7 つの簡単なステップで適切なプロジェクト管理ソリューションを選択する

公開: 2023-02-16

Project Management Solution を使用すると、組織はプロジェクトを簡単に計画、実行、および監視できます。 このツールは、チームのアクティビティの透過的な記録を作成し、マネージャーがリソースをリアルタイムで追跡し、プロジェクトの提供を強化するのに役立ちます。 今日、企業はビジネス機能を円滑に実行するためにこれらのツールに依存しています。 高機能チームの 77% がプロジェクト管理ツールを活用していると推定されています。 これにより、会社に適したプロジェクト管理ソリューションを見つけることがより重要になります。

興味深い事実

1. 70% の組織が、過去 12 か月間に少なくとも 1 つのプロジェクトの失敗に見舞われました
2. PwC の調査によると、 77% の高業績プロジェクトがプロジェクト管理ソリューションを使用しています。
3. 73% のビジネス リーダーが、PMS の上位 3 つの要件として、信頼性、使いやすさ、統合のしやすさを考えています。
4. 2/3 の企業がプロジェクト管理ツールを通じてクライアントとコミュニケーションを取る
5.プロジェクト管理が不十分なため、組織は貴重なリソースの12% を無駄にしています。
6.優れた PMS に投資する組織は、PMS を持たない企業に比べて28 分の 1 の費用を費やす

目次

適切なプロジェクト管理ソリューションを選択する方法

お客様にとって適切なプロジェクト管理ソリューションは、お客様のニーズに合わせて調整されたものです。 すべてのプラットフォームには長所と短所があります。この記事は、ビジネスに適したプラットフォームを見つけるのに役立ちます.

  1. ニーズを定義する

最初の最も重要なステップは、ビジネスにプロジェクト管理システムが必要な理由と、現在のチームのギャップを特定することです。 すべてのビジネスには、プロジェクト管理ソリューションを使用する独自の理由があります。 たとえば、Excel を使用してプロジェクトをスムーズに追跡している企業が、タスクの進捗状況を独自に更新し、締め切りが近づいている場合にチーム メンバーにリマインダーを送信できる自動化されたプラットフォームを必要としているとします。

同様に、ユースケースは会社によって異なり、プロジェクト管理ツールの必要性も異なります。 手動のプロジェクト管理で直面する一般的な課題には、次のようなものがあります。

  • チーム間の活発な内部コミュニケーションの欠如
  • あまり進展のない会議が多すぎる
  • まとまりのないプロジェクト タイムラインと締め切りの遅れ
  • チーム内の仕事の偏り
  • 低リソース使用率
  • 何百もの未読のプロジェクト メールが入った受信トレイ。

これらの問題に直面している場合は、適切なプロジェクト管理ソフトウェアを見つける次のステップに進んでください。

  1. 最適なツールを研究する

ニーズが特定されたら、次の明らかなステップは、潜在的なプロジェクト管理システムを見つけることです。 ビジネスに適したソフトウェアを見つける他の方法を次に示します。

  • 社内または業界の他のプロジェクト マネージャーと話す
  • 同僚に、過去に何を好んで使っていたかを尋ねる
  • ソフトウェアのレビュー Web サイトを確認する
  • 業界推奨のプロジェクト管理ツールをチェック

チーム メンバーからのフィードバックは、彼らが過去に気に入ったものを理解するために最優先事項である必要があります。 各ソフトウェアの機能を比較して、会社の要件の大部分をカバーするソフトウェアを確認してください。 いくつかのファイナリストの準備ができたら、最終的な選択についてフィードバックを得ることが常に良い考えです.

  1. テストのためにそれを取る

自分に最適なプロジェクト管理ツールを見つけたとしても、次の論理的なステップは、日常の作業シナリオでソフトウェアをテストすることです。 人気のあるプロジェクト管理ソリューションの多くには無料の試用版が付属しており、試用版が提供されていない場合でも、多くのプラットフォームは希望すれば喜んで試用版を提供してくれます。

ソフトウェアを使用して機能を確認するだけでなく、チームはこのシステムを実際のプロジェクトに使用して、日常のシナリオで機能を確認する必要があります。 これにより、システムが組織内でどのように動作するか、およびその機能が要件内または現在の目的に役立つかについての完全なアイデアが得られます。

推奨される読み物: 適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するための総合ガイド

  1. チームからフィードバックを得る

トライアルの完了後、パイロット チームに詳細なフィードバックを求め、それをメモする必要があります。 フィードバック中に尋ねるべきことは次のとおりです。

  • ソフトウェアはワークフローをより効率的にしますか?
  • PMS を更新するのにどのくらいの時間がかかりましたか?
  • 製品の本当に素晴らしい点と本当にひどい点は何ですか?
  • 新しいユーザーにとってナビゲートは簡単ですか?
  • 他のユーザーに勧めますか？

次に、ステップ 1 で書き留めた問題点と自分の回答を比較します。プロジェクト管理に関連する問題点のほとんどに対する解決策が見つかったかどうかを確認してください。

  1. コストを評価する

適切なプロジェクト管理ソリューションを選択するための次のステップは、プラットフォームのコストを評価することです。 通常、これらのソリューションには、ユーザー数に基づく有料プランがあります。 ツールの全体的な見積もりを取得し、予算に対してどのように機能するか、および投資に対する利益を正当化できるかどうかを確認します。 また、毎月、半年、または毎年など、最適な支払い方法を検討してください。

  1. 適切なツールを購入して実装する

すべてがロックされたら、できるだけ早く実装してください。 スムーズな移行を確実にするために、適切な実装構造が整っていることを確認してください。 通常、チームは変更に抵抗するため、綿密な計画を立てることで、全員が新しいシステムに慣れることができます。 実装計画では、次のことを考慮してください。

  • タイムラインを決定します。 迅速に追跡するか、特定のビジネス慣行のために時間をかけて展開するかを検討してください。
  • チームが新しいシステムでトレーニングするための十分な時間とインフラストラクチャを確保してください。
  • 移行を主導し、チームの連絡窓口となるメンバーを特定する
  1. 購入後のエクスペリエンスを分析する

実装段階の後、最後のステップは、新しいプロジェクト管理システムの進捗状況を評価することです。 新しいシステムでまだサービスを提供できないエリアを特定します。 また、たどったプロセスを分析し、選択と実装のプロセスに盲点やギャップがないかどうかを確認します。 これらすべての質問に対する回答が得られたら、投資に対する見返りを検討して、決定がビジネスに役立ったことを確認してください。

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PMS ソフトウェアの実装に関するケース スタディ

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問題RPI は、さまざまな組織にさまざまなサービスを提供しています。 これは、RPI が複数のソリューションを使用してタスク管理を支援することになったことを意味します。 これにより、RPI のコミュニケーションとプロジェクト管理の問題がさらに深刻化しました。
解決同社は、プロジェクト管理のニーズを特定し、RPI の課題のほとんどに対応できるソフトウェア プロバイダーを特定しました。 Mavenlink が彼らにとって理想的な組み合わせであることがわかりました。
結果Mavelink の PMS は、管理タスクに費やす時間を 20% 削減し、使用率を 5% 向上させ、ダッシュボードから重要な洞察を得るのに役立ちました。

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結論

プロジェクト管理システムは、あらゆる規模の組織に恩恵をもたらします。 多くのビジネス上の問題を解決しますが、自分に適したシステムを見つけることは、確かに独自のタスクです。 何百もの類似した製品から選択することは、ドメインの専門家でさえ混乱する可能性がありますが、このガイドに従って 7 つのステップで適切なプロジェクト管理ソリューションを選択すれば、最終的にはあなたに最適なツールを見つけることができます.