プロジェクト管理における主要な問題への取り組み方
公開: 2022-03-16パンデミックによって開始された作業組織とビジネス管理の大規模な変化は、2022 年に少しも減速しませんでした。しかし、経済の熱狂とダイナミクスは、実際にはプロジェクトの円滑な実施を助長する可能性があります。 今日は、プロジェクト管理の主な問題を詳しく見てみましょう。
プロジェクト管理の問題 – 目次:
- プロジェクトマネジメントの主な課題
- プロジェクト範囲の問題
- プロジェクトの実行時間
- アクションの柔軟性
- 概要
プロジェクトマネジメントの主な課題
Pulse of the Profession レポートによると、より高い割合のプロジェクトが効率的に完了し、目標を達成し、予算内に収まり、予定された完了時間に達しています。 一方で、2021 年には前年よりも多くのプロジェクトがキャンセルされました。
したがって、成功したものを調べて、最高のものから学びます。 これらのプロジェクトの管理に関する主な問題は何でしたか? そして、今日それらをどのように解決しようとしますか?
今日は、プロジェクト管理における 3 つの主な関心領域に焦点を当てます。 これらは：
- プロジェクト範囲
- プロジェクトの実行時間
- チームの柔軟性
プロジェクト範囲の問題
プロジェクトの範囲を定義する際の問題は、通常、最初から始まります。 そして、その仮定が完全に明確になる前でさえ。 そのため、プロジェクトの青写真を注意深くスケッチすることが非常に重要です。 タスクをスケジュールする前に、目的とアクション プランを慎重に明確にするために十分な時間をかけてください。
プロジェクトの範囲を計画する際に適切なツールを使用し、関係者全員が理解できるようにプロジェクトを叙事詩またはスレッドに分割することをお勧めします。
- クライアントやパートナーとのコミュニケーション
- 自然なスコープの柔軟性とスコープのクリープ
- コンテンツ側
プロジェクトの成功を確実にするためには、その誕生そのものが重要です。 好ましい雰囲気、最も重要な前提条件の説得力のある提示、およびプロジェクト マネージャーの交渉力と対人スキルのすべてが、プロジェクトが却下されるか実行されるかを決定する可能性があります。
クライアントや他の意思決定者とのその後の話し合いは、プロジェクトの最初の範囲を定義する拘束力のある瞬間です。
しかし、なぜプロジェクトの「初期」スコープについて話すのでしょうか? 計画されたスコープが最終的なスコープと同じになることは決してないからです。
プロジェクト範囲の自然な柔軟性の仮定は、範囲の変動性に対処する方法であり、単に現実的なアプローチです。 これにより、プロジェクトのフレームワークを実際の成果物と変化するビジネス条件に適応させることができます。 ただし、この自然な変動性は、プロジェクトの主要な仮定に適用されてはなりません。
重要な仮定が変化し、実行するタスクの範囲が拡大すると、プロジェクトの成功は疑問視されます。 この問題は、スコープ クリープと呼ばれます。 スコープクリープという用語は、制御されていないプロジェクトの成長を意味します。 そして、これは、実施されたビジネス プロジェクトの 3 分の 1 を悩ませています。
プロジェクト管理におけるもう 1 つの障害は、プロジェクトの内容を定義することです。 プロジェクト マネージャーは、自分が実行したいタスクについて十分に理解しているかという質問に正直に答える必要があります。
この質問に対する答えが「いいえ」の場合、プロジェクトがどれほど進んでいても、専門家に相談する必要があります。 最初はプロジェクトチームを構成する人たちと。 ただし、外部の専門家のアドバイスが必要な場合もあります。
プロジェクトの実行時間
非常に経験豊富なプロジェクト マネージャーでさえ、プロジェクトの実行時間に関しては非常に楽観的です。 これは、完了した大規模プロジェクトの統計によって証明されています。 2021 年には、全世界でプロジェクトの 55% が予定どおりに完了しました。 これは、前年と比較して 4% の増加です。 しかし、結果はまだあまり満足のいくものではありません。
- 現実的な遅延
- チームコミュニケーション
通常、プロジェクトを予定どおりに完了することは、特定のタスクに割り当てられた非現実的な時間によって妨げられます。 そのため、タスクの実際の実行速度を統計的に測定し、スケジュールされた時間と比較できるツールを使用する価値があります。
もちろん、プロジェクトの実行時期は、その範囲や予算と密接に関係しています。 ただし、決定的な要因は、チームの効率性と柔軟性であることがよくあります。
チームのパフォーマンスは、タスクと責任を明確に委任することによって、明確で理解しやすい要件を満たす必要があります。 同様に重要なのは、作業実行の個々の段階の相互依存関係の透明性と、タスクのキューイングです。 プロジェクトの実行時間の後退を防ぐために、コミュニケーションのこれらの側面に注意してください。
アクションの柔軟性
プロジェクト管理の難点と失敗の原因は、よく知られた慣習に固執することによる柔軟性の欠如です。 特定のプロジェクトには適さない、試行錯誤された管理方法やツールの使用につながることがよくあります。 しかし、プロジェクト マネージャーとして、そしてチーム全体の柔軟性を高めるにはどうすればよいでしょうか。
- 機敏
- コミットメントと自己組織化
小規模で機敏なソフトウェア設計チームに固有の操作の柔軟性と問題解決が世界的に認められているのは偶然ではありません。 運用の柔軟性を高める必要がある状況では、IT 業界のプロジェクト管理ツールが他の業界に広がることがますます多くなっています。
アジャイルに管理されたチームは、優れた柔軟性を発揮できます。 その中で、マネージャーはプロジェクトに直接関与し、頻繁に自分の行動についてフィードバックを出したり受け取ったりします。 そして、チーム メンバーは、少なくともある程度は、実行するタスクを独自に選択します。 アジャイル チームを自己組織化のモデルに似せたものにしているものはすべてあります。
概要
プロジェクト管理の主な問題を 3 つのグループに分類しました。 1 つ目は、プロジェクトの実行中にプロジェクトの範囲を定義、理解、維持することです。 2 つ目は、プロジェクトのタスクのタイミングです。 3 つ目は、チーム管理の柔軟性を維持し、変化する状況に常に適応することです。
これらの問題に対処する最善の方法は、スケジュールと知識、管理方法、チーム、および非常に複雑なプロジェクトの管理を容易にするソフトウェアを使用して、常に最新の状態に保つことです。
統計情報源: Pulse of the Profession 2021
また読む:プロジェクトのマイルストーン
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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。