プロジェクトの予算を作成する方法は? | | #42 プロジェクト管理を始める

Project Management Institute のレポートによると、2021 年にはプロジェクトの 62% が当初の予算内で完了しました。 このランキングで最高の成績を収めたのは中国で 66%、最下位はヨーロッパで 57% でした。 プロジェクト予算の作成が不十分であることが、この点でかなりの割合の失敗の原因となっています。 では、プロジェクトの成功の可能性を高めるために、プロジェクトのコストをどのように見積もればよいのでしょうか?

プロジェクト予算 – 目次:

1. 序章
2. プロジェクト予算とは何ですか?
3. プロジェクトのコストを見積もる方法は？
4. プロジェクト予算の見積もりツールと方法
5. まとめ

序章

不適切なプロジェクトの実行は、10 億の投資ごとに 1,900 万ドルの損失をもたらし (PMI 2019)、通常または常に予算内でプロジェクトを完了する組織は 34% のみです (Wellington 2021)。 このグループの方法を見つけるために、プロジェクト予算とは何か、予算を準備する方法とツールを詳しく見てみましょう。

プロジェクト予算とは何ですか?

プロジェクト予算は、組織がプロジェクトに費やす予定の概算の承認済み金額です。 プロジェクト費用の見積もりに基づいており、組織全体の予算に反映されます。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトに関連する次のようなすべてのコストをプロジェクト予算に含める必要があります。

• 直接費– プロジェクトの目的の実現に直接つながるタスクを実行するために必要な費用。
• 間接費– プロジェクトに直接起因するものではないが、管理費やプロジェクト管理費など、その実施に関連して発生する費用。
• 設備投資– 建物、設備、機械など、いわゆる長期資産の取得に関連する費用。
• 運用コスト– プロジェクトの運用と保守に関連する定期的なコスト。
• コンティンジェンシー・リザーブ– 不測の事態やプロジェクトの範囲の変更に備えて確保される資金。

プロジェクトの予算を見積もる方法は?

スケジュールされた作業の予測コストは、スケジュールされた作業の予算コスト (BCWS) または計画値 (PV) と呼ばれます。 両方の指標は、所定の期間内にスケジュールされた作業を完了するために必要な資金の合計を示します。

プロジェクトの予算を見積もるには、プロジェクト マネージャーはいくつかのアクティビティを実行して、最も正確な見積もりを取得する必要があります。 まず、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを完了するために必要な作業範囲、期限、リソースなど、プロジェクトのすべての要件を知っている必要があります。

次のステップは、プロジェクトに組み込むリソースとサービスの市場価格の調査に関するものです。つまり、材料の価格、サプライヤ サービス、およびプロジェクト チームの給与です。

要件と価格データを取得した後、プロジェクト マネージャーは、最初の詳細な予算見積もりの​​プロセスを開始できます。 ただし、予算が完了したら、すぐにプロジェクト チームと一緒に予算を検討する必要があります。 これにより、すべての費用が含まれており、予算が可能な限り現実的であることが保証されます。

さらに、プロジェクトの予算は、予定どおりに予算内に収めるために、定期的な見直しと更新が必要です。

プロジェクト予算を見積もるためのツールと方法

プロジェクトの予算を見積もる際に不可欠なツールは、有名で人気のある Microsoft Excel です。 その主な利点は、アクセシビリティと使いやすさ、および多くの計算と分析を実行できることです。 ただし、エクセルには予算をリアルタイムで自動更新する機能がないのが難点です。

ただし、実装前の予算の見積もりには適しています。 経費の継続的な見直しには、Firmbee などのプロジェクト支援ツールをお勧めします。 このシステムにより、チーム メンバーは、特定のプロジェクトに関連する収入と支出をリアルタイムで監視できます。

正確な予算を作成するには、次の方法を使用できます。

1. ボトムアップ推定。 この方法では、各プロジェクト活動のコストを見積もり、それらのコストを合計してプロジェクトの総コストを決定します。 これには時間がかかり、プロジェクト活動の詳細な知識が必要です。 ただし、高レベルの精度を提供し、必要なすべてのコストを特定するのに役立ちます
2. パラメトリック推定。 この方法では、統計データを使用してプロジェクト活動のコストを見積もります。 ボトムアップの見積もりよりもはるかに高速であるため、組織が信頼できるデータ ソースを持っている限り、大規模なプロジェクトの予算を見積もるのに役立ちます。 それでも、十分なレベルの精度が得られない場合があります。
3. 専門家の評価。 3 番目の方法では、プロジェクト マネージャーやチーム メンバーを含むプロジェクト関係者の知識と経験を利用して、プロジェクト活動のコストを見積もります。 複雑なプロジェクトに実用的な高レベルの精度を提供できます。 ただし、個々の利害関係者の専門知識に依存しているため、偏りがあり、対立が生じる可能性があります。 さらに、インフレや法律の変更など、ビジネス環境の変化を説明することは困難です。

まとめ

正確なプロジェクト予算を作成するには時間がかかり、経験が必要です。 そのため、さまざまなツールを試して、ボトムアップ見積もり、パラメトリック見積もり、専門家による評価など、利用可能な予算準備方法を活用することをお勧めします。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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