バーチャルイベントをホストする方法–ステップバイステップガイド

バーチャルイベント!! 新時代の現象は、ライブの対面イベントの開催を制限する世界的な状況により、2022年に大規模な誇大宣伝が見られました。

仮想イベントに不慣れな人にとっては、「インターネットやデジタルデバイスの助けを借りて、ソーシャルメディア、デジタル、またはイベントプラットフォームを介してデジタルで行われ、参加者が個人的に会うことなく自宅や遠隔地から参加するイベント」を意味します。

バーチャルイベントは新たなトレンドであるため、多くの人々やブランドは、バーチャルイベントを開始する方法や、バーチャルイベントを成功させる方法を十分に認識していません。

そのため、この洞察に満ちたブログを作成しました。このブログでは、成功する仮想イベントを最初から3つのセクションにホストするための14の実用的で価値のあるヒントを紹介しています。

成功する仮想イベントをホストするための貴重なヒント

A.バーチャルイベントの前

1.バーチャルイベントのアクティビティマップを作成します

アクティビティマップは、仮想イベントで行われる質問またはアクティビティのリストのようなものです。 参加者やあなた自身に関連するイベントのあらゆる側面をカバーする必要があります。

アクティビティマップには、イベント登録の方法、ライブストリーミングまたは事前録音の方法、イベントプロモーションの進め方などに関する情報と質問への回答を含める必要があります。

また、ツールの統合、オーディエンスエクスペリエンスに関するアイデア、フィードバック収集戦略、日時、許容可能なオーディエンスサイズ、実行用ツールなどを定義することもできます。

2.イベントの日時を戦略的に決定する

オフラインの対面イベントと同様に、日付とタイミングもデジタル環境でも同様に重要です。 人々がランダムな日時に現れることを期待することはできません。

したがって、週末、平日、夕方、午後など、イベントで利用できるターゲットオーディエンスの最大数を特定します。

これを正しく行わないと、目的を果たすための聴衆がいないため、他のすべての努力と投資は無駄になります。

3.完璧なバーチャルイベント技術を見つけて使用する

対面イベントの場所が必要な場合と同様に、仮想イベント用のデジタルストアフロントが必要です。これは、参加者がイベントに接続して対話するための会場またはプラットフォームとして機能します。

多くのツール インフォメーションデスク、ラウンジ、劇場、講堂など、必要なすべてのアウトレットを実際の会場として使用して、独自の仮想会場を作成するオプションを提供します。

ライブソーシャルメディアフィードなどのさまざまなエキサイティングで魅力的でインタラクティブな要素を仮想イベントに統合するツールとテクノロジーがあり、エンゲージメントを高めてインタラクティブな体験を構築することをより面白くエキサイティングなものにします。

したがって、オーディエンスのサイズ、目的、アクティビティなどに基づいて、必要なプラットフォームの種類を選択します。複数のツールとプラットフォームを統合して、全体的なエクスペリエンスを作成することもできます。 仮想イベントで最も人気のあるツールのいくつかをリストしました。

vFairs –デジタル会場、仮想ロビーとブースの構築、スポンサーシップアクティベーションの統合、イベント登録、イベントレポートの生成などの可能性がある仮想イベントプラットフォーム。

Livestorm –登録メール、ライブチャット、ブラウザからのアクセスなどのソリューションを備えた仮想ウェビナーおよび会議用のツール。

Dreamcast –組織が仮想イベントとハイブリッドイベントをホストするのに役立つ、一流の仮想イベントプラットフォーム。 仮想会議、会議、市庁舎、仮想見本市、展示会、見本市などを開催するのに最適なデジタル会場。 デジタルフットプリント、アクセス制御、ネットワーキングテーブル、1：1ライブチャット、ゲーミフィケーションなど、仮想イベント体験を強化する高度な機能でよく知られています。

ズーム–最も人気があり、使いやすいデジタル会議、会議、イベント、およびウェビナーの1つで、手間のかからないエクスペリエンス、参加者の拡張性、および手頃な価格を備えています。

Taggbox Display –仮想イベントでのエンゲージメントとエクスペリエンスを強化するためのソーシャルメディアコンテンツ統合のためのツール。 リアルタイムのインタラクション、15以上のソーシャルフィード、使いやすさ、UGCディスプレイ、スポンサー付きの投稿、ビデオストリームとのシンプルな統合、手頃な価格があります。

InstagramLiveとYouTubeLive–公開されている人気のオプションで、視聴者と簡単につながることができます。 簡単なアクセス、登録なしなどですが、非常に静的で基本的です。

Eventbrite –イベント作成者向けのツールであり、イベント、登録ページ、チケットカウンター、レポートと分析、ソーシャル統合、イベントリストを作成してリーチとエンゲージメントを高めることができるオーディエンス向けのツールです。

4.デジタルイベントのプロモーションを賢くする

これは仮想イベントであるため、オフラインのマーケティングチャネルはそれほど関連性がなく効果的ではない可能性があるため、デジタルチャネルを介して宣伝するのが最善の方法です。

イベントに関する有料広告やソーシャルメディアの投稿を通じて、デジタルチャネルでターゲットオーディエンスにリーチすることが不可欠です。 また、登録またはイベント参加リンクをプロモーションに統合して、最大限の露出と参加を確保します。

バーチャルイベント業界はまだ成長しているので、認知を広め、聴衆を教育し、参加させるために、イベントに関するプロモーションと指示が重要になります。

5.技術的なエラーに備えて事前に準備する

おそらくデジタルイベントの最大の課題は、イベントの前に、またはさらに悪いことに、イベント中に技術的な問題や不具合に直面する可能性があることです。

したがって、イベントを開始する前に、使用しているすべての技術ツールと機器、およびカメラの誤動作などのイベントでそれらから発生する可能性のあるエラーを特定する必要があります。

この状況では、バックアップとして予備のカメラが必要になります。 同様に、そのような予期しない「イベント」を特定して準備します。

6.パフォーマー/スピーカーによる誘導とテストの実行

計画を立てて最悪のシナリオに備えても、実際に方法と手順をテストして試すまで、実際の問題とその影響を知ることはできません。

同様に、イベントの前に、出席者なしでテストランを実施して、すべてが整っているかどうかを確認したり、予期しない欠点やエラーを見つけたりします。

また、スピーカー、ゲスト、パフォーマーなどに、彼らがどのように進めるべきか、その間の休憩、予期しないシナリオやいくつかのより重要なイベントに取り組む方法についての紹介をする必要があります。

必読：仮想イベント101：2022年の包括的なガイド

B.バーチャルイベント中

7.バーチャルイベントの基本について参加者をガイドする

それはあなたのビジネスにとって新しいベンチャーであるため、同様にそれは聴衆にとっても新しい概念であり、彼らは仮想イベントの基本についてまったくまたは最小限の知識しか持っていません。

したがって、イベントの開始時に、基本的な手順、スケジュール、ストリームとセッションへのアクセス方法、休憩の取り方、イベントの期間などの重要な情報を共有する必要があります。

これにより、仮想イベントがどのように機能するかを明確にすることができます。 また、以前は気づかなかった新しい情報や変更を追加することもできます。

8.視聴者の意欲をかき立てて交流する

オーディエンスエンゲージメントは、オフラインの対面イベントでも仮想イベントでも、あらゆるイベントの主要なパフォーマンス指標であることが知られています。 したがって、全体を通して適切で生産的な視聴者の関与を確保する必要があります。

チャットフィードの追加、Q＆Aセッションの開催、知識共有ディスカッションの有効化、画像や動画の共有、ユーザーに体験や意見の共有を求めるなど、視聴者の関与を促す要素を含める必要があります。

また、エンゲージメントレベルに基づいて、視聴者が受け取る可能性のある重要な要素、付加価値のあるメリット、報酬などを強調することもできます。 これは、最大の視聴者とエンゲージメントを引き付けるのに役立ちます。

ゲーミフィケーション戦略を通じて、またはイベントの機能を拡張する多機能ソーシャルメディア統合ツールの助けを借りて、エンゲージメントを促進することができます。

9.参加者とのパーソナライズされたコミュニケーションを可能にする

オフラインの対面イベントの最も優れた点の1つは、参加者がスピーカー、主催者、パフォーマーなどと直接顔を合わせて会話できることです。

イベントの本質と品質を維持するために、その要素を仮想イベントに含めることが重要です。 可能な限りすべての個人とコミュニケーションをとるためのスタッフまたはセッションを持つことができます。

これは、大勢の聴衆がいるイベントにとっては難しいかもしれないので、そのための小さなグループを作成することができます。 パーソナライズされたコミュニケーションにより、エンゲージメントが高まり、よりインタラクティブなイベントが実現します。

10.イベント中に休憩とネットワーキングセッションを含める

長時間のイベント、つまり1時間以上のイベントを計画している場合は、軽食とリラクゼーションのために、その間にブレイクアウトセッションを行う必要があります。

これには双方向の利点があり、すべてが計画どおりに進んでいるかどうかを確認でき、視聴者は最大のエンゲージメントと効果につながる集中力とエネルギーを得ることができます。

これに加えて、ブレイクアウトセッション中のチャットやコミュニケーションを通じて参加者間の内部ネットワーキングを行うこともできます。 これは、スポンサー情報やプロモーション情報を表示するための優れた方法です。

11.仮想イベントホスト（AIまたは人間）を追加します

すべての可能性、課題、問題などを考慮に入れても、混乱、複雑化、および不明確さの可能性があります。

したがって、仮想ホストを実在の人物またはチャットボットにすることで、出席者を正しいパスに導き、イベントの失敗につながる可能性のある課題や問題を克服するのに役立つ可能性のある必要な情報を提供できます。

したがって、これらの基本的な手順に従うことで、最小限の投資と最大限の利益で、驚くほど成功した仮想イベントを整理して提供することができます。

C.バーチャルイベントの後

12.主要な指標に関するオーディエンスフィードバックを収集する

オフラインのライブイベントと同じように、特にほとんどの人が仮想イベントの概念に慣れていない場合は、視聴者の体験がどのようなものであったかを知ることが不可欠です。

イベントのアクティビティ、アジェンダ、目的、および仮想イベントに関する視聴者の体験の両方についてフィードバックを収集できます。

これは、仮想イベントに関して期待される結果でパフォーマンスを評価するのに役立ちます。 また、目的が達成されたかどうかについての重要なフィードバックを得ることができます。

13.もしあれば、さらなる行動計画を共有する

イベントが近づいているかのように、またはイベントに関連する参加者の応答を期待している場合と同様に、イベントと聴衆に関連する追加情報を共有できます。

これは、ソーシャルメディアやデジタルチャネルでイベントに関する経験を共有するようユーザーに依頼することで、リード獲得やブランドプロモーションを向上させる優れた方法です（仮想イベントが成功した場合のみ）。

必読：バーチャルイベントウォール：ソーシャルメディアで視聴者を仮想的に引き込む

14.デジタルチャネルでの仮想イベント記録の共有

最初の数回は仮想イベントを開催しているので、仮想イベントが終わった後も、将来の仮想イベントに役立つため、仮想イベントを宣伝し続けることが不可欠です。

視聴者のエンゲージメントとフィードバックを強調するとともに、仮想イベントの記録を共有できます。 あなたはそれをあなたのウェブサイト、ソーシャルメディア、そして他のチャンネルで共有することができます。

これにより、参加できなかった人々がバーチャルイベントにアクセスできるようになります。

世界中の最高の仮想イベントの例

ここでは、2022年に仮想化された世界最大のイベントを含むいくつかの最良の例をリストしました。

1.AppleのWorldwideDevelopers'Conference2020

WWDCとも呼ばれるこのイベントは、カリフォルニア州サンノゼでテクノロジーの巨人Appleが毎年開催するイベントで、過去1年間のソフトウェアとテクノロジーの開発、改善、革新を紹介しています。

毎年、彼らは最も影響力があり人気のある技術専門家や業界に影響力のある人々を招待して、彼らの発展を紹介し、世界中で話題を呼んでいます。

これは、すべての人がアクセスできるようにWebサイトで発生するイベントのすべてのコンテンツとストリームを共有するという、全体的なアプローチで完全に仮想化されたためです。

視聴者が簡単に利用できるように、スケジュール、情報、ナビゲーションなどをシンプルかつクリエイティブにレイアウトしている様子をご覧ください。 ユニークな部分は、彼らがそれに個人的な技術的なタッチをストリームに与えたことです。

必読：Parookavilleが音楽イベントのライブソーシャルウォールとのエンゲージメントをどのように高めるか

2. Salesforce World Tour Sydney 2020

テクノロジー業界でナンバーワンのCRMの巨人であるSalesforceは毎年会議を開催し、革新、テクノロジー、ソリューション、新製品で世界をリードするブランドに力を与える方法を紹介しています。

しかし、2020年のワールドツアー会議は、パンデミックの状況のた​​めにすべてデジタルであったため、以前の会議とは異なりました。 しかし、これは彼らが世界中の人々や専門家に彼らの素晴らしい業績を強調することを妨げませんでした。

彼らはシドニーからのライブセッションのすべての録音を含む専用のウェブサイトのランディングページを持っています。 また、主要な講演者、基調講演、スケジュールなど、聴衆の参加とエンゲージメントを最大化するためのイベントの議題も表示されます。

3.ビルボードのライブアットホームミュージックコンサート

他のすべてのライブの対面イベントがキャンセルされるのと同じ理由で、音楽コンサートも同じループにあります。 世界中で毎年何百万人もの人々がお気に入りのアーティストの演奏を見るためにコンサートに参加しています。 '

今年は不可能だったので、世界的に有名なエンターテインメントメディアブランドであるビルボードは、ユニークなエッセンスでデジタルコンサートを主催しました。

彼らはビルボードライブアットホームシリーズを作成し、ソーシャルメディアプラットフォームとウェブサイトで2つのセッションをデジタルでストリーミングし、ニッキージャム、カミロ、メーガントレイナー、ルーカスグラハムなど、多くのアーティストが自宅から視聴者（視聴者）のために演奏しました。

最高の部分は、パフォーマンスに関して、パフォーマーのQ＆Aセッション、さまざまなジャンル、さまざまな人口統計などがあったことです。

結論

これらは、仮想イベントをゼロから構築し、それを成功するイベントに変えるのに役立つ14の最も重要で価値のあるステップ（または、あなたがそれと呼んでもよいヒント、または戦略）でした。

仮想イベントには、会議、ウェビナー、ライブストリーミング、コンサートなど、さまざまなカテゴリと業界があります。したがって、イベントの要件に応じて手順を変更できます。

Taggbox Displayを使用して、グローバルブランドと企業がどのようにオーディエンスエンゲージメントを高め、イベント体験を向上させているかをご覧ください。