自宅で正しい方法で仕事をするための究極のガイド

公開: 2020-03-20

どれくらい難しいですか？ あなたが考えるかもしれません。

あなたが家にいる。あなたはあなたのラップトップを持っています。 Wifi接続は正常に機能しています。あなたはあなたのPJを着ています。いつでも好きなときにテーブルで食事をすることができます。

それは快適でリラックスしていて、あなたの上司はあなたのすべての動きを見てあなたの肩にホバリングすることはできません。そのため、ファーストフードの好みに基づいて自分がどのディズニーキャラクターであるかを知ることが充実している場合があるため、Buzzfeedクイズに記入するのに数分かかることもあります。

しかし、あなたはまだ働かなければなりません。その最後のコードを書いて、ブログ投稿をレビューしてもらいます。結局のところ、あなたは仕事が積み重なることを望まないでしょう。

あなたが先延ばしで、家で仕事をしているときに非生産的だと感じるなら、ここにあなたとあなたのチームがボールを転がすために従うことができるいくつかの効果的な実践があります。

始めたばかり？準備する方法は次のとおりです

在宅勤務をしているときは、十分な準備ができていることを確認することが重要です。何もすることがないように思えるかもしれませんが、1日を通して生産性を維持するには、いくつかの手順に従う必要があります。

ワークステーションをセットアップする

物事を生産的に保ちたいですか？次に、気を散らすことのない独自のスペース、ワークステーションが必要です。

ベッドに横になっているときや、テレビの電源が入っているときにソファに座っているときにラップトップで入力するというアイデアは、魅力的かもしれません。しかし、あなたの目標が生産的であることであるならば、それはしません。

適切な机と椅子を備えたワークステーションで、ラップトップと作業を維持できるため、集中力を維持するために必要な雰囲気が生まれます。

必ずしも家の隅にある専用のホームオフィスである必要はありませんが、家の他の場所での騒ぎを避けながら、精神的に準備して仕事に集中するのに役立つ場所で十分です。

ヒント：実際に仕事をしているように見せかけてください。あなたが実際にオフィスに行く場合にあなたがするであろうすべてのことをしなさい。目覚ましを設定したり、早起きしたり、コーヒーを淹れたり、きちんとした服を着たり（PJではない）など。

邪魔になり続けるノイズが多すぎる場合は、ノイズキャンセリングヘッドホンの使用または購入を検討する必要があります。

テクノロジーを整理する

在宅勤務が成功する理由はテクノロジーです。それがなければ、それは不可能です。

したがって、必要なものをすべて整頓することが重要です。たとえば、ノートパソコンの画面に加えてモニターが必要な場合は、モニターの入手を検討する必要があります。

ヒント：仕事の後に帰るときは、ラップトップと充電器を家に持ち帰ることを習慣にしてください。このようにして、翌日仕事に行くことができない緊急事態が発生した場合、自宅で仕事をすることができます。

また、チームが使用するすべての関連アプリケーションをデバイスにインストールしておくことも重要です。オフィスで提供されているものではなく個人用デバイスを使用している場合は、作業を完了するために必要なすべてのソフトウェアもそこにインストールされていることを確認する必要があります。

そして最も重要なことは、インターネット接続が機能している必要があることです。インターネット接続は時々壊れることがなく、進行が遅くなります。 WiFiから遠く離れたデバイスは帯域幅を利用する傾向があるため、WiFiに近づいてください。

労働時間を確立する

自宅で仕事をしているときに、そのレポートを作成するために世界中にずっといるように感じるかもしれません。

また、時間があるだけなので、作業を延期したくなるかもしれません（今では、オフィスと自宅の間を行き来する必要がないので、今夜、明日の朝、またはいつでも作業できます！）。

ただし、労働時間と非労働時間について明確にすることが重要です。リモートで作業していると、仕事と個人の時間の境界がぼやけることがあるため、ルーチンを維持する必要があります。最初は毎日同じ時間に仕事を始めて仕事を終えるようにしてください。

ヒント：オフィスで通常行うように、1日のスケジュールを設定します。 9-5の仕事をしている場合は、WFHシフトをほぼ同時に開始および終了します。

チームで作業している場合は、全員がオンラインで作業している標準期間がすでにある可能性があります。したがって、その間に休憩をスケジュールし、不在のときに全員に通知することが重要です。

Slackなどの通信プラットフォームを使用している場合は、組織に合わせてカスタマイズできるステータスで可用性をマークできます。

リモートで作業するときに身を守る

あなたは家にいて、事故に遭う可能性はかなり低いですが、他の多くの点で安全ではない可能性があります。

手始めに、マルウェアや個人情報の盗難やインターネット詐欺の被害に遭う可能性があります。

オンラインでデータを保護するために、デバイスに必要なセキュリティソフトウェアをインストールしておくことが重要です。

リモートで作業するときに自分自身を保護する方法は次のとおりです。

チームとのコラボレーション方法

あなたがフリーランサーであっても、クライアントまたはクライアントのグループと協力しなければならない場合があります。そのため、リモートで作業する場合は、コラボレーションゲームを強化することが重要です。

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リモートで作業するためのガイドラインとベストプラクティスを文書化する

チームとして生産性を高めるには、全員が順守し、従う必要のある明確なガイドラインとベストプラクティスを用意することが重要です。

Googleドキュメント、Wikiページ、または電子メールで共有されるPDFファイルのいずれであっても、リモートで作業するためのポリシーとベストプラクティスが明確に定義され、文書化されていることを確認してください。それは、自宅で仕事をしている人々のコミットメントを維持するのに役立ちます。

チームとの過剰なコミュニケーション

同じ部屋にいる場合は、すべてについて話し合うことになり、会話に参加していない他の人も貢献できます。しかし、リモートで作業する場合、そのような贅沢はありません。

しかし、それでも機能させることができます。

実際に話したい相手に直接メッセージを送るのではなく、公開チャネルで質問、意見、提案を提示することができます。このようにして、他の人があなたとあなたの同僚との間の会話を読むことができるだけでなく、彼らは彼らのコメントに参加することもできます。

そして、可能な限り、ビデオ通話を利用して互いに話し合ってください。これは、自宅で仕事をしているときにできる対面でのコミュニケーションに最も近いものです。それは人間のつながりを維持するのに役立つだけでなく、あなたは他の人に自分自身をより明確に表現することができるでしょう。

ヒント：定例会議の時間を設定していることを確認してください。 Googleカレンダーなどのツールを使用してイベントを作成し、少なくとも2時間前に関係者に招待状を送信します。

チームに、その日の開始時にチャンネルで取り組んでいることを共有してもらいます。日中に別の場所に移動する場合は、チームに最新情報を通知できます。一日の終わりに、誰もが自分ができたこととできなかったことを共有することができます。

チームとの共有ビデオ通話またはコミュニケーションプラットフォームの公開スレッドを使用して、毎日スクラムを実施します。

ファイルとドキュメントを中央の場所に保存する

必要なファイルまたはドキュメントへのリンクを送信するために5分ごとに同僚を煩わせることは、生産性のキラーです。

チームの他のメンバーに共通するすべてのファイル、ドキュメント、アセットなどを、誰もが簡単にアクセスできる中央の場所に保存すると、時間を大幅に節約できます。 Googleドライブのようなツールを使用すると、すべてをクラウドに保存できるため、どこにいても好きなものにアクセスできます。

ファイルやフォルダを簡単に見つけられるように、明確に定義された構造を維持します。次の図を使用して、フォルダ構造をより適切に計画します。

ここでプロジェクトを分類しますが、チームの他のメンバーも共有ビデオハングアウトを手伝うことができます。

ヒント：集中力を維持できるように、事前に何に取り組むかを計画してください。議事録ややることリストを用意しておくと、1日で物事を成し遂げる意欲が高まります。

リモートワーキングツール

オンラインでのコラボレーションを簡単にするツールはたくさんあります。ただし、それらをすべて賢く選択してください。すべてを購入する余裕がない場合があります。また、可能であっても、使用するツールが多すぎると、物事を追跡するのが難しくなります。

さまざまなタスクでチームと共同作業するために使用できる人気のあるツールをいくつか紹介します。

通信用：Slack

長いメールをSlackのインスタントメッセージに置き換えます。これにより、同僚に直接メッセージを送信し、さまざまなチーム（つまり、マーケティング）のチャネルを作成して、メッセージを共有したり、スレッドに返信したりできます。さらに、メッセージ履歴を維持することもできます。

Slackをビデオ会議に使用することもできます。

ビジュアルコラボレーションの場合：Creately

Createlyは、図やビジュアルを使用してアイデア、計画、戦略などを整理および伝達するためのクラウドベースのツールです。

リアルタイムのコラボレーション機能を使用すると、UMLダイアグラム、マインドマップ、UIモックアップ、フローチャートなど、50以上のダイアグラムタイプを使用してアイデアをハッシュ化し、インラインコメントで変更要求や提案をキャプチャできます。

また、Slack、Googleドライブ、Confluenceなどの他のアプリとも統合されます。

ファイル管理の場合：Googleドライブ

Googleドライブは、すべての個人ファイルとビジネスファイルを保存、共有、管理するための安全な場所を提供します。 Google DocsやSheetsなどの他のすべてのGoogleアプリと統合できるため、すべてのファイルを中央の場所に整理して、どこからでも、どのデバイスからでもアクセスできます。

タスク管理の場合：Asana

Asanaは、チームが日常のタスクやプロジェクトを整理、追跡、管理するのに役立ちます。これを使用すると、優先順位を設定し、タスクと期限を割り当て、プロジェクトの進捗状況を追跡し、全員が目標に沿った状態を保つことができます。

時間管理とスケジュール設定の場合：Googleカレンダー

Googleカレンダーを使用すると、1日のスケジュールを簡単に管理して、スケジュールされた会議やイベントなどを通知できます。

在宅勤務の際にスマートに作業するのに役立つその他のツールのリストを次に示します。

自宅で仕事をする方法は？他にヒントはありますか？

コロナウイルスの世界的な広がりで起こっていることで、ますます多くの企業が自宅で仕事をすることが適切な選択であると感じています。このガイドが、作業をより生産的かつ効率的に行うのに役立つことを願っています。

自宅で仕事をする方法に関する他の提案やヒントはありますか？以下のコメントセクションでお知らせください。