請求書の作成方法: 完全な初心者向けガイド

あなたがほとんどの e コマース ビジネス オーナーと同様に、支払いを受けるのは好きだが、請求書を作成するのは嫌いです。 これは、正しく行われなければ、収益に直接影響を与える可能性がある、退屈で手動のエラーが発生しやすいプロセスになる可能性があります。

しかし、ありがたいことに、適切なツールとヒントがあれば、それは簡単で、キャッシュフローを有利に保つことができます.

このブログ投稿では、e コマース ビジネスの請求書を作成する方法と、プロセスを簡単にするための役立つヒントを紹介します。 ビジネスを始めたばかりの方も、しばらくビジネスを始めた方も、続きを読んで詳細をご確認ください。

請求書とは何ですか?

請求書は、企業が商品やサービスの支払いを要求するために顧客に送信する文書です。

通常、次のものが含まれます。

• 購入日
• お客様の連絡先情報
• 提供される商品またはサービスの説明
• 単価
• 総支払額

企業は通常、製品またはサービスを顧客に提供した後に請求書を送信します。 これは特に e コマース ビジネスに当てはまります。

コーチングや広報などの一部のビジネスでは、サービスの提供前に顧客に請求することがあります。

その後、顧客には請求書の支払い期限が設定されます。通常、この期間は 30 日間です。 その期間内に支払わない場合、利息または遅延料金が請求される場合があります。 また、ベンダーとの良好な関係を維持するために、請求書を期日どおりに支払うことも一般的な目安です。

企業は請求書を使用して、未払い額を追跡し、まだ支払いが必要な顧客をフォローアップします。 顧客は請求書を使用して費用を追跡し、受け取った商品に対して正しい金額が請求されていることを確認します。

いつ請求書を送付する必要がありますか?

いつ請求書を送付する必要がありますか? これは素晴らしい質問であり、e コマース ビジネスが定期的に自問する必要があります。

すべてのビジネスに万能の答えがあるわけではないため、答えは状況によって異なります。

T シャツや瞑想用クリスタルなどの物理的な商品をオンラインで販売している場合は、ビジネス モデルに応じて、顧客が注文した直後、または商品が発送された直後に請求書を送信する必要があります。

商業用不動産の購入方法や犬のグルーミング ビジネスの成長方法を顧客に教えるオンライン コースなどのデジタル製品の場合、販売後すぐに請求書を送信できます。

ビジネスコーチングなどのサービスについては、希望に応じて、仕事を開始する前に、または仕事が完了したらすぐに請求書を送信する必要があります。

もちろん、ルールには常に例外があるため、個々のケースで最善の判断を下すことが重要です。 しかし、一般的に、これらは請求書を送る必要がある時期です。

請求書はどのように送られますか？

多くのビジネス オーナーは、すべての請求書が同じように作成されていると誤解しています。 実際には、支払いを受ける可能性を最大限に高めるために、請求書を送信する際に留意すべき重要な点がいくつかあります。

期限内に請求書を送付してください。 可能であれば、製品またはサービスの提供から 24 時間以内に送信するようにしてください。 (または、事前に請求書を作成する場合は取引を行います。) 顧客の手に渡せるのは早ければ早いほど良いです。

請求書は普通郵便または電子メールで送付するのが適切です。 どちらにも長所と短所があります。

カタツムリのメールは明らかに非常に遅いため、支払いが遅くなる可能性があります. 一方、電子メールははるかに高速ですが、あなたと顧客の両方が電子メールの請求書を簡単に削除または紛失する可能性があります. 請求書を電子メールで送信するもう 1 つの利点は、請求書にクリック可能な支払いリンクを含めることができることです。これにより、顧客は請求書を受け取ってから数分以内に簡単に支払うことができます。

それで、どれが最良の選択肢ですか？ それは本当にあなたのビジネスとあなたの顧客に依存します。 すぐに支払いを受け取る必要がある場合は、電子メールが最適です。 しかし、あなたの顧客がより古い学校の場合は、普通郵便が適しているかもしれません. 最終的に、e コマース ビジネスに最適なオプションを決定するのはあなた次第です。

最後に、フォローアップすることを恐れないでください。 妥当な期間内に支払いを受け取らなかった場合は、顧客に連絡して、請求の期限であることを思い出させてください。 Freshbooks などの一部の会計ソフトウェアは、事前に指定した間隔でリマインダーを送信することを選択した場合、実際にこのステップを自動的に処理します。

穏やかなリマインダーは、タイムリーに支払われることを保証するのに大いに役立ちます. これらの簡単なヒントに従うことで、請求プロセスを合理化し、e コマース ビジネスを確実に存続させることができます。

請求書の必須要素

以下に、各請求書の主な要素を示します。

ヘッダ

これには、プロフェッショナルな外観のためのグラフィックの詳細やロゴが含まれる場合があります。

条件と支払い方法

この情報は、支払いが行われなければならない条件 (受領時、10 日、30 日など) と支払い方法 (クレジット カードで支払うための支払いリンクをクリックするか、支払いを郵送するための住所など) を示します。

会社名と詳細

会社名、郵送先住所、電話番号、ウェブサイト、カスタマー サービスの電子メール アドレスを含める必要があります。また、主にサービスを販売している場合は、ビジネスの EIN も含める必要があります。

日にち

これは、注文日、販売日、または請求書の送付日である必要があります。

期日

請求書には必ず支払期日（領収時、4月14日など）を明記してください。

料金明細

個々の商品またはパッケージの料金を表示することに加えて、税金、配送料、割引などを含む追加料金も明細化する必要があります。

クライアントの名前と詳細

これは一目瞭然です。顧客の名前、会社名、住所、電子メール アドレス、電話番号を含める必要があります。

提供される商品またはサービスの説明

これには、「ブルー ストライプ ボートネック シャツ」などの説明、SKU またはその他の識別番号、またはその両方が含まれる場合があります。 「889030392 ブルー ストライプ ボートネック シャツ」が該当例です。

未払い残高

最後に、クライアントまたは顧客が支払うべき金額を含める必要があります。

たとえば、顧客が購入を確約する前に 30 日間無料でペットに教える 37 の陽気なトリックコースを試すことを許可したり、300 ドルをそれぞれ 100 ドルの 3 回の分割払いで支払うことを許可したりできます。

請求書の作成方法: ステップバイステップ

請求書を作成するのは大変な作業のように感じるかもしれませんが、これらの簡単な手順を使用すれば、すぐに本格的な文書を作成できます。

• 請求書に明確に印を付けてください。必ず「請求書」という単語を一番上に追加してください。 そうしないと、クライアントが納品書と混同する可能性があります。
• 会社名と情報を追加します。 期日と支払い条件を含めます — 正味 30 (30 日以内)、受領時 (請求書の受領後すぐ)、分割払い、またはその他のいずれでしょうか?
• 課金する商品またはサービスの説明を書きます。 未払いの合計金額を含めます。税、配送料、延滞料などの項目別料金を忘れずに追加してください。
• 請求書をプロフェッショナルに見せます。 無料の Excel 請求書テンプレートまたは会計ソフトウェアで提供されている請求書テンプレートのいずれかを使用してみてください。

Excel テンプレートを使用して請求書を作成するにはどうすればよいですか?

Excel テンプレートは、プロフェッショナルな外観の請求書をすばやく簡単に作成するための優れた方法です。 Excel テンプレートを最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。

まず、テンプレートの入力を開始する前に、必要な情報がすべて手元にあることを確認してください。 これには、e コマース プラットフォームの詳細 (ショップ名、住所、連絡先情報など) と、顧客の名前、住所、連絡先情報が含まれます。 また、請求書の日付、注文の詳細、合計金額を含める必要があります。

必要な情報がすべて揃ったら、オンラインで入手できるさまざまな無料の Excel テンプレートを参照してください。 さまざまなスタイルから選択できるので、e コマースのブランドに合ったものを選択してください。 Excel の使用方法についてサポートが必要な場合は、プロセスを順を追って説明できるチュートリアルがオンラインで多数提供されています。

テンプレートを選択したら、あとは空欄を埋めるだけです。

e コマース ショップの情報を適切なフィールドに入力し、顧客の名前、住所、連絡先情報を入力します。

最後に、請求書の日付、注文の詳細、合計金額を追加します。

すべてのフィールドに入力したら、請求書を保存して送信する準備が整いました。

請求書の管理に会計ソフトウェアを使用する必要がありますか?

請求書をまとめるのにうんざりしている場合、または顧客ベースが十分に大きく、一部の支払いや請求書が見過ごされているのではないかと心配している場合は、Freshbooks、Quickbooks Online、または ZOHO Books などの会計ソフトウェアを使用すると、 :

• 請求書と経費の両方を追跡するのに役立ちます
• 顧客の請求書の期限が過ぎているかどうか、またはその時期を知らせる
• 請求書を複数の支払いに分割できるようにする
• PayPal や Square などのさまざまな支払い処理業者と簡単に統合し、ACH (銀行振込)、クレジット カードなど、多数の即時支払いオプションを提供します。

これらのソフトウェア オプションは、クライアントまたは顧客の数、および探している特定の機能に応じて、無料から月額 30 ドルまでさまざまです。 多くの会計ソフトウェア ソリューションは、他のソフトウェアと統合して、財務情報をシームレスにやり取りします。 ビジネス技術スタックを構築している場合は、それらがどのようにつながっているかを確認してください。

最終的な考え

e コマース ビジネスでは、定期的に請求書を送信する可能性があります。

請求書の作成と発行の基本を理解することで、このプロセスを合理化し、顧客があなたに借りているものを常に明確に記録できるようにすることができます。

eコマースの請求プロセスを開始したいとお考えですか? 中小企業向けの最高の会計ソフトウェアに関するガイドを参照してください。