作業の重複や重複を防ぐ方法

チームワークは確かに夢のような仕事を生み出しますが、タスクが重複したり重複したりしてポジティブな結果が得られない場合はそうではありません。 作業の重複または作業の重複は、プロジェクトマネージャーまたはリーダーにとって、正しい目的に向けられていないため、最悪の敵です。 作業の重複は、多くの場合、リソースの枯渇につながります。

複製が実際に機能する場合と、機能しない場合は、それを回避する方法を調べてみましょう。

努力の重複とは何ですか？

作業の重複に飛び込む前に、努力の重複が何を意味するのかを調べてみましょう。 簡単に言えば、努力の重複とは、2人以上の人が同じような仕事をするために同じ努力をすることです。 努力の重複は生産性の低下を意味しますか？ ここで重要なのは結果です。 重複した努力にもかかわらず、結果が変わらないままである場合、それは非生産的です。 ただし、努力の重複によって異なる結果を生み出すことができる場合、それは生産的である可能性があります。

たとえば、おもちゃの製造工場のシナリオを考えてみましょう。 生産ラインの作業員は、25箱のおもちゃの車を梱包するのに1時間かかります。 同じ行に別のワーカーを追加します。 これで2人の作業員がいて、それぞれが1時間に25箱のおもちゃの車を梱包しています。 これにより、1時間あたり50台のおもちゃの車の結果が得られます。 この場合、努力の重複により結果は2倍になります。 したがって、生産性が向上します。

同じ工場のマーケティング部門が、季節限定の販売をターゲットにした新しいおもちゃの導入に関する調査を行っていると想像してみてください。 その会社の製品チームは、マーケティング部門も同じタスクを実行していることを知らずに、同じことを実行しようとする可能性があります。 結局のところ、最高執行責任者は同じタスクに関する2つのレポートを作成することになります。 ここでは、努力の重複が同じ結果につながっています。 両方のレポートには異なる洞察があるかもしれませんが、2つのチームが早い段階で協力していれば、彼らの取り組みの類似点を特定し、作業を相互に分散して、より洞察に満ちたレポートを作成できたはずです。

ご覧のとおり、努力と仕事の重複の間には微妙な境界線しかありません。 作業の重複は必ずしも悪いことではありませんが、管理を誤ると、組織の時間とリソースの浪費につながる可能性があります。

作業の重複や重複を防ぐ方法は？

今、あなたは疑問に思っています、「どうすれば仕事の重複を克服できますか？」

最初のステップは、重複した各作業の結果を注意深く分析して、全体的な生産性への影響を判断することです。 重複した作業によってチームメンバーの生産性が低下する場合は、作業の重複が発生しないように対策を講じる必要があります。 これは、各チームメンバーの作業を監督するマネージャーまたはリードがいる個々のチーム間で監視するのが簡単です。

ほとんどの場合、部門間のコミュニケーションの適切なチャネルがない場合、部門の枠を超えたチームで作業の重複が発生します。 以下に、作業の重複を避けるために実行できる手順の一部を示します。

定期的に通信する

言い換えれば、話し、連絡を取り、従事します！ コミュニケーションは、仕事の重複を防ぐための最初のステップです。

部門の枠を超えたチーム間のコミュニケーションが不足しているため、作業の重複が発生します。 前の例では、マーケティングチームと製品チームの間に適切なコミュニケーションラインがあれば、彼らは協力して研究することができたはずです。 したがって、チーム間およびチーム内で適切なコミュニケーションチャネルがあることを確認することが重要です。

毎日の作業計画会議などの従来の形式手法を使用できます。 または、Slack、Google Chat、Microsoft Teamsなどのメールやアプリを使用して、チームメンバー間のシームレスなコミュニケーションを促進します。

大規模な組織では、定期的な会議を開くのは現実的ではない場合があります。 しかし、チームリーダーは、自分たちが取り組んでいるプロジェクトについてお互いに認め合うことができます。

効果的なコミュニケーションチャネルは、これまで以上に重要になっています。 これは、企業がリモートワーク構造に頼る傾向が高まっているためです。 このコンテキストでは、チームの関係を構築しながら、作業の透明性を維持するために絶え間ないコミュニケーションが必要です。

進捗状況の追跡と測定

各チームに割り当てられたタスクを追跡し、進捗状況を測定することが重要です。 チームメンバーと協力し、実行する必要のあるすべてのタスクをリストするためのアクションプランを用意します。 新しいプロジェクトを開始するとき、または日常のタスクを実行するときに、この演習を実行します。 これらの成果物を達成するための現実的な時間枠を設定するために、各チームと話し合います。

割り当ては、優先順位に従ってかんばんボードで追跡できます。 この方法は、完了した作業の量、完了する必要があるもの、およびブロッカーがどこにあるかを判断するのに役立ちます。

また、チームリーダーの注意が必要な場所と、ブロッカーを取り除くためにどのような対策を講じる必要があるかについても明確に理解できます。

Createlyは、プロジェクト計画中にワークフローを視覚化できるオンラインのビジュアルワークスペースであるため、作業の重複を早期に特定して防止できます。 スイムレーン図にプロジェクトワークフローを計画して、各チームにタスクとリソースを割り当てます。 プロジェクト全体を1つのキャンバスに視覚化することで、プロジェクトの追跡のために複数のアプリ間を行き来する手間を省くことができます。 誰が何をしているのかを簡単に判断できるため、タスクが重複する可能性がなくなります。

透明性を保ち、作業にアクセスできるようにする

プロジェクトを完了したら、行った作業の遺産を残します。 会社の関連するすべてのチームメンバーがあなたの仕事にアクセスできるようにします。

以前の研究やプロジェクトの取り組みへのシームレスなアクセスを容易にするデータベースがあることを確認してください。 これは、将来のプロジェクトを試みる同僚が完了した作業に関する知識を収集するのに役立ち、作業の重複の余地をなくします。

また、潜在的な行動方針の結果について彼らに啓蒙し、異なる方法で何をすべきかを明らかにします。

Createlyは、ブレーンストーミングや計画から実行まで、すべてのプロジェクトコンテンツ、タスク、およびコミュニケーションを一元化するための中央ハブとして機能できます。 マインドマッピング、アフィニティマッピング、スプリント計画、プロジェクトタイムライン、ワークフローマッピングなどのカスタマイズ可能なフレームワークを提供します。 アプリ内ビデオ会議、マウストラッキング、コメントなどのCreatelyのコラボレーション機能により、ユーザーは連携して情報をシームレスに共有できます。

2回目は「常にではない」魅力です

仕事の重複は必ずしも悪いことではありません。 ただし、適切な結果が得られない場合、作業の重複には時間がかかり、非常に面倒な作業になる可能性があります。

仕事のやり方を賢くしてください。 今日のビジネス環境では、もはやサイロで作業することはできません。 遠慮なく同僚と交流し、常にコミュニケーションを取りましょう。 お互いに知識を共有することにオープンであり、集合的な目標を達成することに集中してください。 効果的なコミュニケーションとコラボレーションにより、会社の全員が成功に向けた集合的な旅で有意義な仕事をすることが保証されます。