明確で効果的な標準操作手順の書き方; テンプレート付きの実用ガイド

すべての組織には、メンバーを導くための一連のルールが必要です。 この目的のために、標準操作手順（SOP）が確立されています。 SOPはあらゆるビジネスに不可欠な部分であり、日常業務の忙しさの中で組織運営の品質と一貫性を確保するために必要です。

この投稿は、組織独自の標準的な運用手順を効果的に作成し、それらを日常の管理アプローチの一部にするのに役立ちます。 説明し、含まれています、

• SOPとは何ですか
• さまざまなSOP形式
• SOPとベストプラクティスの書き方
• 編集可能なSOPテンプレート

標準的な操作手順とは

標準的な操作手順は、組織内で重要な、日常的な、または反復的なアクティビティまたはプロセスを正確に実行する方法に関する一連の書面によるガイダンスです。

それらは、技術的および品質システム要件への適合を促進し、データ品質をサポートするために活動が実行されるべき方法を説明します。

SOPは通常、作成対象の組織に固有であり、品質保証および品質管理プロセスの維持を支援します。 また、組織が政府の規制を遵守し、提供する製品とサービスの品質と整合性の一貫性を維持することを保証するのにも役立ちます。

SOP、

• 部門の枠を超えたドキュメントですか
• 機能全体のワークフローを表す
• プロセスマップを通じて開始されます
• 「誰が何をするのか」という質問に答えてください。
• 能動態で書かれている

標準の操作手順の代わりに、プロトコル、ワークシート、作業手順、実験室の操作手順などの用語も使用されます。

標準的な操作手順の重要性

生産機械の清掃から重要なプロセスの実行まで、ほぼすべてのアクティビティを標準の操作手順で文書化できます。 彼らは助けます、

• 個々のビジネスプロセスを正常に実行するために必要な保護、健康、環境、および運用情報を提供することにより、ビジネスパフォーマンスを向上させます
• 製品とサービスの安全性と品質を確保する
• 関連する標準、規制、およびガイドラインへの準拠を確認します
• さまざまな場所や工場でさまざまな従業員によって実行される手順やプロセスのバリエーションを取り除き、一貫性を維持するのに役立ちます
• 新入社員のトレーニングとオンボーディングの健全な基盤として機能します
• プロセスの制御を可能にし、ひいては継続的な改善の機会を可能にします
• コミュニケーションの改善を促進する
• 監査手順で検査官を支援するためのチェックリストとして機能します
• 新しい設定で運用システムを再構築する

SOPの種類| 標準操作手順フォーマット

組織は、推奨またはカスタマイズされた形式を使用して標準の操作手順を記述できますが、組織で広く使用されているSOP形式にはいくつかの種類があります。

チェックリスト形式

これは、実行するさまざまなタスクの概要が示されているToDoリストの形式を取ります。 これは、詳細な指示を必要としない小規模なチームや個人に適しています。

ステップバイステップ形式

この形式では、箇条書きまたは番号付きリストを使用してSOPガイドラインを示します。 この形式は、日常的でわかりやすく、従うのが簡単な手順またはプロセスに最適です。

階層形式

ステップバイステップ形式と同様に、階層形式でも手順をステップバイステップで説明します。 ただし、この形式では、必要な追加情報を強調するために、各主要ステップの下に箇条書きまたは番号付きのリストとしてサブステップが追加されます。 この形式は、多くの情報を含む複雑な手順に最適です。

フローチャート形式

フローチャートは、視覚化では予測できない多くの可能性のある結果を伴う複雑な標準操作手順を簡素化するのに役立ちます。 この形式は、プロセスの各ステップが互いにどのように接続されているかも強調しているため、理解しやすいようにフローの概要を明確に示しています。

標準的な操作手順とベストプラクティスの書き方

ステップ1：文書化する手順を特定する

最初のステップは、ガイドラインを作成する必要があるアクティビティ、プロセス、またはワークフローを特定することです。

プロセスまたは個々の従業員について専門家に相談して、ほぼ同じ方法で毎日、毎週、または毎月実行するアクティビティを見つけてください。 彼らと話すことが難しいことが判明した場合も、調査を通じてここで必要な情報を収集するオプションがあります。

このリストが手元にあれば、標準化する必要のあるプロセスを特定することができます。

要件が既存のSOPを更新することである場合は、関連するプロセスを実行するための適切なトレーニングと経験を持つ誰かの助けを借りて、SOPを確認および改善します。

ステップ2：目的を定義する

次に、SOPドキュメントを作成する目的を特定します。 プロセスをビジネスの優先順位に合わせるのですか？ または、プロセスが適切に機能することを確認しますか？ SOPを作成する理由を特定することで、SOPをより効果的に構成できます。

既存のSOPの場合、遅延や障害の原因となっているプロセスの問題点や障害を特定し、それらを改善するためにどのような変更を加える必要があるかを判断します。

ステップ3：フォーマットを選択する

さまざまなビジネス要件と関連するプロセスに対応するさまざまなSOP形式があります。 上記のように、これらのSOP形式には、チェックリスト、ステップバイステップ形式、階層形式、およびフローチャート形式が含まれます。 これらの形式の1つは、共有する情報の種類に基づいて選択できます。

ステップ4：作成者と利害関係者を特定する

SOPは、プロセスの実行または使用に実際に関与している対象分野の専門家によって作成される必要があります。

マルチタスクプロセスの標準的な操作手順を作成するときは、関係する複数の個人の経験を利用できるチームアプローチを検討してください。

さらに、経営幹部や経営幹部も関与して、SOPを確保することができます。

• より高いレベルのビジネスの優先順位に合わせる
• 実装する必要のあるリソースと機器があります
• 資源消費とロジスティクスの観点からもっともらしい

ヒント：標準の操作手順を文書化するためにタスクの所有者または社内のライターに依存するかどうかにかかわらず、彼らが必要なテクニカルライティングスキルと関連する組織プロセスの深い知識を持っていることを確認してください。

ステップ5：オーディエンスを決定する

SOPを効果的に作成するには、誰がSOPを参照するかを知ることが不可欠です。

SOPは、プロセスに関する知識や経験が限られている従業員でも、監督なしで手順を再現できるように、十分に詳細に作成する必要があります。

SOPに含める必要のある詳細レベルを決定するには、まず、SOPの作成者を理解する必要があります。 これは、事前の知識がない新入社員、またはアクティビティを数回実行したことがある人である可能性があります。 彼らのニーズを学ぶことはあなたが彼らの理解のためにSOPをカスタマイズするのを助けるでしょう

• 彼らの義務に徹底的に集中する
• 彼らに馴染みのある正しい言語と用語、および彼らにとって新しい用語の説明を使用する

ヒント：プロセスの実行を最終的に担当する従業員と話し、直面している課題について学び、提案に耳を傾けます。 Createlyのようなビジュアルワークスペースを使用すると、標準の操作手順を視覚化、編集、および確認するときに、全員を同じキャンバスに移動してコラボレーションを促進できます。

ステップ6：SOPのアウトラインを作成する

プロセス、作成者、対象者、フォーマットなど、すべてが完成したら、ドキュメントの計画を開始します。 以下は、SOPドキュメントに含まれる一般的なコンポーネントです。

SOPドキュメントの要素

• タイトルページ–これは、SOP名、作成日、一意の識別番号、ドキュメントの作成者の名前、部門または実装する個人の指定など、ドキュメントに関する関連情報を含めるために予約されています。 SOP。
• 目次–必要に応じて、目次を含めて、誰でもドキュメント内を簡単に移動できるようにします。 この要素は、複数のページを含むSOPドキュメントの場合に役立ちます。
• 準備情報–これには、SOPの目的、役割と責任、必要なリソース、材料、機器、安全上の注意などの予備情報が含まれます。
• 方法論と手順–このセクションでは、選択したSOP形式を使用した手順について説明します。
• 品質管理と保証–これは、SOPに関する従業員のパフォーマンスを測定するためのルーブリックまたはその他の手段が概説されている場所です。
• 参照と用語集–このセクションは、ドキュメント内で引用した外部リソースを一覧表示し、参照した用語をより詳細に説明するために予約されています。

ヒント：読者が理解しやすいように、複雑な詳細にフローチャート、プロセスマップ、ワークフロー図やイラストなどの簡略化された図を添えてください。

一貫した文体を使用する

SOPは、誰もが正しく理解して従うことができるように、理解しやすく、簡潔で、正確である必要があります。これにより、品質と安全性のリスクと逸脱を回避できます。 この目的のために、標準の操作手順、

• わかりやすいステップバイステップの形式を使用して書かれています
• 明確で、それほど複雑ではありません
• 能動態と現在時制を使用して書かれています。 使用は避けますが、「あなた」という用語を暗示します
• 長くて冗長ではありません
• 組織で使用されているスタイルガイド（つまり、フォントタイプ、フォントサイズ、使用されている色）を順守してください
• フローチャートを使用して、説明されているプロセスを視覚化します

ステップ7：SOPを確認して承認する

書面によるSOPは、プロセスに関する適切な知識、トレーニング、および経験を持つ1人以上の個人がレビューする必要があります。 レビュー担当者は、ドキュメントのレビュー中に発生した問題や懸念事項をメモして共有する必要があります。 これらは、承認前に修正できます。

ヒント：最終的なSOPを完成させる前に、ドラフトされたSOPをテストするプロセスを実行する最終的な責任を負う個人を取得します。

効果を上げるには、SOPを最新の状態に保つ必要があります。 これには、手順が変更されるたびに定期的にレビュー、更新、および再承認する必要があります。

これらのSOPも、関連性があることを確認するために1〜2年ごとに体系的にレビューする必要があります。 ベストプラクティスとして、レビューされたSOPのレビュー日を常に記載してください。 特定のプロセスが実行されなくなった場合は、そのプロセスをファイルから削除してアーカイブします。

ヒント：特にアクティビティの実行に直接関与している人は、SOPドキュメントがハードコピーまたはデジタルですぐに利用できることを確認してください。 Createlyを使用してSOPライブラリを作成します。 SOPドキュメントに関連するすべての必要なドキュメント、リソース、リンク、およびビジュアルを、ビデオ会議や同期編集を通じてリアルタイムで共同作業できる単一の接続されたワークスペースに一元化します。

独自の標準操作手順を作成する準備はできましたか？

SOPを使用すると、ビジネスでの作業の最良の方法を採用し、すべての人が自分の仕事で最善を尽くすことができるようにするベストプラクティスの簡単なドキュメントを作成できます。 この投稿では、効果的な標準操作手順の作成方法から、すぐに使用できるテンプレートまで、すべてをカバーしました。 手順に従って、正常に作成してください。

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