請求プロセスを改善するにはどうすればよいですか? 請求書作成を改善するための 8 つの優れたアイデア
公開: 2022-07-28請求プロセスを改善する方法を知っていますか? それほど時間と手間がかかる必要がありますか? 請求のプロセスは、特に対象者との以前の接触がない場合は難しいようです. ただし、請求書を独立して発行できるツールを使用すると、プロセス全体を大幅に簡素化できることがわかりました。 このようなツールのおかげで、より多くの時間を得ることができ、さらに重要なことは、財務フローのプロセスをスピードアップすることです. 請求プロセスをどのように改善できますか? 調べるには、記事を読み、私たちが開発したチェックリストを使用してください。
請求プロセスを改善するにはどうすればよいですか? - 目次：
- 独自の条件を設定
- すべての情報を収集する
- 作業完了後に請求書を発行
- 既製のテンプレートを使用する
- 考えられるエラーを修正する
- 請求プロセスを自動化する
- 支払い期限に注意
- アプリケーションを使用して請求プロセスを最適化する
独自の条件を設定
驚くかもしれませんが、クライアントにオファーを送信する段階でわずかな労力を費やすだけでも、請求プロセスが大幅に容易になる場合があります。 それはどのように可能ですか？ 最初から財務上の問題を明確かつ透明に提示することで、後で不要な誤解を避けることができます。 クライアントは、オファーを受け入れた時点で、いつ、いくら支払う必要があるかを正確に把握している必要があります。
作業時間に基づいて決済を行うか、プロジェクト全体に基づいて決済を行うかを決定し、支払い期限を指定します。 以前の支払いに対して割引を提供する場合は、最初にクライアントに通知する必要があります。 支払いが遅れた場合の金利についてクライアントに警告します。 請求書を発行する日はいつなのか、彼らに知らせてください。 協力の開始時に支払いに関するより多くの情報を利用できるようになればなるほど、クライアントは支払い中に疑問を抱くことが少なくなります。
すべての取り決めを書面で保管することを忘れないでください。 電子メールやインスタントメッセンジャーからのメッセージであっても、書面で十分です。 条件を明確に設定するのを忘れていた場合は、請求書を発行する前に行ってください。 これにより、請求書を送信した後の不要な質問を避けることができます。 すべての誤解を説明するには時間がかかります。つまり、関連するすべての問題について話し合った後にのみ、支払いを受け取ることができます。
すべての情報を収集する
請求書を発行する前に、このプロセスに必要な情報がすべて揃っているかどうかを確認してください。 各請求書に記載する必要がある情報があります。 欠品はありえません。 必要になるだろう：
- クライアントの名前と姓（会社名はオプションです）
- クライアントの住所（物理的および電子メールの両方）
- クライアントの電話番号(必須ではありませんが、連絡が容易になります)
- クライアントの納税者番号
- 選択した支払い方法
- 請求書発行日
- 請求金額
- 請求書の位置の説明
- クライアントにとってのその他の重要な情報
このような一連の情報がすでに収集されていれば、請求プロセスにそれほど時間はかかりません。 請求プロセスの前にすべての情報を収集することが有益なのはなぜですか? すべての情報が手元にある場合は、請求中に検索する必要がないため、フローにとどまることができます。
作業完了後に請求書を発行
仕事が終わった直後でも、コミッションのすべての詳細を覚えています。 注文書や契約書の内容を正確に把握できます。 これにより、請求書に正確な説明を作成できます。 記憶力がよくても、請求プロセスを後回しにするのは得策ではありません。
請求書は迅速に発行する必要があります。そうしないと、クライアントは必ずしも迅速な支払いを期待していないと考える可能性があります。 さらに、請求書の発行が遅れると、書類が積み重なるため、プロセス全体がより困難になる可能性があります。書類の処理に丸一日を費やす必要があります。
文書を継続的に処理することで、ワークロードを均等に分散できるだけでなく、請求書の漏れのリスクを軽減できます。 電子請求書は多くの点で優れています。週末でもいつでも発行でき、すぐに請負業者の電子メールに送信できます。 請求書の紙のバージョンは、印刷して営業日に従来の郵便で送付する必要があります。
既製のテンプレートを使用する
一部のプロセスは反復的です。 請求書処理もその一つです。 請求書の形式は法律で定められているため、請求書のほとんどの要素は変更されていません。 請求書の要素について考える代わりに、既製のテンプレートを使用します。
請求書の既製の各テンプレートには、必要なすべての詳細のためのスペースが含まれている必要があります。何も失われることはありません。 空欄を埋めるだけで、請求書が完成します。 プロセスのこの段階では、必要な詳細を含むデータベースが特に役立ちます。 通常、テンプレートはアクティビティの特性に合わせて調整できます。 多くの種類のテンプレートから選択できます。 それらのいくつかは非常に伝統的で、公式のものもあれば、興味深いデザインを示しているものもあれば、その形が透明性に重点を置いているものもあります。 テンプレートを独自のニーズに合わせて調整するには、会社のロゴを追加したり、ブランドに関連する色を使用したりできます.
考えられるエラーを修正する
テンプレートを使用すると、考えられる間違いのほとんどを回避できます。 通常、テンプレートには、請求書に必要なすべての要素が含まれています。 それでも、エラーはいつでも発生する可能性があります。 文書をクライアントに送信する前に、十分に確認し、請求書と注文書または契約書を比較することを忘れないでください。 請求書をクライアントに送信する前にすべての詳細を確認することをお勧めします。修正請求書を作成すると、支払いを待つ時間が長くなります。
請求プロセスを自動化する
ほとんどの操作は、コンピューター ソフトウェアを使用して行うことができます。 コンピューターは、請求書の処理にも役立ちます。 クライアントの独自のデータベースを作成できます。データをシステムに一度入力するだけで、後で何度でも使用できます。 優れた請求ソフトウェアは、請求プロセス中のエラーを回避するのに役立ちます。
請求プロセスの自動化は、定期的な請求書に特に役立ちます。 なんで？ 同じクライアントの詳細、金額、および説明があり、支払いの日付または頻度を設定するだけで、あとはプログラムが行います。 電子請求書の場合はさらに簡単です。ソフトウェアが請求書を発行してクライアントに送信できます。 これは、請求書処理の大幅な改善です。
支払い期限に注意
請求書発行のプロセスには、請求書の発行とクライアントへの送付だけでなく、期日どおりに支払いが行われるようにすることも含まれます。 これは、請求プロセス全体の最後のアクションですが、それでも重要ではありません。 すべての支払い期限を継続的に監視することは非常に有益です。
支払い日を過ぎても、アカウントにお金がない場合があります。 クライアントに優しいリマインダーを送ることができます - ここでは機転と礼儀正しさが非常に重要です。 クライアントは最後の瞬間に支払う権利があり、わずかな遅れでさえ厳しい叱責の理由にはなりません. 自分の利益を肯定しなければならない場合でも、クライアントとは良好な関係を保つ方がよいでしょう。
アプリケーションを使用して請求プロセスを最適化する
請求プロセスを最適化するには、請求書アプリケーションを使用します。これは、上記のすべてのポリシーに対応するのに役立ちます。 通常、アプリケーションには、既製のテンプレート、クライアントのデータベース、アドレス指定モジュールなどの機能があります。
請求書のアプリケーションは、計算の自動化のおかげで数値エラーを回避するのに役立ちます。 追加の機能により、定期的な請求、リマインダーの送信、支払い状況の監視、さらには債務者への支払い要求の送信が可能になります。
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作者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを持つ問題解決者。 これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。 従業員やパートナーを探すとき、彼が最も重視する資質は、世界に対する開放性と好奇心です。