プロとしてメールを始める方法 [+テンプレート]

今日、メールは私たちの主要なコミュニケーション手段であり、メールを開始することは、仕事上および個人的なコミュニケーションに不可欠な側面です。 仕事、学校、または個人的な目的のいずれであっても、適切にメールを開始する方法を知っておく必要があります。

ビジネス パートナー、見込み客、同僚のいずれと通信する場合でも、メールの始め方によって、メッセージの残りのトーンが決まります。 実際、よく書かれたメールのイントロは、会話の成否を分ける可能性があります。

この記事では、メールのイントロが重要である理由を探り、さまざまな状況で使用できるメールを開始する 19 の異なる方法を提供します。 さらに、最適なメールの冒頭部分の書き方に関するヒントも提供します。

読む！

メール イントロが重要な理由

前述のように、紹介メールはメッセージ全体のトーンを設定します。 これは受信者に対するあなたの第一印象であり、受信者があなたとあなたのメッセージをどのように認識するかに影響を与える可能性があります。 よく書かれた冒頭の行は、読者の注意を引き、価値があると感じさせ、会話を成功させるための準備を整えることができます。

一方、メールの冒頭が不適切に書かれていたり、不適切であったりすると、受信者の気分を害したり、あなたのメッセージを無視させたりする可能性があります。 また、販売、職業上のつながりの確立、または単に健全な関係の維持など、メールの意図の成功にも影響を与える可能性があります。

メールの冒頭の行は、魅力的で親しみやすく、受信者に関連するものでなければなりません。 優れたメールの紹介文は、信頼関係を築き、会話のトーンを設定し、受信者が続きを読むように促すのに役立ちます。

状況に応じてメールを開始するさまざまな方法

電子メールが迅速で便利な通信手段であることは周知の事実です。 これにより、世界中の人々と会話することができます。 しかし、メールを始めるとき、多くの人は適切な言葉を見つけるのに苦労します。

状況に応じて、メールを開始する方法を見てみましょう。

公式/公式の電子メール

公式または公式の電子メールは、通常、求職やビジネスの問い合わせなど、専門的な設定で使用されます。 フォーマルなメールを書く場合は、プロフェッショナルなトーンを使用することが不可欠です。

「Dear Mr./Ms./Dr. [姓]」または「関係者へ」。 過度にカジュアルな言葉や略語の使用を避け、文法と句読点が正しいことを確認してください。

非公式のメール

非公式の電子メールは通常、友人や家族に電子メールを送信するなど、個人的な設定で使用されます。 そのため、よりリラックスしたトーンを可能にします。 「こんにちは[名前]」や「やあ[名前]」などの親しみやすい挨拶から始めることができます。 ただし、プロフェッショナリズムのレベルを維持したいので、カジュアルになりすぎないように注意してください。

コールドメール

これまで会ったことも、連絡をとったこともない人に、コールド メールが送信されます。 第一印象を良くする必要があるため、コールドメールを始めるのは難しい場合があります。

自己紹介と連絡を取りたい理由を説明することで、コールド メールを開始できます。 「簡単な質問」や「紹介」など、受信者の注意を引く件名を使用することを検討してください。

メールはできる限りパーソナライズし、一般的な言葉の使用は避けてください。 また、マーケティングと販売のためのコールドメールのオープニングラインの例を必ず調査し、応答率を上げるのに最適なものを選択してください.

フォローアップ メール

フォローアップ メールは、前のメールまたは会話の後に送信されます。 就職の面接や売り込みなど、さまざまな場面でフォローアップ メールを使用できます。 しかし、メールのフォローアップを開始する良い方法はありますか?

以前の通信を参照し、受信者にコンテキストを思い出させることで、フォローアップ メールを開始することをお勧めします。 親しみやすくプロフェッショナルな口調で、何をフォローアップしているのかを明確にします。

ありがとうメール

お礼のメールは、会議や会話の後に感謝の気持ちを表すために送信されます。 就職の面接やクライアントとのミーティングの後など、さまざまな場面で使用されます。

感謝の気持ちを表し、受信者に時間を割いてくれたことに感謝することから、お礼メールを始めましょう。 感謝の気持ちを具体的に示し、友好的で感謝の気持ちを込めた口調を使います。

また読む: LinkedIn ありがとうメッセージ

お詫びメール

間違いや誤解をお詫びするお詫びメールを送信します。 通常、職場やビジネス コンテキストなどの専門的な設定で使用されます。 過ちを認め、責任を取ることから始めましょう。 誠実で共感的なトーンを使用し、謝罪する内容を明確にします。

ご覧のとおり、状況に応じて、さまざまな方法でメールを開始できます。 フォーマルなメールでもカジュアルなメールでも、状況や受信者との関係に応じて、冒頭を慎重に選択することが重要です。

メールの始め方【19例】

メールのイントロの重要性と、状況に応じてメールのオープニングを変更する方法がわかったので、インスピレーションを得るための実践的なメールのオープニングの例をいくつか見てみましょう. これらのメールの世間話の例をメール テンプレートとして使用して、結果志向のメールを作成することをお勧めします。

1. 正式な電子メール

件名: [名前]、[トピック] について

[名前] さん、こんにちは。

ご健勝のことと存じます。 [Topic] に関してあなたに手紙を書いています。

2. 非公式の電子メール

件名: [トピック]

[名前] さん、こんにちは。

うまくいっていることを願っています！ [Topic] について連絡したかっただけです。

3. コールドメール

件名: はじめに

親愛なる [名前] 様

私の名前は [あなたの名前] で、私は [あなたの役職または会社] です。 あなたの [ウェブサイト、LinkedIn プロフィールなど] に出会い、[連絡する理由] になる可能性があると考えました。

4. フォローアップ メール

件名: [トピック] のフォローアップ

[名前] さん、こんにちは。

[トピック] に関する以前の会話のフォローアップをしたいと思いました。 更新があるかどうか、または他に質問があるかどうかを知りたいと思っていました。

5. ネットワーキング電子メール

件名: 相互接続

親愛なる [名前] 様

ご健勝のことと存じます。 [つながりの名前]を通じてお互いにつながりがあることに気づき、連絡を取り、自己紹介したいと思いました。

6. 求人応募メール

件名：【役職】応募

採用担当者各位

[会社名] の [役職名] のポジションに興味があることを伝えるためにメールをしています。 参考までに私の履歴書を添付します。

7. お礼メール

件名: ありがとう

[名前] さん、こんにちは。

【お礼の理由】 ありがとうございます。 [サポート、時間、労力など] に心から感謝します。

8. お詫びメール

件名：【ミス】のお詫び

親愛なる [名前] 様

[間違い]について連絡を取り、謝罪したいと思いました。 私は[過ちの結果]を理解し、自分の行動に全責任を負います。

9. メールをリクエストする

件名: [トピック] のリクエスト

[名前] さん、こんにちは。

ご健勝のことと存じます。 [トピックまたは好意] を要求するために書いています。

10.セールスメール

件名: [製品/サービス] の [オファー]

[名前] さん、こんにちは。

[製品/サービス] についてご紹介したいと思いました。 【特典・割引】は期間限定です。

11.リマインダーメール

件名: [トピック] についてのリマインダー

[名前] さん、こんにちは。

[Topic] に関するリマインダーを送信したかっただけです。

12.紹介メール

件名: はじめに

親愛なる [名前] 様

手を差し伸べて自己紹介したかった。 私の名前は [あなたの名前] で、私は [あなたの役職または会社] です。

13. フィードバック電子メール

件名: フィードバックのリクエスト

[名前] さん、こんにちは。

[プロジェクト/タスク] に関するフィードバックを求めてメールを送信しています。 ご意見をお待ちしております。

14. コラボレーション メール

件名: コラボレーションの機会

こんにちは[名前]さん

ご健勝のことと存じます。 あなたの[作品、プロフィールなど]に出会い、[プロジェクト/アイデア]で協力できると思いました。

15. お祝いメール

件名：【達成】おめでとうございます

親愛なる [名前] 様

【達成】おめでとうございます！ [追加のお祝いメッセージまたは支援の申し出].

16. お知らせメール

件名: お知らせ

[名前] さん、こんにちは。

[お知らせ] についてお知らせしたいと思います。 [追加の詳細または行動を促すフレーズ]。

17. 調査メール

件名: 調査依頼

親愛なる [名前] 様

[トピック]に関するアンケートへの参加をお願いしています。 あなたのフィードバックは私たちにとって貴重です。

18.招待メール

件名: 招待状

[名前] さん、こんにちは。

[イベント/会議] への招待状を送りたいと思っていました。 [追加の詳細または RSVP 要求]。

19. ニュース更新メール

件名: 最新ニュース

親愛なる [名前] 様

[Topic] について連絡を取り、最新情報を提供したいと思いました。 [追加の詳細または行動を促すフレーズ]。

これで、メール イントロの 19 の例が完成しました。 これらの例をインスピレーションやテンプレートとして使用して、効果的なメールの冒頭の行を書くことができます。

最適なメールの冒頭部分の書き方

ビジネス上の理由であろうと個人的な理由であろうと、メールの最初の行は、受信する応答に大きな影響を与える可能性があります。 最高のメール冒頭の行を書くことは、練習で習得できるスキルです.

効果的なメールの冒頭の行を書く技術を習得する方法を詳しく見てみましょう。

短くて甘いものにしてください

メールの冒頭の行に関しては、多くの場合、少ないほど多くなります。 長くて言葉の多い冒頭のセリフよりも、短くて甘い冒頭のセリフの方が、読者の注意を引く可能性が高くなります。 そのため、最初の行は 1 文または 2 文に抑えることをお勧めします。 さらに、読みやすく、理解しやすいものであることを確認してください。

メールの冒頭をパーソナライズする

メールの冒頭部分をパーソナライズすると、すべてが変わることをご存知ですか? 受信者の名前を呼び、相手との関係に適したトーンを使用するようにします。 友人に手紙を書く場合は、潜在的な雇用主に手紙を書く場合よりも、よりカジュアルに書くことができます。

すぐに要点をつかむ

メールの冒頭の行で藪の周りを叩くことは避けてください。 要点を直視し、なぜ書いているのかを読者に伝えます。 情報が必要な場合は、そう言ってください。 支援を提供する場合は、彼らに知らせてください。 メッセージが明確であればあるほど、返信が得られる可能性が高くなります。

フックを使う

フックとは、読者の注意を引き、読み続けるように促すキャッチーなフレーズまたは文です。 それは、質問、声明、または行動を促すフレーズである可能性があります。 メールの冒頭でフックを使用することは、読者の関心を引き、返信を促す効果的な方法です。

プロフェッショナルであること

メールの冒頭で個人的で魅力的であることは重要ですが、プロフェッショナルな口調を維持することも不可欠です。 ビジネス環境で不適切と思われるスラングや非公式の言葉の使用は避けてください。 適切な文法とスペルを使用し、受信者の時間を尊重してください。

ユーモアを使用する (適切な場合)

多くの人が、ちょっとした楽しみからプロのメールを始める方法を知りたがっています。 ユーモアがあなたの背中を持っています！ はい、ユーモアは緊張をほぐし、楽しい方法で読者とつながるための優れた方法です。 ただし、ユーモアを適切に使用し、攻撃的または不適切な可能性があるものは避けることが不可欠です。 自分のジョークや駄洒落が適切かどうかわからない場合は、注意を怠ってスキップすることをお勧めします。

クリエイティブに

最後に、メールの冒頭の行を工夫することを躊躇しないでください。 既成概念にとらわれず、ユニークで記憶に残る何かを考え出してください。 クリエイティブなメールの冒頭部分は印象に残り、返信を得る可能性を高めます。

これらのヒントに従うことで、注目を集め、結果を得るメールの冒頭の行を書くことができるようになります。

また読む: メール ドリップ キャンペーンの最高の例

メールを始める際に避けるべきこと

メールの冒頭で素晴らしい第一印象を与えるためにできることはたくさんありますが、避けるべきこともいくつかあります。 以下は、メールを順調に開始するために避けるべき特定の事項です。

カジュアルになりすぎないようにする

メールでフレンドリーで親しみやすいものにすることは重要ですが、カジュアルになりすぎないようにする必要があります。 「ねえ」または「お元気ですか？」でメールを始めます。 」は、特によく知らない人に手紙を書いている場合は、プロ意識に欠ける、または無礼にさえ感じられる可能性があります。

すべて大文字の使用を避ける

メールの冒頭ですべて大文字を使用すると、怒鳴ったり、攻撃的であると認識される可能性があります。 代わりに、適切な大文字と句読点を使用して、メッセージを明確かつプロフェッショナルに伝えます。

スラングや略語を避ける

スラングと略語は混乱を招く可能性があり、誰もが理解できるわけではありません。 よく知らない人に手紙を書く場合は、広く理解されていない可能性のある言語を使用しないことをお勧めします。 これには、頭字語、省略形、さらには絵文字が含まれます。

仮定を避ける

思い込みでメールを始めると、受信者が不快に感じたり、防御的になったりする可能性があります。 たとえば、 「あなたは興味がないと思います」という文でメールを始めるのは不快であり、受信者が返信するのを思いとどまらせる可能性があります。

形式的になりすぎないようにする

メールでプロフェッショナルなトーンを維持することは重要ですが、フォーマルすぎると、カジュアルすぎるのと同じくらい不快になる可能性があります. 過度に形式張った言葉遣いや、理解しにくい不必要に複雑な文は使用しないでください。

言い過ぎを避ける

長くとりとめのない文でメールを始めると、受信者がメッセージを理解するのが難しくなる可能性があります。 冒頭の文は短く要点を押さえ、メールの目的を明確に伝えるようにします。

否定的であることを避ける

ネガティブなトーンでメールを始めると、受信者が防御的になり、返信する可能性が低くなる可能性があります。 したがって、苦情や批判でメールを始めることは避け、代わりに前向きで建設的な言葉に焦点を当ててください.

効果的なコミュニケーションには、メールを最初から正しく開始することが不可欠です。 これらのガイドラインに従うことで、メールの開封がプロフェッショナルで親しみやすく、メッセージを効果的に伝えることができます。

結論

特に最適な開始方法がわからない場合は、メールを開始するのが難しい場合があります。 ありがたいことに、メールを開始する方法に関するこれらのヒントを使用すると、メッセージのトーンと目的に応じてさまざまなオプションを選択できます.

率直な言葉からフレンドリーな挨拶、さらにはユーモラスな冒頭まで、読者の注意を引き、ポジティブな第一印象を与える方法はたくさんあります。 さらに、テンプレートには、独自の状況に合わせてカスタマイズできる実用的な例が用意されています。

冒頭のセリフはメールを書く上で重要な要素であることを忘れないでください。時間をかけて、プロフェッショナルで、魅力的で、オーディエンスに合わせた冒頭を作成してください。 さらに、ソーシャルメディアを使用してメールの冒頭の行を書くことも良い考えです. たとえば、イントロ メールの作成に関する貴重なヒントを共有している、洞察力に富んだ LinkedIn の記事を多数見つけることができます。 これらのヒントを使用すると、効果的でインパクトのあるメールを作成できるようになります。