効果的なコミュニケーターになるための6つのヒント
公開: 2017-02-23
効果的なコミュニケーターであることは、成功した起業家が習得したスキルです。 それはビジネス関係に大きな重みを持ち、効果的なコミュニケーションを示す企業は従業員の離職率が50％低くなります。
効果的で前向きなコミュニケーションを確保するために努力している企業は、これらのコストを回避するだけでなく、モチベーションと生産性を刺激することによってこれらの数字をプラスの列に入れます。 実際、マネージャーが効果的なコミュニケーターである企業は、コミュニケーション能力の低い企業よりも株主へのリターンが47％高くなっています。
では、何が良いコミュニケーションを構成し、どうすればそれを上手くできるのでしょうか？ ここにいくつかのヒントがあります：
明確で普遍的なメッセージを届ける
コミュニケーションには明確さが不可欠です。 情報を渡すときに、過度に複雑な言葉や専門用語を使用しないでください。 メッセージを短く、要点を絞ってください。 1つのメッセージを詰め込んだり、あまりにも多くのアイデアで会議を行ったりしないでください。 代わりに、伝えたい1つの中心点について考えてください。
あなたのメッセージが明確であることを確認する良い方法はあなたの目標について考えることです。 あなたのメッセージからの持ち帰りは何ですか？ 明確に述べられていますか？ 混乱の余地はありますか？ もしそうなら、あなたの言い回しを再考してください。
これらの3つのヒントに従って、生産的な会議を開催します
誰もが以前に悪い会議に行ったことがあります。 不必要に引きずり込まれたり、泣き言を言ったり、明確な目標や明確な目標がない種類。 この種の会議は時間の無駄であり、今後の目標を達成するための生産的なコミュニケーションを促進するのではなく、実際にはスタッフ間の対立やフラストレーションにつながる可能性があります。
より良い会議を行う：
- それらを短くする。 ほとんどの会議では1時間は長すぎます。 30分または20分に短縮してみてください。 これにより、いくつかの異なる問題に非効率的に対処しようとするのではなく、特定の問題に効率的に取り組むことができます。
- ビジュアルの使用。 写真、ビデオ、チャート、グラフなどの視覚的要素は、ポイントを家に帰すのに役立ちます。 競合他社が200,000ドルの売り上げで先行していることをチームに伝えることは影響がありますが、その比較がグラフでどのように見えるかを示すことで、対処する必要のあるギャップの大きさをチームに理解させることができます。
- メトリックを使用します。 GoDaddyの創設者であるBobParsonsは、「測定および監視されるものはすべて改善されます」と述べています。 関連する指標を共有することで、従業員は自分の仕事の状況と努力の価値を理解するのに役立ちます。 また、モチベーションと目標設定にも役立ちます。
適切なコミュニケーションツールを使用する
日常の流れにさまざまなツールを導入することで、コミュニケーションを強化できます。 コミュニケーションプロセスの要件を特定し、ニーズに完全に対応する適切なソリューションを見つけてください。 例えば：
- モックアップ、フローチャート、マインドマップなどをチームと共有し、場所に関係なく同じ情報にアクセスできるようにする必要がありますか？ 次に、誰とでも共有できる図を作成できるコラボレーションツールを試してみてください。
Createlyは素晴らしいオプションになる可能性があります–彼らのコメントとディスカッションスレッド機能は、チームビルディングを促進し、グループプロジェクトの開発を支援します。
- 離れた場所にいるチームメンバーがいるか、何らかの理由で定期的に直接会うことができません。 考えられる解決策：電子メールやインスタントメッセンジャーなどの機能を提供する仮想会議ソフトウェア。これにより、スタッフはいつどこで会議に参加できるかをより多く選択できます。
GoToMeetingをご覧ください– Microsoft Officeから会議を開始し、後で会議の記録を送信できるため、誰もが参照できるようになります。
- 別の場所に保存されているドキュメントやファイルをすぐに共有する必要がありますか？ グループチャットと1対1のプライベート会話の両方をしたいですか？ アーカイブから任意のファイルを即座に引き出すことができるようにしたいですか？
これらすべての質問に対する答えはイエスだと思います。 次に、中小企業と大企業の両方に対応するデジタルワークプレイスソリューションであるSlackを使用します。 このツールを使用すると、すべての会話をまとめ、タスクをシステム化し、チームのコミュニケーションを合理化できます。
- フィールドワーカーがいる場合でも、緊急の場合に数分以内にチームに連絡する必要がある場合でも、SMSメッセージングオプションを検討してください。 テキストメッセージングはインターネット接続を必要とせず、インスタントアラートを配信するのに理想的です。
チームを励ます
効果的なコミュニケーターである優れたリーダーは、チームが成長し、学ぶことを奨励します。 貧しいリーダーは、彼らの期待に応えられなかったために彼らのチームを非難します。 パフォーマンスを改善する方法についてのガイダンスを提供することにより、批判を建設的にします。
このアプローチは、生産性を失速させ、全体的にマイナスの影響を与える可能性のあるストレスやネガティブを引き起こすのではなく、よりポジティブな環境を促進し、生産性を刺激するのに役立ちます。
具体的で的確なフィードバックを提供する
具体的なフィードバックを提供して、従業員に自分の行動を知らせます。 改善方法についてアドバイスがある場合は、一般的ではなく実用的なものにしてください。
一般的なフィードバックの例：
「あなたはあなたの報告にもっと良い仕事をすることができます。」
実用的なフィードバックの例：
「レポートのデータを週単位ではなく日単位に分割してほしいのですが…」
書面によるコミュニケーションスキルを向上させる
私たちは書面によるコミュニケーションの時代に生きています。 テキストは音声通話よりも人気があります。 ソーシャルメディアでつながることは、人々が顔を合わせて見るよりも一般的です。 在宅勤務が普及しているため、チームリーダーが効果を発揮するには、書面によるコミュニケーションの技術を習得する必要があります。
書面によるコミュニケーションでは、次のことを行います。
- 明確な指示を与える。 人々があなたの指示に従うことができることを確認してください。そうしないと、あなたが十分に明確でなかったために貴重な時間とリソースを浪費するリスクがあります。
- ポジティブになりましょう。 「ありがとう」と言ったり、従業員に素晴らしい仕事をしていると言ったりする場合でも、常に前向きなコミュニケーションを心がけてください。
- 質問しても大丈夫だというメッセージを伝えましょう。 チームメンバーが疑問がある場合は、チームメンバーがあなたと連絡を取るためにドアを開けたままにしておきます。 「ご不明な点がありましたらお知らせください」のような簡単な行で対応できます。
- 簡潔にしてください。 あまりにも多くの情報で従業員を過負荷にしないでください。 彼らが焦点を合わせるために最も重要で関連性のあるものを理解する
コミュニケーションスキルを向上させることで、リーダーシップ能力を向上させ、最終的にはビジネスを向上させます。 これらのヒントを使用して、コミュニケーションの可能性に到達するのに役立ててください。
Alexa Lemzyは、ビジネスSMSサービスTextMagicのカスタマーサービスマネージャー兼ブログエディターです。 彼女は、社内のコミュニケーション、仕事の生産性、顧客との関係に情熱を注いでいます。 Twitterで彼女をフォローできます。