すぐに編集可能なテンプレートを使用したイベント計画の簡単なガイド

適切な計画がない場合、イベントの開催は面倒な作業になる可能性があります。 イベントが大きくなればなるほど、計画を立てるときに詳細を調べる必要があり、克服しなければならない課題も増えます。

この投稿では、イベントを簡単に計画する方法をお知らせします。 さらに簡単にするために、テンプレートも追加しました。 それらをすぐに編集して、プロジェクトをキックスタートできます。

イベントを計画する方法

事前計画段階からイベント当日まで、整理して追跡することがたくさんあります。

成功する機能を組織するときの時間と予算を節約するために、以下のイベント計画の手順に従ってください。

イベント計画チェックリストを作成する

イベントの計画に関しては、チェックリストが大きな違いを生む可能性があります。

イベント計画チェックリストは、あなたとあなたのチームが世話をし、完璧に実行するために必要なことを追跡するのに役立ちます。

以下は、マインドマップ形式のイベント計画チェックリストテンプレートです。 イベントに合わせてカスタマイズしたり、チームを招待してリアルタイムで共同作業したりすることもできます。

イベントの目標を設定する

イベントの目標を設定することは、イベントを計画するときに最初に行う必要があることの1つです。 目標は多様です。 収益、メディアの注目、資金調達、参加者数、新製品の発売など。

イベントの目的またはイベントで達成したいことを定義します。 また、設定した目標がSMART基準に準拠していること、つまり、具体的、測定可能、達成可能、現実的、タイムリーであることを確認してください。

チームを編成する

設定した目標の達成を支援できる有能なチームを編成し、何も考えずに作業を委任することができます。

以下のような組織図は、チームメンバー間の役割と責任および報告関係を明確にするのに役立ちます。

各メンバーに責任を割り当てるときは、計画プロセス全体を通じてメンバーと通信する方法（チャットソフトウェア、電子メールなど）を理解することも重要です。 また、定期的に委員会を開催し、計画の進捗状況や問題点について話し合うことを忘れないでください。

イベント計画のタイムラインを作成して、完了する必要のある個々のタスクと関連する期限を強調します。 それはあなたのチームが物事を追跡するのに役立ちます。

予算を立てる

計画を開始する前に、予算を検討し、イベントの計画がそれに沿っているかどうかを確認する必要があります。

以下は、予算を設定するときにお金を割り当てる必要がある（各アイテムに現実的なコストを設定する）必要がある重要な領域です。 これらのアイテムの中には固定費がないものもありますが、実際に余裕があるかどうかを判断するには、大まかな見積もりを行うことが重要です。

• 会場–これには、ホール/部屋の賃貸料、敷金、駐車場などの支払いが含まれる場合があります。
• スタッフ–特にイベントが町の外にある場合は、スタッフの食事、交通機関、宿泊施設に割り当てる必要のある予算を考慮してください。
• 食べ物と飲み物：食べ物と水は、イベントに必要な必須アイテムです。 ニーズと予算に合ったものが見つかるまで、いくつかのケータリングオプションを検討してください。
• エンターテインメント–ミュージシャン、DJ、スピーカーは必要ですか？ それらのためにお金を割り当て、関連する交通費と住居費も割り当てます。
• 装飾–イベントホールやステージを花やライトなどで装飾する場合は、それらの費用も見積もる必要があります。
• マーケティング–これには、Facebookの広告やポスター、チラシなど、イベントのマーケティングに費やす必要のあるお金を含める必要があります。
• A / V –これには、マイク、スピーカー、WiFi、ケーブル、プロジェクターなどのすべての機器が含まれます。

さまざまな分野を担当するチームメンバーを招待して、関連するコストでチャートを完成させます。

日付を設定し、会場を予約する

定期的なイベントの場合は、日付が事前に設定されている可能性があります。 ただし、それがあなた次第である場合、ここにあなたが注意を払う必要があるいくつかの事柄があります。

• イベント当日の前に計画を立てるのに十分な時間はありますか？
• 宗教上の祝日や法定祝日などの祝日をスキップする
• その日の主要な参加者のスケジュールが無料かどうかを確認します
• 会場やイベントの種類に応じて、天候を考慮してください
• そして、場合によっては、2番目に良い日付を選択してください

日付を選択したら、ニーズに合った会場を探し始めます。 ここでも考慮する必要があります

• それがその日に利用可能かどうか、そしてどれくらい前にそれを予約する必要があるか
• 彼らの支払い、返金、キャンセルポリシー
• それがあなたが計画しているイベントのタイプに合うかどうか
• 会場はA/V機器、WiFiを提供していますか？
• あなたの座席配置と駐車場のニーズ

パートナーとスポンサーを特定する

コミュニティ組織や企業スポンサーは、コストの削減、より多くの広告機会の発見、視聴者の拡大、イベントの計画の支援を行うことができます。 そして、あなたがパートナーを探しているとき、あなたは彼らのビジョンがあなたのビジョンを補完することを確認する必要があります。

イベントを売り込む

イベントを売り込むにはさまざまな方法があります。 ターゲットオーディエンスに到達するための最良の方法に応じて、電子メールマーケティング、チラシ、ソーシャルメディア、テレビ、ラジオ、招待状などを活用できます。

予算が許す限り、マーケティング資料を用意してください。 これには、ロゴ、バナー、ポスター、チラシ、招待状、ニュースレターなどが含まれます。

最終準備

あなたのイベントはほんの数日であり、挫折を避けるためにあなたがしなければならないことがいくつかあります。

• ケータリング業者に確認し、メニュー、料理の盛り付け、料理の詳細などを確認してください。
• 予約した日時に会場を設定する準備ができていることを確認してください
• イベントに必要な他のすべての機器を確認してください。 最終的にセットアップするときに、それらが機能するかどうかをテストすることを忘れないでください。
• あなたとあなたのチームのためのイベントスケジュールを作成します

• 出席者、プレゼンター/スピーカー、スポンサー、パートナーにリマインダーを送信します

次のイベントを計画する準備はできましたか？

経験豊富なイベントプランナーでも初心者でも、これらの手順がプロセスを効果的に（再）整理するのに役立つことを願っています。 適切なツールと適切なチームを用意しておくと、準備が整います。 次のイベントを計画するときは、必ずイベント計画テンプレートを使用してください。

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