請求書の送付方法は？便利なツール

公開: 2022-08-29

すべてのフリーランサー、中小企業の経営者、または起業家は、毎月請求書を発行します。 彼らは、行われた仕事や配達された商品の支払いを受け取るために必要です。 ただし、そのような書類を発行しただけでは、支払いの受領が保証されるわけではありません。 完全な成功のためには、それを請負業者に引き渡す必要があります。 この記事では、請求書を送信する 3 つの方法と、このプロセスで特に便利なツールについて説明します。

請求書の送付方法 – 目次:

紙の請求書の送付方法は？
請求書を電子形式で作成するにはどうすればよいですか?
請求書を含む PDF ファイルを作成して送信するにはどうすればよいですか?
請求アプリケーションはどのように役立ちますか?

紙の請求書の送付方法は？

インターネットは私たちの家庭やオフィスに完全に定着しましたが、圧倒的多数の請求書は従来の郵便で送信されます。レポートによると、E-Invoicing / E-Billing. デジタル化と自動化請求書の 90% が紙の形式で受信者に送られます。

残念ながら、これには欠点があります。そのうちの 1 つは、指定された住所に手紙を配達するのにかかる時間です。出荷するときは、支払いを受けるまでのプロセス全体を考慮する必要があります。かなりの数の人が紙の文書に添付されている可能性があることを覚えておく必要があります。彼らは、あなたがこの形式で請求書を提供することを期待しています。確かに、電子的に請求するよう説得できる場合もありますが、それ以外の場合は、顧客の希望に適応する必要があります。

紙の請求書を送るために必要なツールのほとんどは、どのオフィスでも利用できます。 プリンター、オフィスソフトウェア、封筒を備えたコンピューターが必要です。 請求書は、専用のフォームに手書きすることもできますが、電子文書で作業する方がはるかに簡単です。

ワードプロセッサまたはスプレッドシートを使用すると、必要なすべての要素を含むドキュメントを準備できます。次に、それを印刷し、封筒に入れ、住所を記入して送信する必要があります。一般的なワードプロセッサのほとんどは封筒に印刷できるので、宛名を手書きで書くのに苦労する必要はありません。あとは、郵便切手を購入して請負業者に手紙を送るだけです。

請求書を電子形式で作成するにはどうすればよいですか?

紙の文書に代わるものは、電子請求書です。作成するのに特別なソフトウェアは必要ありません。毎日使用する単純なスプレッドシートやワードプロセッサで十分です。従来のメールで送信されるドキュメントと同様に、最初に請求書を作成する必要がありますが、印刷する代わりに、この方法で作成したファイルを保存する必要があります。

DOC や XLS などの形式は避けてください。これらは一般的で簡単に開くことができますが、大きな欠点が 1 つあります。この方法で準備されたドキュメントは簡単に編集できます。確かに、そのようなファイルの編集をパスワードで保護するオプションがありますが、実績のあるソリューションである PDF ファイルを使用することをお勧めします。このような文書を送信することにより、その内容にだれも干渉しないことが保証されます。

請求書を含む PDF ファイルを作成して送信するにはどうすればよいですか?

たとえば、Adobe Acrobat など、Web で利用可能なコンバーターの 1 つを使用して、PDF ファイルを作成できます。以前に DOC ファイルに保存された請求書を選択するだけで、プログラムが自動的に PDF への変換を実行します。コンピュータの設定とワードプロセッサ/スプレッドシートで使用可能なオプションに応じて、プログラム内から PDF 形式でファイルを保存するオプションを選択することもできます。

このようにして作成したドキュメントを電子メールの添付ファイルとして追加します。このステップでクライアントへのメッセージの作成を開始することをお勧めします。これにより、添付ファイルなしでメールを送信することがなくなります。メッセージのタイトルには、請求書が適用されるプロジェクトの名前を含めることができます。メールの内容は短く要点を押さえたものにする必要がありますが、丁寧な口調を保つことを忘れないでください。これまでの協力に感謝し、今後提供されるサービスの利用を奨励し、部分的な請求書の場合は、それがどの段階の作業に関連しているかを示します。

請求アプリケーションはどのように役立ちますか?

これは、最も幅広いオプションを提供するため、請求書の送信を大幅に容易にするツールです. 紙の書類が必要な会社と仕事をしている場合は、クライアントの希望に応じて請求書を発行、印刷し、普通郵便で送信するだけです。このようなアプリケーションには既製の請求書テンプレートが付属しているため、国の規制に準拠していることを確認できます。

また、VAT 率や、計算と集計の正確性についても心配する必要はありません。適切な税率を選択し、商品/サービスの正味価値を入力するだけで、プログラムは商品自体の価値と税金を計算します。

無料の請求アプリを使用すると、この形式の通信を受け入れる請負業者の電子メールボックスに直接電子請求書を簡単に送信できます。このようなドキュメントはすぐに PDF 形式で保存されるため、そのようなファイルをデータの整合性を保証する形式に変換する際に問題は発生しません。このように作成された請求書は、文字通り数回クリックするだけで送信できます。メールにログインする必要はありません。アプリケーション内からすべてを実行できます。メッセージの件名を入力し、その内容を完成させるか、準備されたテンプレートを使用して、時間を節約し、作業を大幅に短縮できます。

重要なのは、「送信」ボタンをクリックすると、発行した請求書がメッセージに自動的に添付されるため、添付ファイルなしで電子メールを送信することは二度とありません。 標準の電子メールと同様に、メッセージの受信者を選択したり、受信者を追加したり、非表示のコピーを送信したりすることもできます. これは、プロジェクトで一緒に作業している担当者と経理部門の両方に請求書を送信できるため、大企業を扱う場合に実用的です。

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作者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを持つ問題解決者。これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。従業員やパートナーを探すとき、彼が最も重視する資質は、世界に対する開放性と好奇心です。
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