ビジネス電話を成功させ、自動化する方法

すべてのビジネス通話を適切にスケジュールする方法を学ぶことは、生産性と効率を最大化したい専門家や企業にとって非常に重要です。

この記事では、営業電話をかけたり、集まりを手配したり、電話でのコミュニケーションを監視したりするためのさまざまなアプローチを詳しく説明します。

お客様の特定のビジネス ニーズの理解から、電話システムの設定と監視に至るまで、段階的に説明していきます。

それでは、さっそく本題に入りましょう。

より良いビジネス通話システムへの 5 つのステップ

1. ビジネスニーズを理解する
2. 適切な仮想ビジネスフォン システムを選択する
3. 仮想ビジネスフォン システムをセットアップする
4. ビジネス電話を自動化する
5. 電話システムのパフォーマンスを監視する

1. ビジネスニーズを理解する

すべてのビジネス通話を適切にスケジュールするには、まず特定のビジネス ニーズを理解することが重要です。

• 発信者を特定する

企業ごとに、クライアント、パートナー、ベンダー、チームメンバーなど、発信者のタイプも異なります。 電話をかけてくる人を特定すると、その人の要件や好みに合わせて通話スケジュール システムを調整するのに役立ちます。

たとえば、発信者のほとんどが海外からの顧客である場合、 World Clock Meeting Planner は、関係者全員にとって適切な時間を見つけるのに役立ちます。

• 目標を設定する

通話スケジュールの明確な目標を設定すると、タスクに効果的に優先順位を付け、それに応じてリソースを割り当てることができます。

一般的な目標には、不在着信の削減、顧客満足度の向上、チーム内の内部コミュニケーション プロセスの合理化などが含まれます。

• リソースを決定する

  • スタッフの空き状況: 着信を処理するチーム メンバーの数を評価します。
  • 予算の制約: サービス プロバイダーのさまざまなプランを比較して、財務上の制約を考慮します。
  • 技術インフラストラクチャ: 既存の技術インフラストラクチャを評価して、選択した仮想ビジネスフォン システムとの互換性を確認します。

これらの要素を考慮することは、ビジネス ニーズを包括的に理解するのに役立ちます。これは、仮想ビジネス電話システムを使用してすべての通話を適切にスケジュールするために不可欠です。

出典: シャッターストック

2. 適切な仮想ビジネスフォン システムを選択する

すべてのビジネス コールを適切にスケジュールするには、特定のニーズと要件を満たす仮想ビジネス フォン システムを選択することが重要です。

• 機能と利点を検討する

さまざまな仮想ビジネス フォン システムを評価する場合は、組織のニーズに関連するシステムが提供する機能に焦点を当ててください。 考慮すべき主な側面:

• 通話ルーティング オプション: システムが時間帯やエージェントの対応状況に基づいて効率的に通話をルーティングできるようにします。
• 他のツールとの統合: システムが Google カレンダーや Microsoft Outlook などの一般的なカレンダー アプリとシームレスに統合されており、スケジュール設定が容易になっているかどうかを確認します。
• 分析機能: 優れた仮想電話システムは、通話量の傾向、不在着信、エージェントのパフォーマンス指標に関する洞察を提供する必要があります。
• モバイル アプリのサポート: デスクから離れているときでも、使いやすいモバイル アプリを使用して通話を管理できるようにしてください。

• 料金とプランを比較する

ユーザー数や月あたりに含まれる分数に応じて、プロバイダーがさまざまな料金体系を提供している場合があります。

時間をかけて複数のベンダーの価格を比較し、必要な機能を備えながら予算内に収まるベンダーを見つけてください。

たとえば、さまざまな規模の企業に柔軟な料金プランを提供するRingCentralなどのオプションを検討してください。

• レビューと体験談を読む

特定の仮想ビジネスフォン システムを使用する前に、他のユーザーからのレビューや体験談を読んで、潜在的な問題や制限についての貴重な洞察を得るようにしてください。

G2 や Capterra などの Web サイトではユーザーが作成したレビューが提供されており、実際の経験に基づいて情報に基づいた意思決定を行うことができます。

全体として、すべてのビジネス コールを確実にスケジュール設定するには、適切な仮想ビジネス フォン システムを選択することが重要です。

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3. 仮想ビジネスフォン システムをセットアップする

会社に最適な仮想ビジネス フォン システムを特定したら、すべての通話をスムーズにスケジュールできるようにシステムの構成と確立を開始します。

• アカウントを作成してプランを選択する

まず、選択したプロバイダーでアカウントを作成し、仮想ビジネスフォン システムのセットアップを開始します。

このステップでは、利用可能なプランと価格オプションを慎重に検討して、予算の制約と機能要件に合ったプランを見つけます。

• 設定と環境設定を構成する

適切なプランを選択したら、仮想ビジネスフォン システム インターフェイス内でさまざまな設定を行ってください。

• 通話の転送: 発信者 ID や時刻などの基準に基づいて、着信通話を特定のチーム メンバーまたは部門に転送するためのルールを設定します。
• グリーティング メッセージ: 発信者が主回線に到達したときに、それに応じてルーティングされる前に再生される、パーソナライズされたグリーティングを録音します。
• 音声メニュー (IVR) : 対話型音声応答メニューを作成し、発信者がキーパッドまたは音声コマンドを使用してオプションをナビゲートできるようにします。
• スケジュール設定: 着信通話が可能な時間を決定します。

これらの構成は、発信者とチーム メンバーにとってスムーズでプロフェッショナルなエクスペリエンスを保証するのに役立ちます。

• 他のサービスに接続する

仮想ビジネスフォン システムがCRM ソフトウェアやカレンダー アプリケーションなどの他のサービスとの統合を提供している場合は、これらの接続を利用して通話スケジュール プロセスをさらに合理化します。

そうすることで時間を節約でき、手動データ入力によって生じる可能性のある間違いも減らすことができます。

すべての通話を効率的に管理するには、仮想ビジネスフォン システムをセットアップすることが不可欠です。

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4. ビジネス電話を自動化する

適切なツールと戦略を使用すると、ビジネス通話のスケジュールを簡単に設定できます。

• ソフトウェアツールを使用してスケジュールプロセスを自動化する

Calendly 、 POWR Appointments 、 Acuity Scheduling 、 ScheduleOnceなどのソフトウェア ツールを使用すると、予約の予約や通話スケジュールの管理を効率化できます。

これらのプラットフォームを使用すると、クライアントや同僚があなたの空き状況に基づいてタイムスロットを予約したり、一般的な仮想ビジネスフォン システムとの統合を提供したりできます。

• カレンダー統合を利用してシームレスなスケジュール設定を実現

カレンダーの統合により、誰もが予定に関する正確な情報にアクセスできるようになり、スケジュールの競合のリスクが最小限に抑えられます。

幸いなことに、ほとんどの仮想ビジネスフォン システムには、Google カレンダー、Microsoft Outlook、Apple iCal などの一般的なカレンダー アプリケーションとの統合オプションが用意されています。

• 自動リマインダーを活用して効率を向上

今日では、ほとんどの仮想ビジネスフォン システムには、リマインダーをカスタマイズできる組み込みのリマインダー機能が備わっています。

電子メールまたは SMS 通知による自動リマインダーを利用すると、ノーショーや直前のキャンセルを減らすことができます。 そのためには、適切なサポート リソースに相談してアドバイスを求めてください。

これらの戦略を実装し、信頼性の高い仮想ビジネスフォン システムを使用することで、通話スケジュールをシームレスに管理する準備が整います。

5. 電話システムのパフォーマンスを監視する

仮想ビジネスフォン システムのパフォーマンスを監視することは、その有効性を確保し、必要に応じて改善を行うために不可欠です。

• 通話量と使用パターンを追跡する

通話量と使用パターンを長期にわたって追跡することが重要です。 ほとんどの仮想ビジネスフォン システムまたは CallRail などのサードパーティ アプリケーションの組み込みデータ分析ツールを使用して、このデータを収集できます。

• データを分析する

仮想ビジネスフォン システムのパフォーマンスを監視する場合、改善や成長の領域を明らかにするのに役立つことを考慮すると、データ分析は非常に重要です。

分析すべき重要な指標には、平均保留時間、平均通話時間、通話放棄率などがあります。

データ分析を使用して、顧客の問い合わせや好みの傾向を特定することもできます。 顧客の問い合わせや好みから収集した洞察を利用することで、企業は顧客のニーズをより適切に満たすために業務を最適化できます。

• 設定を調整する

データ分析を通じて改善または成長の領域を特定したら、それに応じて仮想ビジネスフォン システムの設定を調整することが重要です。

以下に考えられる調整をいくつか示します。

• ルーティング ルールを変更して、最も適切なチーム メンバーが通話を受信できるようにする
• 顧客がこれらの要素に不満を表明した場合は、保留音やメッセージングのオプションを調整します。
• 自動応答や自動音声応答 (IVR) システムなどの追加機能を組み込んで、発信者のエクスペリエンスを向上させます。

定期的に監視することで、仮想ビジネスフォン システムのパフォーマンスを長期にわたって継続的に最適化し、発信者と従業員の両方にポジティブなエクスペリエンスを保証できます。

技術分野の進歩を常に認識し続けることは、進歩に追いつき、必要に応じてさらなる機能強化を行うために不可欠です。

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プロフェッショナルとして、ビジネス電話のスケジュールを立てることは仕事にとって不可欠です。 ここでは、目の前のタスクをうまくこなすためのヒントをいくつか紹介します。

すべてのビジネスコールを適切にスケジュールするための 5 つのステップ

1. 参加者と空き状況を確認する
2. 最適な時間を選択してください
3. カレンダー アプリケーションまたは会議スケジュール アプリを使用する
4. 招待状を送信する
5. 個人的な境界線を尊重する

1. 参加者と空き状況を確認する

スケジュール ソフトウェアまたはカレンダー統合ツールを使用すると、このプロセスを簡単に行うことができます。

通話をスケジュールする前に、すべての参加者とその参加可能状況を確認してください。 関係者全員にとって適切な時間を見つけるのに役立ちます。

2. 最適な時間を選択してください

ビジネス電話をかけるのに最適な時間帯は、受信者の現地タイムゾーンで午前 9 時から午後 5 時までです。

ただし、個人の好みや仕事のスケジュールによって異なる場合があります。 国際電話をスケジュールするときは、タイムゾーンコンバータの使用を検討してください。

3. カレンダー アプリケーションまたは会議スケジュール アプリを使用する

Google カレンダーや Microsoft Outlook などのカレンダー アプリケーションを利用して通話をスケジュールし、特定の日時のイベントを作成できます。

専用の会議スケジューラ アプリを使用すると、すべての参加者にとって相互に都合の良い時間を自動的に見つけることができます。

4. 招待状を送信する

参加者を特定し、適切な時間を選択したら、日付、時刻、ダイヤルイン情報を記載した招待状を送信し、すべての参加者に確実に通知します。

5. 個人的な境界線を尊重する

お客様が特に早めの連絡時間を希望している場合は、現地タイムゾーンの午前 8 時より前に電話してください。 勤務時間中はプロフェッショナリズムを維持しながら、人々の境界を尊重することが不可欠です。

これらのヒントに従って、すべてのビジネス通話を適切にスケジュールし、全員に情報を提供し、対応できるようにすることができます。 電話をかけて楽しんでください。

結論

結論として、すべてのビジネス通話を適切にスケジュールするには、ビジネス ニーズを徹底的に理解し、適切な仮想電話システムを選択して適切に設定し、自動化ツールを活用してスケジュール プロセスを合理化する必要があります。

パフォーマンスを長期的に監視して、調整を行って効率を最適化してください。

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