製品ドキュメントの作成および管理方法に関するステップバイステップのガイド | プロダクトマネジメント #31
公開: 2023-10-02製品ドキュメント – 目次:
- 製品ドキュメントとは何ですか?
- 製品ドキュメントを作成するにはどうすればよいですか?
- 製品ドキュメントの発行と配布
- まとめ
製品ドキュメントとは何ですか?
製品ドキュメントは、製品、その機能、使用方法、その他の関連詳細を説明するテキスト、ビジュアル、ビデオの集合です。 ドキュメントを作成する主な目的は、ユーザーが製品の使用方法、特にその高度な機能を理解できるようにすることです。
特に、エンドユーザーにサービスを提供するだけでなく、他の製品と統合するデジタル製品を作成している場合には、ドキュメントは重要です。たとえば、データを別のアプリケーションにエクスポートしたり、ローカリゼーションや連絡先データベースを使用したりできます。
たとえば、プロジェクト管理ツールのドキュメントには、新しいプロジェクトを作成する方法、チーム メンバーをプロジェクトに追加して特定のタスクのみを変更する権限を与える方法、複数の人に同時にタスクを割り当てる方法、および彼らの進捗状況を追跡します。
製品ドキュメントの要素
製品ドキュメントには次のものが含まれる場合があります。
- ユーザーマニュアル– 製品の機能、インストール、設定、トラブルシューティングに関する情報を提供する文書。
- ユーザー ガイド– 写真編集プログラムの使用方法やコンピューター ゲームのプレイ方法など、製品を使用してさまざまなタスクを実行する方法を説明する文書です。
- ナレッジ ベース– よくある質問に答えたり、製品に関する追加情報を提供したりする記事や Web ページのコレクションです。 例としては、Web サイトの「ヘルプ センター」または「サポート」セクションが挙げられます。 顧客をサポートするチャットボットの情報源としてもよく使用されます。
- FAQ – 製品に関するよくある質問と回答のリスト。 たとえば、「パスワードをリセットするにはどうすればよいですか?」、「カスタマー サポートに連絡するにはどうすればよいですか?」などの質問への回答が含まれる Web サイトまたは PDF ファイルです。 または「製品のシステム要件は何ですか?」
- チュートリアル– 通常、企業の Web サイトまたは YouTube に投稿される、製品の使用方法や特定のタスクの実行方法を説明するビデオ。
- ダイアグラムとインフォグラフィック– 製品の構造、機能、またはプロセスをグラフィカルに表現したもの。 たとえば、API を構成するときに選択するオプションを示す図。
製品ドキュメントを作成するにはどうすればよいですか?
対象ユーザーを理解する
製品ドキュメントを作成する最初のステップは、この特定のドキュメントの対象読者を理解することです。 次の質問に答えてください。
- この文書を使用するのは誰ですか? – 初めてのユーザーですか、それとも上級ユーザーですか?
- ユーザーはどの時点でこの文書にアクセスするでしょうか? ツールの機能に関する一般的な情報、追加情報、あるいは特定の問題の解決策を探しているのでしょうか?
- どのデバイスで使用するのでしょうか? モバイルデバイスの場合、ビデオは十分鮮明ですか?
- 彼らのニーズと期待は何ですか? ユーザーは動的なビデオを見ることを好みますか、それとも図を見ることを好みますか?
対象読者とそのニーズを理解したら、ドキュメントの作成を開始できます。 たとえば、ターゲット グループが初心者ユーザーの場合、ドキュメントはどの段階でもアクセス可能で、シンプルでわかりやすい言語で書かれ、詳細な手順が含まれている必要があります。
よく整理されたドキュメントは、ユーザーが製品を理解するのに役立つだけでなく、質問に対する答えを探すのに費やす時間を節約することもできることに注意してください。 これにより、チャーン、つまり顧客がサービスの購読を中止する割合が減少します。
明確なコミュニケーション
効果的な製品ドキュメントを作成するには、適切なコミュニケーション形式 (ビデオ、ビジュアル、ナレッジベースなど) を選択するだけでなく、明確かつ簡潔に書いて伝達することも重要です。 製品ドキュメントにおける効果的なコミュニケーションの基本原則は次のとおりです。
- 平易な言葉を使用し、専門用語や複雑な用語を避けてください。 たとえば、「プロジェクトを開始する」と言う代わりに、「プロジェクトを開始する」と言うことができます。
- 具体的に– ユーザーが製品の使用方法を理解できるように例を提供します。 たとえば、「プロジェクトにチーム メンバーを追加できます」と言う代わりに、「プロジェクト管理ページの下部にある緑色のボタンをクリックしてチーム メンバーをプロジェクトに追加します」と言い、視覚的な手がかりを含むスクリーンショットを追加します。 。
- 受動態は避けてください。能動態のほうが理解しやすく、読みやすいです。 たとえば、「プロジェクトはマネージャーが開始できます」と言う代わりに、「マネージャーがプロジェクトを開始できます」と言います。
従うべき原則は他にもたくさんありますが、最も重要なのは、効果的な製品ドキュメントはユーザーにとって理解しやすく、製品を効果的に使用できるようにする必要があることを覚えておくことです。
製品ドキュメントでのビジュアルの使用
画像、GIF、短いビデオ、図、インフォグラフィックなどのビジュアルは、製品ドキュメントの理解を大幅に改善します。 たとえば、ページ上の「チームメンバーの追加」ボタンの位置を示すスクリーンショットは、初めてのユーザーにとって非常に役立ちます。 ドキュメントを作成するときは、明確な見出しとシンプルなフォントを使用してテキストを整理します。
製品ドキュメントの更新と保守
製品ドキュメントは静的なドキュメントではありません。 製品の変更を反映するには、定期的に更新する必要があります。 ドキュメントがその目的を果たすためには、定期的な更新が不可欠です。 たとえば、製品管理ソフトウェアに新しい機能を導入する場合は、それに対応するために製品ドキュメントを更新する必要があります。
製品ドキュメントの発行と配布
製品ドキュメントの公開と配布は、ドキュメントの作成と同じくらい重要です。 ユーザーがどこにいても、どのデバイスを使用していても、ドキュメントに簡単にアクセスできるようにする必要があります。 たとえば、製品ドキュメントを Web サイトにアップロードしたり、電子メールでユーザーに直接送信したりできます。
プロダクトマネージャー向けのトップドキュメント管理システム
製品マネージャーは、製品ドキュメントの作成と管理に役立つ多くのツールを自由に利用できます。 一般的なソリューションには次のものがあります。
- Google ドキュメントは、ドキュメントを作成および編集するためのクラウドベースのサービスです。 どのデバイスからでもアクセスでき、複数のチーム メンバーが使用できるため、プロダクト マネージャーに人気のツールです。
- Firmbee は、ユーザーが世界中のどこからでもリアルタイムでタスクを完了できるようにする包括的なプロジェクトおよびチーム管理ツールです。 プロダクト マネージャーは、自分と同僚の仕事を簡単に整理し、進捗状況を追跡し、予算を管理し、採用プロセスを実行することができます。
- Notion は、タスク、メモ、ファイルを追跡するために使用できるタスクおよびプロジェクト管理アプリケーションです。 Notion は柔軟性があり、カスタマイズできるため、プロダクト マネージャーに人気のオプションです。
- Zendesk Guide は、ナレッジベース記事の作成と共有に使用できるカスタマー サービス ソリューションです。 Zendesk Guide は、サポートを提供し、顧客の問題解決を支援できるため、プロダクト マネージャーに人気があります。
まとめ
製品ドキュメントの作成と管理は、過小評価されがちな作業です。 多くのデジタル製品開発者は、適切に設計された製品は一目瞭然であると信じています。 ただし、製品ドキュメントは単なるユーザー ガイド以上のものでなければなりません。
また、顧客の製品に対する認知度を高め、新機能への関心や特定の記事や説明の閲覧数を分析するのに役立つツールである必要もあります。 このような分析は、企業が製品をより適切に管理し、ユーザー エクスペリエンスを向上させるのに役立ちます。 したがって、時間と労力をかけて、あなたとあなたのユーザーの両方に役立つ効果的な製品ドキュメントを作成する価値はあります。
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著者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを備えた問題解決者。 これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。 従業員やパートナーを探す際、彼が最も大切にしている資質は、世界に対するオープンさと好奇心です。
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