ツールとテンプレートを使用した人材育成の簡単なガイド

組織の継続的な円滑な運営の鍵はその従業員であることは周知の事実です。まあ、適切な種類の熟練した従業員が正しく仕事をしています。 そして、そのような従業員を組織で働かせる方法は、適切な人材育成によってのみ可能になります。

この投稿では、各ステップをガイドすることにより、人的資源プロセスを簡素化しました。 提供されているテンプレートを利用して、計画プロセスをさらに合理化します。

人材育成とは

人材育成とは、組織が現在の人材を評価し、将来の要件や必需品を予測し、ギャップを特定して、それらを埋めるための計画を立てるプロセスです。

基本的に、人材育成は、労働力計画および人材育成とも呼ばれ、適切な種類の職務に適切なタイミングで適切なスキルを備えた適切な数の人材を確保するのに役立ちます。

人材育成の重要性

人材育成は、組織の戦略的目標を達成するために必要なときに必要なスキルを組織が利用できるようにする上で主要な役割を果たします。 さらに、人材育成が組織にとって重要である理由はさらにいくつかあります。

• これは、既存の人員が最適に使用されていることを確認するのに役立ちます
• 適時に労働需要を満たすために適切な種類の人材を採用することにより、組織の戦略的目標と目的の達成をサポートします。
• 採用、選択、昇進、トレーニング、開発などの他のHR機能を実行し、HRポリシーを定義するために必要な情報を提供します。
• これは、組織が競争、テクノロジー、政府の方針などによって引き起こされる環境の変化に適応するのに役立ちます。これにより、新しい従業員や新しいスキルなどが必要になる可能性があります。
• これは、拡張および多様化計画を正常に実装するために必要な労働要件を特定するのに役立ちます
• また、人的資源の不足や余剰を予測し、状況に対処するために必要な措置を講じるのに役立ちます
• 個々の従業員のキャリアプランを作成し、必要なトレーニングと能力開発を決定するのに役立ちます

人材育成プロセスの4つのステップ

人材育成プロセスには、大きく4つのステップがあります。

ステップ1：人材の現在の供給を特定する

計画プロセスは、現在の労働力プールを分析することから始まります。 従業員の数、スキル、経験、資格、役職、業績レベル、年齢、福利厚生、給与レベル、話されている言語、以前の雇用などに関して、組織の長所と短所を特定します。

このステップを実行するには、いくつかの方法があります。

• 過去の業績評価を参照してください
• 人事情報システムからデータを収集する
• 部門長に相談して、部門長の下で働く従業員について考えてください。
• 従業員自身にアンケートを依頼する
• SWOT分析を使用して従業員に自己評価を行わせる

現在の従業員に関する豊富な情報を収集したら、それらをスキルインベントリレポートに転送します。 参照と理解が容易なスキルインベントリのビジュアルテンプレートを以下に示します。

ステップ2：人材の将来の需要を予測する

このステップでは、組織の将来の目標を最初に理解する必要があります。これは、将来の人材需要に大きな影響を与えるためです。

将来のニーズを決定する前に、従業員の離職率、市場または業界の傾向、プロセスの自動化に役立つ技術の進歩、退職、昇進、一時解雇などの要因も考慮する必要があります。

ステップ3：労働需給のギャップを分析する

インベントリで利用できるスキルと将来に必要なスキルが明確になったので、存在するギャップを明確に確認できます。

組織内の現在の従業員の供給は、将来の要件を満たすのに役立ちますか？

会社の目標を達成するために現在の従業員をアップグレードするためのトレーニングおよび開発プログラムを提供する必要がありますか？

これだけでは不十分な場合は、将来の人材需要に対応するために、関連するスキルセットを備えた新しい従業員を採用する必要があります。

人材育成では、需要と供給のバランスを保つことが重要です。

ステップ4：ギャップを満たすための計画を作成して実装する

次に、行動計画の作成が行われます。

従業員が不足している場合は、新しい従業員の採用、既存の従業員のトレーニング、アウトソーシング、または部門間の異動に労力を費やすことができます。

一方、従業員が余っている場合は、一時解雇、自主退職制度、異動などを検討する必要があるかもしれません。

計画が考案されたら、それを組織の全体的な戦略と統合する必要があります。 また、計画を監視し、その有効性を常に評価することが重要です。

人材育成ツール

これらのツールは、労働力計画プロセスのさまざまなステップで使用できます。 彼らはあなたの現在のスタッフの能力を分析し、将来のニーズを決定するのに役立ちます。 提供されているテンプレートはオンラインで編集できます。 テンプレートをクリックするだけで、オンラインで編集できます。

SWOT分析

SWOTは、長所、短所、機会、および脅威を表します。 個々の従業員による自己評価のためのツールとして、または組織の現在の状態を評価するための戦略的ツールとして使用できます。

長所と短所は内部の要因です。 たとえば、組織の長所は熟練した従業員の存在である可能性がありますが、弱点は熟練した従業員の数が不十分である可能性があります。

機会と脅威は外部要因です。 たとえば、あなたが雇用している場合、市場で熟練した従業員が利用できることはあなたにとって素晴らしい機会になる可能性があります。 一方、競合他社がより良い給料で従業員を密猟することは、あなたに脅威をもたらす可能性があります。

SWOT分析は、状況分析中に使用される最も一般的なツールの1つです。 人員計画で使用できるその他の状況分析ツールについては、状況分析ガイドで説明しています。

組織図

組織図は、組織の階層/構造を視覚的に表したものです。 また、従業員間の報告関係、その役割と責任についても説明します。 人材育成では、さまざまな方法で使用できます。

• 現在の従業員の役割、責任、スキル、経験などに関する情報を記録します。また、教育資格や人口統計データなどの追加情報を追加することもできます。 これにより、仕事に適した担当者をすばやく特定できます。
• スタッフのニーズのロードマップを作成します。 会社の組織図にも労働力の不足と余剰をマークすることができます。

RACIマトリックス

これはチャートであり、プロジェクトマネージャーはプロジェクト内のタスクに役割と責任を割り当てるために使用します。 プロジェクト中に誰が責任を負い、説明責任を果たし、相談し、情報を提供すべきかを強調しています。

9ボックスグリッド

パフォーマンスポテンシャルマトリックスとしても知られる9ボックスグリッドは、従業員の育成と後継者育成に広く使用されています。 これは、既存の従業員を現在のパフォーマンスおよび将来の潜在的なパフォーマンスと照らし合わせて評価するのに役立ちます。

9ボックスグリッドを使用して従業員を評価すると、強い従業員と遅れている従業員を特定するのに役立ちます。

シナリオプランニング

技術の進歩、自然災害、政治的または経済的変化など、会社の将来の方向性を大幅に変える可能性のある多くのシナリオがあります。 通常、あなたは彼らが来るのを見たり、彼らのために計画したりしないかもしれません。

シナリオプランニングを戦略的計画プロセスに組み込むことにより、これらのさまざまな将来のシナリオを特定し、それらが組織にどのように影響するかを話し合い、予防措置を講じることができます。

将来の労働要件の変化を伴うシナリオを検討することにより、シナリオプランニングを人材育成に組み込むことができます。

このツールの詳細については、シナリオプランニングに関するリソースを参照してください。

交換チャート

これは、組織図に似た図です。 これは、退職、異動などの従業員を置き換えることができる潜在的な候補者を識別するために使用されます。潜在的な代替と一緒に、会社の重要なポジションごとに個別の代替チャートを作成できます。

人材計画を改善するためのヒントはありますか？

この投稿では、特に初心者の場合は、基本的に人材育成について知っておく必要のあるすべてをカバーしました。 また、提供されているテンプレートがプロジェクトのキックスタートに役立つと信じています。

すでに労働力計画の専門家ですか？ 以下のコメントセクションで、あなたが誓うツールとプロセスに関するヒントを共有してください。