あなたの会社のためのモダンで柔軟な Wiki を作成する方法

企業が成長するにつれて、企業のビジョンから従うべきベストプラクティスまで、成長への道筋を導き、形成するのに役立つ豊富な知識が蓄積されます。 そして、そのような知識を維持することは、その進歩にとって非常に重要です。

ただし、それらをキャプチャするための適切なシステムがなければ、これらの貴重な情報の保存が組織全体に散らばったり、失われたりする可能性があります。 これは、会社の wiki を使用できる場所です。 すべての情報を一元化されたリポジトリに収集するのに役立ち、誰もが簡単にアクセスできるリソースを提供します。 この投稿では、会社の Wiki を段階的に構築する方法について説明します。

企業Wikiとは

会社の Wiki (内部 Wiki または企業 Wiki とも呼ばれます) は、会社とそのプロセス、従業員、プロジェクト、クライアントなどに関する情報を一元化するために使用されるオンライン データベースです。会社の知識を整理し、社内で共有します。 会社の Wiki では、すべてのチーム メンバーがコンテンツにアクセス、作成、または編集できます。

Wiki には、次のような情報を含めることができます。

• 会社の重要なプロセス
• 企業文化、価値観、ポリシー
• 会社のロードマップ
• 人事および行政文書
• プロジェクト文書

内部 Wiki の利点

Wiki は、誰の仕事も簡単にします。 新入社員にとっては、必要なすべての情報を見つけるための最も簡単な方法です。 また、より確立された従業員は、それを参照して、会社の残りの部分がどのように運営されているかを理解し、働き方をさらに改善することができます。

• 社内 wiki は、従業員トレーニング資料、SOP、ホワイトペーパー、電子メール、ウェビナー コンテンツなど、すべての社内ドキュメントの集中ポイントを提供し、情報を見つけやすくします。
• 知識の損失を回避し、知識の保存、検索、および共有を合理化するのに役立ちます。
• チームが共同で会社のプロセスと情報を計画するための共通スペースを提供することで、チームのコラボレーションを強化します。

ナレッジ ベースと Wiki

会社の wiki は、社内のナレッジ ベースとは異なります。 ナレッジ ベースは、コンテンツ プロデューサーとマネージャーの専任チームによる信頼できるリソースです。

一方、ウィキは共同作業ツールです。 すべての従業員が会社の Wiki にいつでもアクセス、作成、または編集できるだけでなく、チームはコンテンツ作成で共同作業することもできます。 また、変更は通常、編集後にすぐに表示されるように設計されています。

会社のWikiを構築する方法

会社の Wiki は、組織の知識を収集、整理、および管理するための場所です。 会社全体の情報を生産的に構造化するには、合理化されたプロセスを導入することが重要です。 ここでは、会社の wiki を効果的に構築する方法の手順をリストアップしました。

Wiki を作成する理由を決定する

会社のプロセスと手順の文書化、新入社員のオンボーディング、チーム プレイブックの作成など、実際に Wiki を構築する前に、Wiki の目標を定義します。 これは役に立ちます、

• 含める必要がある情報の種類を特定する
• 検討する必要があるターゲットオーディエンスを定義します (つまり、新しい従業員または既存の従業員、あるいはその両方)
• 新しい wiki に統合する必要があるかもしれない既存のドキュメント、リソース、レポート、資料を蓄積します。
• 主題に関する専門知識を持つシニア マネージャーやチーム リーダーなど、重要な貢献者を特定します。

Wiki ソフトウェアの選択

次の重要なステップは、ニーズに合ったソフトウェアを見つけることです。 すでに目標を絞り込んでいるため、ソフトウェアに求めている機能について具体的なアイデアが得られました。

すべてのウィキ ソフトウェアが持つべきいくつかの重要な機能を次に示します。

• ドキュメントを一元管理する統合ワークスペース
• コンテンツを簡単に編集および検索するための機能
• インライン コメント、ディスカッション スレッド、@mention タグ付け、ライブ マウス トラッキング、スマート通知、オフライン同期など、リアルタイムのマルチユーザー コラボレーション機能。
• 図、チャート、画像などのビジュアル コンテンツを作成または追加できるリッチ テキスト エディター。
• ドキュメントを整理するフォルダ
• Slack、GitHub、MS チーム、Google Suite アプリなど、ワークフロー内の他のツールとの統合。
• コミュニケーション（議事録/毎週の更新）、学習（オンボーディング手順/ハンドブック）、およびプロジェクト管理（プロジェクト計画/進捗レポート）を促進する能力
• PDF、SVG、および PNG エクスポートを含むドキュメント ダウンロード オプション

検討できるいくつかの一般的な企業 wiki ソフトウェアには、Google ドライブ、Confluence、および Microsoft SharePoint が含まれます。

Creately to Build Your Company Wiki

Creately は、チームがブレインストーミング、計画、プロジェクトの管理、知識の収集に使用する、スマートなビジュアル キャンバス上で動作する作業管理ソフトウェアであり、最新の wiki ソフトウェア ソリューションとしても機能します。

ワークスペースのバージョン履歴、カスタマイズ可能なテーブル、ワークフローを作成するためのかんばんボードなどの組み込みのアジャイル プロジェクト管理ツール、Wiki 構造用の既製のテンプレート、プロジェクト ドキュメント、および 100 以上のユース ケースを含む、上記のすべての機能を提供します。業界全体で。 さらに、Creately は Google Drive と Confluence の統合も提供します。

初期 Wiki 構造を作成する

Wiki のドキュメントまたは情報の階層を表す基本構造を作成します。 これにより、Wiki がどのように表示されるかの鳥瞰図またはプレビューが提供され、コンテンツのキュレーションおよび作成中に参照として保持できます。

コンテンツを入力します

基本的な構造が手元にあるので、各セクションまたはタイトルのコンテンツを書き始めます。 これは、他のプラットフォームからコンテンツを取り込み、すべてを 1 か所に集中させる必要がある場所です。

Creatley では、それらをリンク リソースとして追加したり、他のソースからコンテンツをコピーして Creately シェイプに直接貼り付けたり、CVS ファイル、GitHub の問題、スプレッドシート、Google スプレッドシートのデータを含むサードパーティ アプリから直接移行したりすることもできます。

魅力的なコンテンツを作成するために従うことができるベスト プラクティスのいくつかは次のとおりです。

• テキストのブロックを分割するために、画像、図、チャート、ビデオなどのビジュアルを可能な限り挿入します。 たとえば、プロセス マップを使用してプロセス ステップを表すことができます。
• 内部リンクを追加して、ナビゲーションを容易にし、情報を見つけやすくします。
• 箇条書きまたは番号付きリスト、チェックリスト項目、短いパラグラフなどを含めて、コンテンツをよりスキャンしやすくします。

Wiki を最新の状態に保つ

会社の情報やプロセスは変わりません。 それらが進化するにつれて、あなたのウィキも進化するはずです。

従業員はタイムリーな情報を入手するために会社の wiki に依存しているため、主要な貢献者と定期的に相談し、現在の状況を反映するために必要な変更を加えることが重要です。

チームを監視することで、改善が必要な領域を特定することもできます。 彼らがその情報を役に立つと思っているのか、それとも混乱しているのかを観察し、コンテンツを更新することでより適切に回答できるように質問を続けます。

Creately では、すべてのワークスペースの完全なバージョン履歴が自動的に追跡されます。 そのため、ウィキに加えたすべての変更は個別に記録されます。 履歴のバージョンに名前を付けて、Wiki の進化の重要なポイントを追跡し、必要に応じていつでも以前のバージョンから分岐することができます。

Creately で効果的に会社の Wiki を構築するためのベスト プラクティス

会社の知識のための Wiki は、チーム メンバー間のコラボレーションを促進するのに適した場所のように思えるかもしれませんが、検索機能の制限、コンテンツの一貫性のなさ、編集権限など、無視できない欠点があります。

以下に、Creately で会社の Wiki を構築する際に、これらの課題を克服するために従うことができるいくつかのベスト プラクティスを示します。

会社の Wiki をより柔軟にする

ウィキの最大の不満の 1 つは、柔軟性がないことです。 複数のページやフォルダーに複数のドキュメントがあると、Wiki でコンテンツを効果的に整理するのが非常に難しくなる可能性があります。 ただし、適切な階層ワークスペースまたはフォルダー構造があれば、これを簡単に克服できます。

Creately では、通常、従来の wiki ソフトウェアで複数のページやフォルダーに保存するものを、論理的に意味のある単純な視覚的構造を使用して 1 つのワークスペース内に配置できます。

たとえば、従業員情報用の組織図や、プロセス ドキュメントを含むプロセス マップを作成できます。 各図形は、コンテンツのページ、添付ファイル、リンク、画像、役割割り当て用のデータ フィールド、タスク、見積もりなど、図形データを介して追加できるさまざまな情報を保持できます。 このようにして、複数のページに含まれる情報を 1 つの視覚的構造に簡単に集中させることができます。 さらに、Creately の無限キャンバスを使用すると、これらの視覚構造を同じ場所にいくつでも配置することもできます。

また、複数のワークスペースやフォルダー間で図形リンクを使用して図形を接続し、ナビゲーション フローとリンク情報を作成することもできます。 リンクされた図形をクリックして、同じワークスペース内の接続された図形を自動的に拡大するか、接続された図形が含まれるワークスペースを開きます。

適切なナビゲーション構造を確保する

会社の Wiki を維持することの主な欠点は、継続的に追加される複数のドキュメントの中から情報を見つけるのが面倒になる可能性があることです。 ただし、適切なナビゲーション メニューまたは検索機能があれば、これを排除できます。

Creately のスマート検索機能は、ワークスペースやフォルダーで探している情報を数秒で取得します。 Cntr+F (Mac では「Command+F」) でキーワードを検索するだけで、探している情報がすぐに見つかります。 検索結果からそれを選択すると、ワークスペースに含まれている正確な場所に移動します。

または、ナビゲーション パネルを使用してナビゲーション メニューを作成し、ワークスペース上のアイテムへのリンクを一覧表示して、それを使用して情報を簡単に見つけることができます。

コンテンツの一貫性を保つ

さまざまな部門の複数のチーム メンバーが wiki ドキュメントに貢献しているため、矛盾が生じる可能性があり、知識のギャップが生じる可能性もあります。

これを防ぐには、誰でもコンテンツを作成するときに参照できるテンプレートまたは標準フォーマットがあることを確認してください。

編集者の数を制限する

Wiki では、複数の作成者による投稿が可能です。 ただし、特に従業員は、組織のプロセスや知識に関する信頼できる情報を収集するために wiki に依存しているため、会社の wiki にとって常に理想的であるとは限りません。

したがって、限られた数の編集者 (特に対象分野の専門家) のみに、コンテンツの作成、編集、および Wiki への公開を許可することは、有益です。

Creately を使用すると、書き込みとアクセシビリティの役割を定義できます。 共有とアクセス許可の管理方法を合理化するために、さまざまなアクセス レベルとロールが用意されています。 一部のチーム メンバーを所有者および編集者としてワークスペースに割り当てることができますが、情報を共有したい残りの従業員をコメント作成者または閲覧者として追加することができます。

このようにして、誰と情報を共有するかを制御し、非公開情報と公開情報を分離することもできます。

ウィキへの新しい道

wiki はドキュメントの層と層を含んでいますが、複雑すぎて作成または管理する必要はありません。 適切なツールを提供する適切なソフトウェアがあれば、それほど心配する必要はありません。

Creately を試して、今すぐ会社の Wiki を構築してください。 スマートなビジュアル ツールと高度なリアルタイム コラボレーションでプロセスを簡素化します。

会社の wiki を作成する方法について、さらにヒントが得られましたか? 以下のコメントセクションで、あなたの考えや提案を私たちと共有してください.