プロジェクトの緊急時対応計画を成功させるにはどうすればよいですか? | | #21 プロジェクト管理を始める

コンティンジェンシープランはどのように準備するのですか？ それを置くときは、段階的なアプローチをとるのが最善です。 こうすれば、危機が訪れたときに、「プラン B」と記載されているフォルダに落ち着いてアクセスできます。

プロジェクト緊急時対応計画 – 目次:

1. 序章
2. プロジェクトの実施計画を変更する価値があるのはいつですか?
3. プラン B: 機会と脅威
4. コンティンジェンシープランはどのように準備するのですか？
5. まとめ

序章

プロジェクトの緊急時対応計画は、リスク領域の分析に基づいて作成されます。 その目的は、物事が計画どおりに進まない場合の損失を最小限に抑えることと、途中で発生する予期せぬ機会を利用することです。 つまり、コンティンジェンシー プランは、リスクへの対応方法を最適化する役割を果たします。

緊急事態に対応するためのアイデアや、予期しない成長の機会が生じた場合のアイデアを含めることができます。 例えば、予算をオーバーした場合や有望な投資家が出てきた場合に、追加の資金調達を行うためのアイデアが含まれる場合があります。 コンティンジェンシー プランは、重要な専門家が突然不在になった場合、または追加の人員を雇う可能性がある場合に、チーム内で責任を再割り当てするオプションを示すこともできます。 緊急時対応計画の準備により、プロジェクト全体を直ちに停止する必要がある市場状況を定義する条件を定義することもできます。 しかし、プラン B を実行する決定はいつ行うべきでしょうか? また、最も可能性の高いシナリオに備えて緊急時対応計画を作成する方法は?

プロジェクトの実施計画をいつ変更するのが良い考えですか?

プロジェクトの実施にはリスクが伴います。 開始段階で評価し、その期間を通じて監視する必要があります。 PMBOKによると、変化に積極的に対応すること、つまり、リスクが臨界点に達する前に状況に合わせて行動方針を調整し、ある程度のリスクを受け入れて回避することを控えることが最も効果的です。

緊急時対応計画の実施は、いくつかの要因に依存する必要があります。 何よりもまず、応答は次のようになります。

• つまり、プロジェクト マネージャーが風邪を引いたからといってプロジェクトを中断することはありません。
• 現実的- つまり、脅威の出現の状況を考慮して、たとえば、原材料の価格が全国的に急速に上昇している場合、より安価なサプライヤーを探すのに時間をかけません。
• さまざまな対応オプションを検討した上で、事前に責任を負う人によって意識的に取られます。

多くの場合、緊急時対応計画により、状況を迅速に制御できます。 予期しないイベントに対応するための適切に設計された方法により、プロジェクトは実装の通常の軌道に戻ることができます。 ただし、緊急時対応計画の実施には、プロジェクトの重要な領域の再構築が含まれる場合があります。

プラン B: 機会と脅威

どのような種類のリスクに特に注意を払う必要がありますか? プロジェクトの実施計画は、次の 2 つのケースで変更する価値があります。災害を回避する場合、または大幅に優れた結果を達成する場合です。 リスクが増大したときに計画を変更すると、通常、次のような問題が伴います。

• プロジェクトの実施を遅らせ、
• 予算超過,
• 技術的な問題と障害、
• チームの問題,
• 利害関係者の信頼の喪失。

対照的に、プラン B への移行を促す機会には、次のものが含まれますが、これらに限定されません。

• 新しい技術的機会,
• 予算の黒字、
• チームの仕事の効率が予想以上に高く、
• プロジェクトが対象とする製品またはサービスに対する需要の急激な増加。

コンティンジェンシープランはどのように準備するのですか？

実行しようとしているプロジェクト計画と並行して、緊急時対応計画を策定する必要があります。 プロジェクトの目標を達成するために必要なマイルストーンを分析することで、特定のアクションに伴う可能性とリスクを想像しやすくなります。

優れた緊急時対応計画では、発生確率が最も高いリスクを考慮に入れます。 これは、すべての状況に備えることは不可能であり、エイリアン文明による攻撃が発生した場合の行動計画を作成することは非効率的であるためです.

ただし、経験豊富なプロジェクト マネージャーは、リスクの可能性が最も高い領域を予測できます。 たとえば、クライアント向けのソフトウェアを構築するプロジェクトでは、主要なリスクは要件の変更に関するものです。 そして、私たちが計画を準備しておくべきなのは、そのような状況のためです。 たとえば、この種のプロジェクトを念頭に置いて採用されたアジャイルな方法論とともに、明確に定義された受け入れ基準と最終製品が満たさなければならない条件を事前に想定して契約に書き込む必要があります。

各プロジェクトには個別の対応が必要ですが、緊急時対応計画を準備するためのいくつかの原則に留意する価値があります。

1. リスクを予測します。 避けられないので、正面から向き合ったほうがいいです。
2. 最も可能性の高いシナリオについて、詳細な行動計画を準備します。 一般的なスケッチは、危機の際には役に立ちません。
3. 変化の機会として脅威を利用してください。 おそらく、それはあなたが予想した以上にプロジェクトを成功させるでしょう。
4. チームにすべてを説明しようとしないでください。 ほとんどのチーム メンバーは、頭の中にプロジェクト全体の計画を持っていないため、その実装にさえ気づいていない可能性があります。 彼らの仕事に直接関係することだけを伝えてください。
5. チームが変化を乗り越えるのを助けてください。 プロジェクトの実施方法やチームの連携方法に変更が含まれている場合は、全員が新しいやり方に慣れているかどうかに特に注意してください。

まとめ

コンティンジェンシー プランは、プロジェクトのリスクに積極的に対処する方法です。 配達の遅れや顧客の喪失など、緊急時の損失を減らすことができます。 また、プロジェクトの目標をより速く、またはより良く達成する可能性を提供する、今後の機会を利用することもできます。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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