最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには? | | #11 プロジェクト管理を始める

最高のプロジェクト管理ソフトウェアは、目に見えないものです。 それはあまり注意を引くことなくその仕事をします。 使いやすく、必要な機能がすべて含まれています。 しかし、これらの「必要な」機能には何が含まれているのでしょうか? 続きを読んで見つけてください！

1. 最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには? 序章
2. プロジェクト テンプレート
3. ビュー
4. 統合
5. 活動分野
6. 最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには? 概要

最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには? 序章

特定のプロジェクト管理ソフトウェアについて説明する前に、そのソフトウェアが実行すべき機能について考えてみましょう。 今日の問題を 3 つの部分に分けました。 まず、さまざまなプログラムで提供されるビューを見ていきます。 次に、必要な統合について検討します。 そして 3 番目に、そのようなソフトウェアが組織の運用のどの領域をカバーする必要があるかを見ていきます。

プロジェクト テンプレート

ほとんどのプログラムでは、複数のプロジェクトを個別に管理できます。 これは、プログラムまたはプロジェクトのポートフォリオを扱っている場合、および組織内の PM が複数のプロジェクトを同時に扱っている場合、または反復的なフローでプロジェクトを実行している場合、注目に値します。その場合、プロジェクト テンプレートを作成する価値があります。繰り返し使える自分。

ただし、プログラムを初めて使用する場合、またはカスタム プロジェクトの場合は、組み込みのテンプレートを使用できます。 これにより、新しいプロジェクトをより簡単かつ迅速に開始できます。 これは、スクラムや Prince2 方法論などのプロジェクト管理用に事前構成および設計された、既製の環境ですぐに開始できるためです。

ビュー

選択したテンプレートや方法に関係なく、ほとんどの場合、プロジェクト管理ソフトウェアには標準ビューが含まれています。 それらは、プロジェクト実施の選択された側面を明確に示しています。 私たちにとって、最も重要な見解は次のとおりです。

• タイムライン– プロジェクトの全期間または選択した期間をカバーするようにスケーリングできます。
• タスク リスト– 現在進行中のタスク、完了したばかりのタスク、またはすぐに実行するタスクをプレビューします。
• カレンダー– 会議やグループ活動をスケジュールするためのアジェンダ
• 分析ツール– つまり、プロジェクト実行の特定の領域のグラフとデータの視覚化、およびレポートを生成するための個々のチーム メンバーのワークロード
• チーム– 連絡先情報を含む、プロジェクトに関与する人々のリスト。

統合

プロジェクト管理プログラムを選択するとき、統合、つまりツールがどのプログラムやアプリケーションと連携するかについてはあまり注意が払われません。 これは、Firmbee などの一部の管理プログラムがモノリスであるためです。 これは、タスクリストやメモから請求書の処理、さらにはチームの採用プロセスまで、プロジェクトに関連するすべてのタスクを包括的にサポートするプラットフォームです。

ただし、プロジェクト管理を容易にするプログラムが、いわゆるマイクロサービスのセット、つまり、オンとオフを切り替えることができる協調モジュールのセットとして機能する場合があります。 この場合、統合が非常に役立つことがわかります。 これらには、たとえば次への接続が含まれます。

• 外部カレンダー(Google カレンダーや Apple カレンダーなど)。会議の招待状の送信などを可能にします。
• コミュニケーター– Microsoft Teams、Zoom、Slack など。コンテンツをコピーまたは移動することなく簡単にコミュニケーションできます。
• ドキュメントや画像ファイルの内容を簡単にプレビューできます。
• メール– タスクをメールで直接追加するには、
• Salesforce、Zoho Desk、Zendesk などの e コマースの販売ツール、
• より大きなプロジェクト ファイルを保存および共有するためのクラウド
• セキュリティと承認ツールは、特にオフィスの外で作業し、インターネット接続の安全性が低い場合に不可欠です。
• たとえば、Power BI、Looker、Google スプレッドシートなどの特殊なレポート ツール。

特定のプログラムを選択するときは、それがコンピューターでのみ動作するのか、それともモバイル アプリも搭載されているのかを自問することも重要です。

活動分野

このソフトウェアがサポートするプロジェクト実行の主な領域は、経時的なタスク管理と予算の視覚化です。 ただし、実装されるプロジェクトのタイプに応じて、次のようなモジュール:

• 連絡先- 特にプロジェクトの実装にフリーランサーまたは複数のクライアント代表者との協力が含まれる場合、
• キャンペーン– マーケティングまたは販売活動がプロジェクトの一部である場合、
• ドキュメント– 異なる資料を共有する必要がある場合、
• 人的資源– プロジェクトチームが形成されている場合、またはプロジェクトの実施中にスタッフを補充する必要がある場合に特に役立つオプションです。
• 財政– プロジェクト予算の全体的な状況に加えて、さまざまな目的の費用を照合したり、プロジェクトに必要な製品やサービスのオファーを比較したりできるツールを手元に置いておくと便利です。

最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには? 概要

プロジェクト管理ソフトウェアが実行する必要のある重要な機能は、作業の編成と計画を容易にすることです。 テンプレートを使用すると、組み込みまたは自己作成のいずれであっても、開始がはるかに簡単になります。 また、プロジェクトの実行の特定の側面を明確に表示することで、日常の作業がより快適でシンプルになります。 一方、統合とは、プロジェクトの管理に使用するソフトウェアと組み合わせて、お気に入りのソフトウェアを使用できることを意味します。 もちろん、通信、財務管理、および人事を可能にするモジュールを組み合わせるのに十分なほど洗練されていない限り.

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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プロジェクト管理の開始:

1. プロジェクトとは？
2. プロジェクト管理とは？
3. プロジェクトを管理するには？
4. プロジェクト管理方法
5. プロジェクトの種類
6. 4つのプロジェクト例
7. プロジェクトの優先順位付け
8. プロジェクト活動の分野
9. プロジェクト管理における成功の定義
10. プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由
11. 最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには?