。 Webサイトのページの更新
d。 WordPressの場合はソフトウェアが更新されます - ブログ投稿
a。 書かれた
b。 ビデオ
私。 作成方法
ii。 ビデオをホストする場所（通常はYoutube）
c。 投稿頻度
d。 グラフィックス - ソーシャルメディア
a。 どのソーシャルメディアで共有するか
b。 共有する頻度
c。 ブログ投稿を共有する方法
d。 共有する外部記事のソース
手順の概要を説明し、ガイドラインを設定すると、簡単に委任できるビジネスのプロセスの2つの例を次に示します。 効果的なブログとソーシャルメディアの投稿を作成する目的は、ロゴ、色、フォントなどのルックアンドフィールでブランドの一貫性を保つことです。
例1：ブログをWebサイトに投稿します。
- ブログのタイトルを作成する
- ブログ投稿の書面またはビデオ部分を作成します
- ビデオがある場合は、ビデオを説明するために書かれたコンテンツを追加します
- ビデオがない場合は、ブログ投稿に関連する画像を検索または作成します–読みやすさのためにビジュアルが重要です
- Webサイトのダッシュボードにログインします
- 新しいブログセクションを追加するために移動します（WordPressの場合：新しいブログの投稿）
- タイトルを入力してください
- URLスラッグを確認します–必要に応じて変更します
- テキストと画像を入力してください
- 投稿のさまざまな場所で異なる見出しサイズを使用します
- 召喚状（CTA）を追加する–無料の鉛磁石をダウンロードするか、短い電話を予約します
- 読者にブログにコメントするか、ソーシャルメディアを介してコメントを送信するように求めるテキストを追加します
- ソーシャル共有ボタンを追加し、読者に記事を共有するように依頼します
- WordPressでYoastプラグインを使用している場合
a。 フォーカスキーワードを決定する
b。 スニペットを書く（Google検索に表示される短いプレビューテキスト）
c。 SEOと読みやすさのために2つの緑色のライトがあることを確認してください - 投稿を正式に公開する前にプレビューしてください
- WordPressでは、記事が事業主または正しい人物に帰属することを確認してください。
- 記事を公開する
上記は少し圧倒されるように思えるかもしれませんが、プロセスの全部または一部を委任することは実行可能です。 VAが手順を完全に理解し、ブランドを伝えることができることを確認してください。 また、公開する前にすべてのコンテンツを承認することも不可欠です。
例2は、ブログ、厳選された記事、引用を作成してソーシャルメディアに投稿するプロセスです。
- コンテンツの種類
a。 あなたのウェブサイトまたはソーシャルメディアチャネルからの新しいブログ投稿および/またはビデオへのリンク
b。 あなた自身のものではないあなたのトピックまたはテーマに関連する厳選された記事へのリンク
私。 これらの記事をどのように見つけますか–信頼できる情報源、同僚、業界の出版物？
c。 引用 - 必要に応じて、引用またはリンクごとに画像を作成します
a。特に引用用のブランド画像は認識可能であり、一貫性を示しています。 （例– @Youpreneur Twitterフィードを見てください。すべての引用にはテーマがあり、上部にロゴがあり、すべて大文字のフォントが白でさまざまな画像になっています。）これがブランディングです。
- 各リンクを説明するコピーを書いてください（そしてあなたがあなた自身のものではない記事を読んだことを示すために）。
- コンテンツ/編集カレンダーを開く
- リンクをカレンダーに貼り付けて、いつ、どのチャンネルに何を投稿するかがわかるようにします
- ソーシャルメディアスケジューリングソフトウェアで投稿をスケジュールします（例：BufferまたはHootsuite）
目標は、プロセスの概要を示す画像を使用して、詳細な手順を記述したドキュメントを作成することです。 その後、タスクの委任を開始すると、誰でも手順を実行できます。
たとえば、WordPressWebサイトのバックエンドに新しいブログ投稿を追加するための1つのステップを文書化する方法を示す例を次に示します。
- WordPressにログイン
- [投稿]をクリックします
- [新規追加]をクリックします
これが私のビジネスのプロセスを文書化するために使用するツールです。
- MicrosoftWordまたはGoogleDocs–どちらのツールでも、作業を簡単に編集および共有できます
- 大学生！ 私は通りで大学生を雇った。 私はプロセスを示すビデオを録画し、彼女は私の指示に基づいた手順と画像を使用してWordドキュメントを作成しました。
- TechsmithによるJing。 これは無料で真剣にクールなツールです。 デスクトップ画面の端に小さな黄色い泡があります。 プラス記号をクリックすると、画面にキャプチャする画像の左上隅から右下隅にクリックしてドラッグする十字線が表示されます。 キャプチャをクリックして画像を取得します。 次に、キャプチャした画像をコピーしてWordまたはGoogleドキュメントに貼り付けることができます。 ファイルを保存することもできます。
クリックする場所を示す矢印や、ステップを説明するコメントを追加できます。 次に、画面キャプチャをコピーして、ドキュメントに貼り付けることができます。 これは、Jingが委任に役立つ方向性を明確に提供する方法を示しています。
一部のプロセスは管理用であり、一部は技術的です。 いずれにせよ、VAを採用する場合、またはVAを交換する必要がある場合は、時間をかけてタスクの完了方法を文書化することで、簡単に実行できるプロセスを実現できます。
このレベルの明確さにより、VAがビジネスの仕組みを理解することを信頼して、委任して忘れることができます。 あなたはあなたのビジネスではなくあなたのビジネスに取り組むためのより多くの時間を持っています。 あなたはあなたが最も好きなことをしているより多くのクライアントと協力し、より多くのお金を稼ぎ、より多くの人々を助けることができます。