一般に、会議が具体的な結果を達成した場合、会議は成功したと見なされます。 結果だけに焦点を当てるのをやめ、実際の参加者に焦点を当てる時が来ましたか？

最近の研究は、これが事実かもしれないことを示唆しています。 目的のある会議とは、参加者を新しいレベルに引き上げ、心と心を豊かにする会議です。

行動科学の発見によると、人々が経験することは実際に物理的な脳組織を変化させます。 人々は会話を通じて脳を動かし、その3分の2以上が社会的です。 スピーカーやPowerPointプレゼンテーションとの従来の会議で座っていることが、脳にとってどれほど有害であるか想像してみてください。

従来型でアウト、クリエイティブでイン

多くのマネージャーは、組織のメンバーを利己的なエージェントと見なして、伝統的な経済論理を適用します。 彼らは対応する企業文化を生み出しますが、それは報われません。

次に、彼らは道の分岐点に到達します。より厳密な制御を実施して、望ましい結果を達成するか、意思決定を導き、会社のニーズと交差するのに役立つ本物のより高い目的に従って、創造的で会議を設計します。 2番目のオプションを選択すると、人々が新しいことに挑戦し、リスクを冒し、組織のあらゆるレベルでトップダウンでディープラーニングに移行することがわかります。

ファシリテーターはどのようにしてそのより高い目的を見つけるのを助けることができますか？

経営者に会社の目的を尋ねると、多くの人が「経済成長」や「利益の増加」などと言っています。 これは、彼らがビジネススクールで教えてきた経営戦略とその後に学んだことと一致しているため、当然のことです。 仕事は基本的に結果に基づいており、利益はどの企業の目標でもあります。 一部の組織には、その使命、目的、および価値の概要を示すドキュメントがあります。 それは正しい方向への一歩ですが、これらの価値観は統合され、会議に反映されていますか？

管理会議のアイデア–効果的な会議のチェックリスト

管理会議は、最も重要な決定が行われる場所です。 社会的なつながりを育むことで、主催者はそれらをより目的のあるものにすることができます。 帰属意識は、意思決定と行動にかなりの影響を及ぼします。

ストーリーテリングを使用する

メッセージをより意味のあるものにするために、ストーリーを伝え、データを使用して事実をバックアップします。 ファシリテーターは、会議の出席者が圧倒されないように、事実のバランスを取るのに役立ちます。 人の脳は無制限の量の情報を保持することはできません。 ファシリテーターは、人間の可能性を引き出すことに焦点を当てるのではなく、データに過度に焦点を当てないように管理会議の計画を立てます。

人間の可能性をタップします

テクノロジーが会議で非常に役立つことは否定できません。 しかし、人々が中心です。 すべての組織には、目標に基づいた、成熟した、非常に前向きな人々である、活気に満ちた変革エージェントの未開発のプールがあります。 それらは他の人にとって自然なインスピレーションです。 彼らは常に主導権を握る準備ができており、目的を確立するプロセスのすべてのステップを支援することができます。

人間の可能性を引き出すために、参加者に焦点を絞ってもらいたいときと、注意を広げてもらいたいときを考えてください。 光と音を活用して、空間にエネルギーを生み出したり、落ち着きを感じさせたりします。 これを行う1つの方法は、参加者が参加方法を選択できる小さなステーションを作成することです。 これらは、スピーカーの有無にかかわらず、小規模なフォーカスグループセッションであり、多くの場合、ファシリテーターがあなたに伝えることができる体験学習技術が含まれます。

ストレス管理

出席者が十分に休息し、貢献できるように、会議の前に睡眠と運動をするように出席者に思い出させてください。 マインドフルネスの要素は、マネージャーがより活力を感じ、ストレスレベルを管理するのに役立ちます。
最も簡単なアイデアは、会議中に定期的に停止して、出席者に深呼吸をするように促すことです。 休憩時間には、自然光や焼きたてのクッキーを提供することで感覚を刺激することができます。その香りは人々を元気づけるのに十分です。 これらのような自然な要素は、マネージャーがより明確に考えるのに役立ちます。

実際に会議に参加する必要がある人数を特定し、何時間もじっと座ってデータを取り込むことを期待して、ストレスを感じないようにします。理想的には、データは40に収まる、より小さく、より「消化しやすい」部分に分割されます。 -分のセッション。

会議後に出席者にどのように感じてもらいたいかを考えてから、これを達成するために何を変更または追加できるかを考えてください。 これは「レイヤー」感情として知られています。 たとえば、可能な場合は必要に応じて、会議の概要と議事録を電子メールで送信するなど、会議のフォローアップを常に含めます。

プラスの影響を保証する

どのようにして前向きな会議の結果を保証しますか？ それは前向きな結果を定義することから始まります。 問題の解決、意思決定など、それが何であれ、新しいレベルの接続性と意味を推進するための活動が含まれます。

人々が従事するとき、彼らの経験はより豊かで、より満足のいく、そしてより目的のあるものになります。 経験豊富な会議ファシリテーターは、会議に出席するすべての人がアクティブで貢献していることを確認します。 参加者のニーズを考慮に入れる必要があります。 そうして初めて、本物の本物の体験だけでなく、プラスの影響を保証することができます。

会議の進行役は、人々が共有したいと思うユニークでリアルな体験を生み出すことができます。 これは、参加者に選択肢を与えることから始まります。 現在のIACCデータによると、会議プランナーの5人に4人の仕事は、2年前よりもはるかに多くの経験の創造を網羅しています。 管理会議は、ファシリテーターが定義および実装を支援できる適切な戦略を特定することにより、経験に変わりつつあります。

目的のある会議の秘訣：エクスペリエンスデザイン

会議およびイベント展示会のリーダーであるIMEXによると、「目的のある会議」というテーマは、今後数年間で業界を支配するでしょう。 目的のある会議には、革新、より深い意味、洞察が組み込まれています。

会議の利点と目的は複雑に扱われます。 ファシリテーターにとって、これは、健康、幸福、行動科学、およびテクノロジーの要素を導入することにより、従来の会議の設計を超えることを意味します。 ただし、何よりも、目的のある会議のテーマの範囲内にある選択肢をすべての人に与えることを意味します。

次の会議でのより高い目的

満足感や自分の仕事を意味のあるものとして認識するなど、より高い目的は必ずしも収益への即時の影響を保証するものではありませんが、それでも多くの企業は印象的な結果を示しています。

5年間（2006年から2011年）にわたって行われた429社の50万人を対象としたGartenbergの調査では、目的が明確に伝えられた場合、将来の業績指標と総資産利益率にプラスの影響が見られました。

したがって、目的はキメラ以上のものです。 あなたの会社の競争力と財政状態はそれに依存するかもしれません。

Sylvia Petersは、Find A Facilitatorの共同編集者であり、2人の母親です。 彼女はまた、出席するすべての会議に最も信頼性が高く、経験豊富で、人懐っこいファシリテーターを提供する専門家でもあります。 彼女の自由な時間に、あなたは彼女が瞑想し、彼女のお気に入りのサラダを作っているのを見つけるでしょう。