承認されるビジネスプロジェクトの提案を書く方法

ビジネスプロジェクトの提案を書くことは確かに時間と慎重な検討を必要とします、しかしあなたがあなたの投資家を感動させることができたときそれは報われるでしょう。

プロジェクトが承認または資金提供されるかどうかは、プロジェクトの提案がどれほど効果的かによって異なる場合があるため、プロジェクトを完成させるためにその余分な努力を投資することが不可欠です。

あなたのビジネス提案があなたの会社の意思決定者に大きな影響を与えることを確実にするためにあなたが従うことができるステップがあります、そしてこの投稿では、プロジェクト提案を書く方法を段階的に説明して、それらを通してあなたを案内します。 受賞プロジェクトの提案を書くために使用できるテンプレートも提供されています。

プロジェクト提案とは

基本から始めましょう。

プロジェクト提案とは何ですか？ これは、プロジェクトのすべての側面をリストしたドキュメントです。 その背景、ビジョン、目標、タスク、要件、所有者、関連するリスクなど。したがって、基本的に、プロジェクトとは何か、プロジェクトで何を達成したいのか、およびプロジェクトの実行方法を説明します。

これは、プロジェクトの計画段階の多くの重要な部分の1つです。 プロジェクトのすべてのステップをレイアウトし、誰もが自分に必要なもの、優先順位、および取り組むべき共通の目標を理解できるようにします。

プロジェクト提案の目的は、プロジェクトの価値をすべての利害関係者に伝えることです。 クライアント、雇用主、投資家、そしてプロジェクトの価値を彼らに納得させます。

適切に構成されたプロジェクト提案の利点

• プロジェクトの期待を明確にする–プロジェクトの要件とアクションプラン
• プロジェクトの実行可能性を高めるのに役立ちます
• プロジェクトの大まかな概要を提供し、問題を簡単に特定できるようにします
• プロジェクトの実装を簡素化します

さまざまな種類のプロジェクト提案には、

• 正式に要請–公式の提案依頼書（RFP）に応じて作成される提案。 RFP文書は通常、利害関係者の要件の概要を示し、提案書を作成するための指示を詳しく説明している場合もあります。
• 非公式に要請–このタイプの提案はRFPを必要としません。つまり、顧客または利害関係者の要求を概説する公式文書がないため、正式なものが通常持つ特定の詳細で構成されていません。
• 未承諾–このタイプの提案は、作成者が考えたものであり、誰からも期待または要求されていませんが、利害関係者にとって非常に価値のあるものになる可能性があります。
• 継続–これには基本的に、進行中またはすでに承認されている提案を更新するか、関係者にそのことを思い出させる必要があります。 利害関係者とチェックインし、進捗状況について話し合う必要があります。
• 更新–これは、終了した、またはその有用性を超えたプロジェクトの更新をサポートするために作成されています。
• 補足–プロジェクトに最初に割り当てられたものよりも多くのリソースが必要な場合は、補足プロジェクトの提案を作成できます。 その目的は、追加のリソースの必要性を正当化し、プロジェクトの範囲とタイムラインを再見積もることです。

プロジェクト提案書の書き方

要件に合ったプロジェクト提案のタイプを特定したら、ビジネスプロジェクト提案の作成を開始できます。

プロジェクトの提案を実際に書き始める前に、実行する必要のあるいくつかの準備手順があります。 これらは：

• 利害関係者を特定します。 あなたはあなたの提案であなたの利害関係者の注目と関心を獲得することを目指すべきですが、それをするための最良の方法は彼らのように考えることです。 彼らが誰であるか、彼らがすでに知っていること、そしてあなたのアイデアに関して彼らが何を好むかを理解してください。 彼らが誰であるかに基づいて、あなたはあなたが含める情報とあなたが使う言語を変えることができます。
• プロジェクトが解決しようとしている問題に関する情報を収集します。特に、それが利害関係者とその利益にどのように影響しているかという観点から情報を収集します。
• 問題の現状と、社外の人や自分のチームによってすでに発見されている潜在的な解決策について調査を行います。 これは、独自のソリューションを調整して、より堅実な議論を生成したり、追求する価値があるかどうかを判断したりするのに役立ちます（特に、他の人が見つけたソリューションがすでにテストされて失敗している場合）。
• プロジェクトが会社の成功に与える影響、またはプロジェクトが利害関係者にどのように役立つかを判断します。 提案の成功指標をレイアウトし、結果を紹介します。関連するリスクを見つけた場合は、それらも明らかにすることを恐れないでください。 いずれにせよ、それらを知ることはあなたがそれらに耐えるようにあなたの行動計画を変えることを可能にするでしょう。
• プロジェクトを完了するために必要なタイムラインとリソースを指定します。 プロジェクトのタスクを実行するために必要なチーム、機器、および材料が利用可能であり、目的をタイムリーに達成できるかどうかを確認します。 チームが取り組む他のプロジェクト、現在利用できない機器や材料、および提案されたプロジェクトを実行するために負担しなければならないリソースの追加コストを考慮に入れてください。
• 収集した情報に基づいて、プロジェクト提案の概要を作成します。 コア要素を書き留めます。 多かれ少なかれ、基本的な要素には、導入、問題、解決策、行動計画、タイムラインとリソース、および結論が含まれている必要があります。

上記の最初のステップを完了すると、ビジネスプロジェクトの提案を書くための良いスタートを切ることができます。 次のステップは、研究を首尾一貫した文書、つまり実際の提案にまとめることです。 プロジェクトの提案を最初から作成する方法は次のとおりです。

1.エグゼクティブサマリーを書く

エグゼクティブサマリーは、従うべき提案の概要を提供します。 これは、読者が最初に目にするものであるだけでなく、提案されたアイデアについて決定を下す前に利害関係者が読む唯一のものである場合もあります。 したがって、エグゼクティブサマリーは、それを読んでいない人にとって意味のあるものでなければなりません。 この目的のために、ドキュメント内のすべてのセクションの概要で構成する必要があります。

• 問題の分析
• あなたが到達した結論
• 推奨される行動計画

要約を興味深く説得力のあるものに保つことを目指します。 読者の興味をそそるために、最初の2つの文の注目すべき統計を利用してください。

2.問題を定義する

プロジェクトが解決しようとしている問題について簡単に説明してください。

以前に行った調査を参照すると、組織の内外で何が行われているのか、そしてなぜ利害関係者が問題を懸念すべきなのかという観点から、問題の現在の状況を説明できます。

説明をわかりやすくする必要がありますが、利害関係者が最も共感する言葉と概念を使用することを忘れないでください。

03.ソリューションを紹介します

利害関係者が問題が何であるかを知ったので、プロジェクトまたはソリューションがどのように機能するかを説明する時が来ました。 このセクションは通常、プロジェクト提案の最も詳細な部分であり、読者の注意を引くために、ビジュアルを使用して遊ぶことができます。

このセクションでは、ソリューションとその実行方法について説明する必要があります。 それはあなたの決定が適切で徹底的な研究によって裏付けられているという事実を補強するはずです。 明らかにする、

• プロジェクトアプローチ; チームの編成方法、使用するツールと機器、および実行中の変更の処理方法。

• プロジェクトスケジュール; プロジェクトのタスクと、それぞれの時間の見積もりを一覧表示します。 タスクの内訳により、チームを適切に割り当てることができます。このセクションのガントチャートを使用して、リソース、タスク、およびタイムラインの概要を明確に示すことができます。

• プロジェクトの成果物; 成果物は、完了したプロジェクト（つまり、製品、サービス、または詳細なレポート）の結果です。 プロジェクトの成果物と納期を記載します。 ここで作業分解図を使用して、利害関係者がより明確な状況を把握できるようにします。

必要に応じて、予想されるリスクとそれらを克服するために実行する手順、コミュニケーション計画、進捗状況の追跡に役立つマイルストーンなどの追加情報を含めることもできます。

このセクションをより読みやすくするために、アクションプランを使用してこのすべての情報を提示できます。

04.プロジェクト費用の概要

このセクションでは、提案されたプロジェクトの推定コストに焦点を当てます。 プロジェクトの項目別予算を含める必要があります。

このセクションの目的は、プロジェクトのコストが自分の予算に収まるかどうかについて投資家が理解できるようにすることです。したがって、計算が可能な限り正確であることを確認してください。

05.提案をまとめる

提案全体で議論されたすべての重要なポイントの簡単なレビューを提供します。 これは最後のセクションであるため、利害関係者を説得しなければならない最後のチャンスでもあります。 したがって、提案された方法が組織の最善の利益になることを保証しながら、ソリューションと、利害関係者がそれを気にする必要がある理由を強化します。

06.付録を追加する

このセクションは、プロジェクト提案を作成するときに参照された参照ドキュメント、チャート、グラフなどのために予約されています。

07.改訂および改良

あなたのプロ意識を実証し、あなたの利害関係者に勝つために、あなたは誤りのないプロジェクト提案を提示しなければなりません。

提案を校正して、スペルミスや文法エラーがないか確認します。 多くの場合、新鮮な目は間違いを簡単に検出するのに役立ちます。 同僚にドキュメントをレビューしてもらうか、1〜2日待ってから自分でレビューし直してください。

プロジェクト提案テンプレート

詳細で適切に構成されたプロジェクト提案は、プロジェクト全体で必要な指示を提供することにより、集中力を維持し、軌道に乗るのに役立ちます。これは、数回の会議中にチームと行った記憶や会話から物事を選択するよりも確かに優れています。数週間前。

誰もが簡単に使用できるように、プロジェクトのアイデアを文書化するときに参照できる標準のプロジェクト提案テンプレートを用意できます。

以下は、チームと共有できるいくつかのプロジェクト提案テンプレートです。

1ページのビジネスプロジェクトの提案

このテンプレートをオンラインで編集し、チームまたは関係者とオンラインでリンクを共有して、チームや関係者も共同作業できるようにすることができます。 Createlyアプリ内ビデオ会議を介して彼らとつながり、提案の各セクションを案内します。 または、インラインコメントを使用して、提案に関するフィードバックを残すこともできます。

プロジェクト提案テンプレート

ビジネスプロジェクトの提案を書くためのあなたのプロセスは何ですか？

プロジェクト提案の作成は、それ自体がミニプロジェクトになる場合があります。 適切なプロセスチェックリストまたは標準テンプレートを使用すると、物事を加速するのに役立ちます。 プロジェクトの提案を書く前に、まず上記の準備手順に従ってください。 ターゲットの利害関係者を念頭に置き、提案に対して説得力のある主張をします。

プロジェクトの提案を書く方法についてのあなたの考えを共有したいですか？ 以下のコメントセクションでお知らせください。