法律事務所がクラウド電子署名ソフトウェアを採用することでどのように利益を得ることができるか

公開: 2021-12-01

法務業界は、膨大な文書化、認証、および検証の要件があるため、紙の最大のユーザーの1つです。法定書類の起草と署名は、ドキュメントの下から上への流れと上から下への流れの両方を必要とする複数のステップからなるプロセスです。

これにより、署名プロセスが非常に遅くなるだけでなく、コストにも大きな影響があります。そこで、Cloud eSignature Softwareを採用することは、法律事務所にとって実行可能な選択肢のように思われます。この記事では、法律事務所がクラウド電子署名ソフトウェアからどのように利益を得ることができるかについて詳しく説明します。

クラウドベースの電子署名ソフトウェアは、どこからでもアクセスでき、特別なハードウェアを必要としないリモートサーバーでホストされます。従来の署名プロセスに関連する地理的および技術的な制限をすべて取り除きます。

従来の文書化プロセスの代わりにクラウド電子署名ソフトウェアを使用することは、法律事務所にとって多くの利点があります。法律事務所は、強力な暗号化を使用してクライアントのデータを保護し、文書化プロセス全体を合理化できます。

法律事務所にとってのクラウド電子署名ソフトウェアの利点

法律事務所にとっての電子署名の利点は事実上無制限です。

コストの削減

ペーパーレス化には多くのメリットがあり、主にメンテナンスコストの削減に重点を置いており、収益にプラスの影響を与えます。調査によると、eSignatureソフトウェアを採用した企業は、全体的なドキュメント処理コストを85％削減することができました。

複数の印刷を行い、物理的なドキュメントとして保存する必要がなくなりました。また、明確に定義されたサブスクリプションプランを備えた組織化されたアプローチのeSignatureソフトウェアを体験したい人にとっては、ユーザーが事前に計画を立て、それに応じて物事を成し遂げることが容易になります。

クライアントベースのコミュニケーションの改善

法的文書は、手動で共有すると、パートナーまたはクライアント側でスタックすることがよくあります。電子署名ソフトウェアは、地理的な障壁によるこのような遅延を回避するのに非常に役立ちます。このソフトウェアは、法律事務所が未処理の署名要求を監視し、送受信されたドキュメントを追跡し、アクセス権を変更するのに役立ちます。

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裁判所の文書、契約書、契約書に署名し、eSignatureソフトウェアと即座に共有できます。また、企業はオンラインの自明タイプのフォームや取扱説明書を法的文書と一緒に追加できるため、多くのクライアントの時間と労力を同時に節約できます。

クライアントデータの完全な保護

署名詐欺や偽造文書などの問題は、特にそれらが手動で管理されている場合、法的文書では非常に一般的です。幸いなことに、ほとんどの電子署名ソフトウェアは、法的文書を処理するための厳格なセキュリティ対策を順守しています。

CryptoESIGNクラウドベースの電子署名管理ソフトウェアは、サイバー脅威を寄せ付けないそのような例の1つです。ソフトウェア内に保存された情報は、必要なアクセス、ネットワーク、およびデータベースのセキュリティを備えた最高のクラウドサービスプロバイダーを介してホストされます。プラットフォームは、256ビット暗号化テクノロジーを介して暗号化されることに加えて、SSL構成と互換性があります。

強化された監査証跡により、ドキュメントの可視性が向上します

ほとんどの電子署名ソフトウェアには強化された追跡機能が付属しており、1法律事務所は、文書が許可された個人によって正当に署名されていることを適切に保証できます。したがって、不正な偽造、データの改ざん、および違法なアクセスの可能性をすべて排除します。

CryptoESIGNは、監査証跡機能が組み込まれているため、法律事務所は、整理された方法で事務処理を簡単に完了することができます。このソフトウェアは、一意の署名者プロファイルを作成することにより、ドキュメントへの不正アクセスを防止します。

規制上の罰金を防止します

法律事務所は、法律業界の性質上、規制上の罰金を科せられる傾向があります。データ漏えいやコンプライアンス違反は、弁護士だけでなくクライアントにも多額の罰金や罰則を科す可能性があります。

ほとんどの法的文書がより精査されているという事実は、それらを罰金や罰則に対してより脆弱にします。 eSignatureソフトウェアは、法律事務所がデータの正確性、適時性、コンプライアンスの問題などの分野に事前に集中するのに役立ちます。規制上の罰金や罰則の可能性を防ぎます。

アーカイブを空にする

文書や法定書類の保管、管理、取得は、法務部門にとって厄介な作業です。法律事務所の運営が大きくなるほど、保管、保守、および人的資源に多くの費用をかける必要があります。

クラウドベースのデジタル署名ソフトウェアを使用すると、企業は一元化された安全なクラウドデータベースにすべてのドキュメントをアップロードできます。これにより、法律事務所は必要なドキュメントを簡単に抽出できるため、時間、保管コスト、および人件費を簡単に節約できます。

すべては、国際的に高く評価されている厳格なセキュリティ対策と適切にホストされたデータセンターの下で保護されたクラウドに保存されます。

モビリティを強化

リモートアクセスと電子署名は、おそらく従来の署名に対するクラウドベースの電子署名ソフトウェアの最大の利点です。 Cloud eSignatureソフトウェアはオンラインアクセスを提供し、弁護士とクライアントがいつでもどこからでも法的文書を表示、署名、共有、検証できるようにします。

これにより、署名者はインターネットとデバイスを使用してどこからでもドキュメントに署名できるため、署名プロセスが非常に高速になります。また、印刷、スキャン、宅配便のコストも削減されます。

最後の言葉

法律事務所は信じられないほどのスピードでペーパーレスオフィスにシフトしています。これは、クラウド電子署名ソフトウェアが従来の署名システムに比べて数十の利点を提供するためです。また、従来のシステムのすべての制限を克服し、コストと時間を削減し、効率とセキュリティを向上させます。

この記事では経済的なメリットについて説明していますが、e署名ソフトウェアを使用することの最大のメリットはリストに記載されていません。それは、時間とコストを節約するだけではなく、より大きな目的を果たすためです。樹木を節約することは、オンラインデジタル署名ソフトウェアが人類に提供できる最大のメリットです。

今日、クラウドベースの電子署名ソフトウェアは、単なるツールではなく、法律業界の標準的なビジネス慣行です。すべての法律事務所は、効率、成長、収益性、さらには存続のために、クラウドベースのeSigningソフトウェアに移行する必要があります。