ERG の始め方: ERG から学んだことと人事担当者が知っておくべきこと

公開: 2023-10-12

従業員リソースグループ (ERG) を開始することは、特にゼロから始める場合、複雑であると同時にやりがいがあります。この旅に怖気づいているのはあなただけではないでしょう。しかし、正直に言って、ERG を始めるのは思っているほど難しくありません。人事側が関与する計画と組織化が必要ですが、ERG は本質的に従業員主導で運営されます。人事プロフェッショナルとしてしなければならないのは、基礎を築き、物事をスムーズに進めるためのプロセスを確立し、組織的なサポートを提供することだけです。

私たちはお客様の立場に立って、ERG の複雑さに取り組んできました。これは、ERG の開始方法に関する直接の説明です。これは、Submittable の ERG 作成の 1 階からの実際の経験に基づいて描かれた実践的なロードマップです。

ERG は、共通の背景、興味、経験を共有する従業員によって、従業員のために作成された企業内のコミュニティです。これらのグループは、個人が専用の安全なスペースで他の人とつながり、視点を自由に共有できるようにします。 ERG はまた、過小評価されているグループの従業員の声を拡大し、組織レベルでの意識と変化を訴える機会を従業員に与えます。

チームに ERG を導入したいと考えているのは、あなただけではありません。 Fortune 500 企業の約 90% は組織文化の一部として ERG を採用していますが、あらゆる規模の組織がこの種のスペースを持つことで利益を得ることができます。

私たちは一歩下がって、ERG の実装と実行における Submittable の歩みを振り返ってみようと考えました。当社の ERG は、従業員が運営する、従業員中心のグループであり、より大きなワークスペース内のマイクロコミュニティとして運営されています。私たちの経験に基づいて、効果的な ERG プログラムを開始するために実行できるいくつかの手順を特定しました。

従業員の関心を測定する
リーダーシップの確実な賛同
ERG の目的を定義する
従業員が ERG に参加できるようにする
ERGリーダーの確立
議論のための安全なスペースを作る
継続的なサポートを提供する

前提条件: ERG は従業員主導である必要がある

効果的な ERG を作成するための鍵は、まさに従業員という名前にあります。 ERG が最も成功するのは、信頼と帰属に基づいた環境で従業員が誠実に参加できる場合です。そのためには、会社の監督を最小限に抑えながら、従業員がこれらのグループを自ら主導して運営できるようにする必要があります。

ERG の最も重要な特質は、コミュニティを育成する能力であり、人々が自分らしく現れ、同じ志を持った人々が集う空間で自分の成功や課題を発言できるようにします。そのコミュニティを構築するには、従業員に主導権を握らせてください。

Submittable の ERG のリーダーと参加者は、自分たちのスペースがどのようなものであるかを決定できます。グループ内での所有権と主体性が高まると、従業員は意見を表明し、議論に参加し、革新的な取り組みに積極的に参加する可能性が高くなります。さらに重要なことは、従業員が運営する ERG は、草の根のアプローチをとることで、メンバーのニーズに常に応え、コミュニティが直面する本当の問題と連携し続けることができるということです。

1. 従業員の関心を測定する

従業員は、自分たちに真の意味でサービスを提供しないグループには参加しません。 ERG の作成は、企業がどのグループをサポートするかを決定するトップダウンの取り組みであってはなりません。また、DEI チェックリストの項目を完了するためだけに ERG を作成すべきではありません。そうしないと、トークニズムが永続するリスクが生じます。

まずは、ERG プログラムの創設に対する従業員の関心を測ることから始めます。どのトピックが彼らにとって最も関連性があるかを尋ねます。また、従業員の人口統計データをベンチマークとして利用して、どのターゲット層に十分な従業員が参加に関心を持っているかを判断することもできます。

全社的な従業員の脈拍調査を実施するか、全員参加会議でERGを議題として取り上げることをお勧めします。従業員の関心に基づいて、Submittable は現在、次の 4 つの草の根主導の ERG をサポートしています。

働く親と介護者のための ERG
メンタルヘルス擁護ERG
デイエルグ
リモート従業員の ERG。

Submittable の HR マネージャーである Haley Catton 氏は、従業員の要望が Submittable の最初の ERG の作成につながったと説明します。

「ERGはコミュニティを構築し、さまざまな興味や人口構成を尊重し、孤立を減らすのに本当に役立つはずです」とカットン氏は述べた。「それが、私たちのERGが始まった理由です。コロナ後、非常に多くの人がリモートになったとき、孤立とサイロ化のためにコミュニティが求められていたからです。」

ERG への参加を希望する従業員の数は特定する必要はありませんが、従業員から認識できるレベルの関心があることを確認する必要があります。この関心は、従業員が ERG を有機的に取り上げるという形で、または脈拍調査からの肯定的な回答として現れる可能性があります。そうしないと、真の関心がなければ、ERG の参加率が低くなり、ターゲットグループのニーズに応える効果が低下する可能性があります。

2. リーダーからのサポートと予算を確保する

従業員が参加したいと判断したら、予算を設定して ERG を設立する際に人事部門をサポートするようリーダーに主張できます。組織からの財政的支援は、リーダーのコミットメントとサポートを示し、ERG がイベントやトレーニングセッションなどの有意義な活動を実施できるようにします。財政的支援がなければ、ERG の範囲と影響は限定される可能性があります。

従業員経験調査や人口統計情報からのデータを指摘することで、ERG の必要性があることを証明できます。たとえば、従業員が会社が DEI に対してもっと取り組むことができると感じている場合、ERG を作成することは、より包括的な職場を構築するという会社の取り組みを示す明確な方法です。

経営幹部と話すときは、ERG が従業員によってどのように運営されるのか、会社がどのようなサポートを提供する必要があるのかについて概要を説明してください。

あなたの目標は、ERG が活動を実施したり、ERG の利益に沿った大義に対して企業寄付を行ったりするための予算を確保することです。また、ERG のエグゼクティブスポンサーとしてリーダーシップを発揮し、直接のコミュニケーションとサポートを提供するよう依頼することもできます。

ERG は、重要だと感じる問題や原因について企業レベルでの認識を高めるために予算を使用することを選択する場合があります。全社的なイベントやプログラムは、過小評価されているグループにプラットフォームを提供し、文化的理解を高めることができます。

たとえば、当社のメンタルヘルスアドボカシー ERG は、アイビーワッツを招待し、すべての Submittable 従業員にメンタルヘルスの重要性と不安への対処方法について講演してもらいました。働く親と介護者向けの ERG は、支援が必要な子供を持つ従業員を支援するために学用品の寄付活動を実施し、寄付金のほとんどは地元のミズーラの学校に寄付されました。

3. 従業員が各 ERG の目的を定義し、文書化するようにします。

各 ERG には、その存在理由と誰に役立つかを説明する明確な目的があり、それが数文にまとめられている必要があります。たとえば、メンタルヘルス ERG の目的ステートメントは次のとおりです。

Submittable Mental Health ERG は従業員主導のコミュニティであり、偏見のない、心理的に安全な方法で精神障害と福祉の実践について話し合うための教育スペースを育成しています。

この目的宣言は、各 ERG のメンバーに対するコミットメントを表しており、参加者が全体像に集中できるようにします。

一部のグループは同盟を歓迎しますが、他のグループはセキュリティを強化するために ERG をそのグループのメンバーに制限することを好む場合があります。いつものように、トップダウンで決定するのではなく、各ERGに所属する従業員が自ら決定するようにします。

4. 頻繁な発表を通じて ERG を可視化する

従業員は ERG の存在を知らなければ、ERG に参加できません。 ERG の成功に関する人事としての主な役割の 1 つは、ERG に対する意識を高める役割を果たすことです。

全社員会議、社内ニュースレター、Slack チャネル、従業員休憩室の掲示板など、利用可能なすべての社内チャネルを通じて今後の ERG を宣伝します。特定の問題や ERG への参加に特に関心を示している従業員に連絡してください。 ERG 参加者に情報を広めるよう依頼してください。

認識は、ERG を軌道に乗せるだけで終わるわけではありません。 ERG が確立されたら、継続的に ERG を可視化する必要があります。当社は、Submittable の新入社員に対してオンボーディング中に ERG について教育し、会社 Wiki (現在は Confluence を使用しています) などのアクセスしやすい目立つ場所に ERG への参加に関するリソースを保管しています。

ERG を紙の上で宣伝するだけでは十分ではありません。実際に従業員が参加できるようにする必要もあります。 Great Place to Work によると、ERG のエグゼクティブスポンサーの 100% はリーダーシップが ERG への参加を奨励していると考えていますが、ERG リーダーの 52% はそれが真実であると考えています。最近の社内調査によると、Submittable 従業員の 56% が、ERG への参加の最大の障壁は「時間がない」と回答していることがわかりました。

その結果、従業員が ERG の会議やイベントに参加するためのスペースと時間を確保するための措置を講じました。人事および管理の観点から、当社は従業員の時間の有効活用として ERG を支持し、チームメンバーが健康上のメリットとして ERG を利用することを奨励しています。また、ERG と提携して全社規模のイベントを後援し、知名度を高めています。

5. ERG リーダーを確立し、共同リーダーモデルの使用を検討する

各 ERG には、コミュニティを代表し、擁護するリーダーが必要です。リーダーは ERG と HR の間の連絡役として機能し、グループのプライバシーを保護しながらグループの活動を可視化します。

ERG リーダーを任命すべきではありません。誰かがそれを望まない場合、追加の責任を負わせることはできません。強力な ERG リーダーは、包括的なコミュニティの構築に情熱を持っている必要があり、他の人が同じようにできるよう支援したいと考えている必要があります。

ERG を率いる負担を相殺するために、共同リーダーモデルを導入しました。各 ERG には 2 人のリーダーがおり、インセンティブとして、各共同リーダーが選択した慈善団体に寄付できるように 500 ドルを提供しています。私たちはリーダーに対し、少なくとも 1 年間はその職に就くことを求めており、その後はバトンを渡すか、引き続きリーダーを務めることができます。

ERG 共同リーダーは会議を整理整頓し、グループの全員が意見を表明する機会を確保します。 Submittable の ERG 共同リーダーには、メンバーに可視性を提供し、参加を促すために、各会議の議題を設定するようお願いしています。

ただし、議論を導く共同リーダーがいるにもかかわらず、ERG が従業員中心でコミュニティ主導であり続けるためには、民主化されたスペースであることが重要です。

Submittable の製品マーケティングマネージャーである Sam Ellsworth は、メンタルヘルスアドボカシー ERG の共同責任者です。

「リーダーがいるからといって、そのリーダーが他の人よりもそのテーマについてよく知っているというわけではありません」とエルズワース氏は言う。「メンタルヘルスなど、私たち一人ひとりが自分のテーマを定義し、扱う方法はまったく異なる可能性があります。たとえば、予算はありますが、その予算をどこに使うかを決めるのは私だけではありません。「何が欲しいか」を決めるために会議を開きます。リーダーになるということは、自分の意見が他の人の意見よりも優れていると言うことではなく、全員を集めて、いつ、どこで何が起こっているかを人々に知らせることです。」

6. ERG が議論のための安全なスペースを作成できるようにする

ERG は、従業員が仕事関連の課題などの経験について自由に話し、他の人とのつながりを築くための安全な場所を提供する必要があります。この安全な空間には、多大なプライバシーと自主性が必要です。

Submittable では、ERG リーダーとメンバーがスペースをどのように使用したいかを決定します。各 ERG は特定のトピック (つまり、グループが予算をどのように使いたいか) をテーマに月例会議を開催しますが、メンバーは強制的に出席する必要はありません。メンバー同士がより気軽にチャットできるSlackチャンネルも提供しています。

エルズワース氏は、ERG メンバーに安全な場所を提供する鍵は、メンバーがどのような立場で現れても受け入れられ、受け入れられていると感じられるようにすることであると述べています。

「主題に関係なく、ERG は人々が何かに情熱を持ち、相談できるコミュニティを提供し、同じようなことを経験している人々とつながる機会を提供します」とエルズワース氏は述べています。「あなたが積極的に参加したい場合でも、発言するかどうかにかかわらず、ERG は孤独にならないためのプラットフォームを提供します。」

原則として、メンバーは、プライベートチャネルや会議で発言した内容は ERG の外部で共有してはならないことに同意する必要があります。人事担当者は、ERG Slack チャネルを招待専用にし、ERG の会話が人事やリーダーによって監視されず、今後も監視されないことを説明することで、心理的安全性を促進できます。

7. 継続的なサポートを提供する

効果的な ERG は従業員によって主導されますが、会社のリソースによって支えられています。持続的で前向きな変化を生み出すためには、ERG にサポートを提供し、貴重な教育源として ERG に頼ることが重要です。これは次のようになります。

ERG リーダーとの定期的なチェックイン

Submittable では、ERG リーダー、人事マネージャー、CEO の間で四半期ごとに同期を行っています。これらのチェックイン中に、リーダーは ERG の状況に関する最新情報を提供し、目標を確認し、グループが会社が考慮すべきと考えるトピックや懸念事項を提起します。これらの会議は、ERG と人事、CEO の間の直接のコミュニケーションを提供すると同時に、ERG がプライバシーを保護し、自律性を維持できるようにします。

ERG イベントや活動のためのスペースを作成する

ERG は、コミュニティの育成やポジティブな変化の創出に役立つイベントや活動に、割り当てられた予算や会社の時間を使用することを選択できます。

ワークショップ、セミナー、祝賀会などの ERG イベントは、可視性を高め、関連する問題について組織レベルでの意識を高めることができます。また、多様性を強調し、理解を促進し、職場環境の包括性を強化することもできます。

たとえば、全員参加の会議が終わるたびに、オフィス内の 2 か所で報告会や交流を目的としたハッピーアワーが開催されます。リモート従業員 ERG は、全員参加後のバーチャルハッピーアワーを提唱し、成功を収めました。これは、バーチャルコミュニティを強化し、リモートワーカーを有意義なチーム構築活動に参加させるのに役立ちました。

ERG から学ぶ

ERG は、組織内の疎外されたコミュニティの従業員が実際にどのように感じているかについての貴重な洞察を提供します。たとえば、DEI への取り組みに関して会社がどの程度うまくいっているかを従業員に尋ねる全社員アンケートを実施します。一般的な感情としては、あなたは大丈夫だと思われるかもしれませんが、ERG のメンバーの感じ方が異なる場合、その意見が本当のことを物語っている可能性があります。そうした個人は、リスクが低い従業員よりも、排除されたことによる悪影響をより強く感じることになる。

会社の決定に関するフィードバックやガイダンスを得るために ERG に頼ることもできます。新製品の発売やマーケティングキャンペーンがすべてのアイデンティティに敬意を払っていることを確認したい場合は、まず ERG に意見を取り入れてもらいます。 Splunk のソーシャルインパクトマネージャーであるパトリシアトゥースマン氏が述べたように、ERG を対象分野の専門家として扱うことで、企業はより賢明で包括的な意思決定を行うことができるようになります。

「私たちは障害者と真の ERG に製品、つまり Splunk 製品の再設計を手伝ってもらい、視覚に障害を持つ人々が製品をより使いやすくできるようにしました」とトゥースマン氏は言います。

また、ERG に CSR 戦略に関する方向性や、会社にどのようなプログラムを進めてもらいたいかを提供してもらうよう依頼することもできます。

「当社の従業員リソースグループは、従業員と従業員にとって最も重要な理念を全面的にサポートします」とトゥースマン氏は述べています。「そして、私が本当に誇りに思っている分野は、ボランティア休暇やマッチングギフトプログラムなどのリソースをどのように活用して、彼らが祝い、支援している大義を本当に高めることができるかというつながりだと思います。」

ほとんどの ERG にとって最大の課題は、従業員の参加を増やすことです

ERG の開始は最初のステップにすぎません。 ERG は設計上完全に自主的なものです。従業員は ERG への参加を希望し、会議や会話に積極的に出席する必要があります。そしてそこに本当の課題があります。

現在 ERG に参加しているのは全従業員のわずか約 8.6% であり、ERG 会議あたりの参加者は平均 4 人です。それでも、ERG に参加しているメンバーはコミュニティの一員であることを楽しんでおり、他のメンバーとのつながりを強化しています。これは、私たちの ERG が効果的であることを証明しています。

「他のプログラムと同様に、特にかなり新しいプログラムの場合、開発には時間と労力がかかりますが、ERG がここにあることをとてもうれしく思います」とキャットン氏は言いました。私たちはまだ始めたばかりですが、その過程で多くのことを学びました。

私たちが学んだ最後の教訓は、適切なプロセスとツールが従業員の ERG への参加を測定し、改善するのに役立つということです。 Submittable の Volunteer と Give を使用すると、ERG リーダーは独自のイニシアチブを作成および管理できます。これは、コミュニティに参加して影響を与えたいと考えている ERG に最適です。