在庫管理 Excel: 長所、短所、ヒント
公開: 2023-07-05
多くの人は、Microsoft の強力な表計算ソフトウェアである Excel に対して愛憎の感情を抱いています。
それにもかかわらず、ほぼすべての業界、特に在庫を追跡する迅速な方法を探している中規模の電子商取引企業での定番としてのその機能を否定する人はいません。
中堅企業はしばしば困難な状況に置かれています。 これらは手動で在庫を追跡するには大きすぎますが、本格的な在庫管理ソフトウェアには対応していません。
Microsoft Excel は、これらのオプション間の理想的な橋渡しとして機能します。
この投稿の戦略を実装して、在庫管理が新たな高みに達するのを見てください (私たちが何をしたかをご覧ください)。
飛び込んでみましょう。
Excelで在庫管理をする方法
Excel の利点はその柔軟性です。 在庫追跡は必要に応じて単純化または複雑化できます。
品目の数量などの基本的なものから始めることも、自動計算、詳細な製品仕様、サプライ チェーンの追跡、販売分析、予測再注文ポイントを備えた大規模なマルチ スプレッドシート システムを構築することもできます。
Excel の計算機能を使用して、在庫数量、購入コスト、在庫金額、再注文数量などの重要な指標を追跡することもできます。
とはいえ、一から構築するには多大な労力がかかります。 そのため、最初は在庫管理テンプレートを使用することをお勧めします (特に Excel に詳しくない場合)。
在庫管理スプレッドシートの作成 (または借用)
在庫管理ツールとして Excel を試してみる準備ができたら、次のステップは、自分に合ったスプレッドシートを見つけることです。
良いニュースは、選択肢があるということです。 独自のテンプレートを最初から作成したい場合でも、完璧なテンプレートを見つけたい場合でも、必要なソリューションはそこにあります。
以下にいくつかのオプションがあります。
独自のスプレッドシートを作成する
すでにスプレッドシート ウィザードを使用している場合は、シートを最初から作成することが現実的な選択肢です。 自分で構築するという考えは、あなたにとっては楽しそうにさえ聞こえるかもしれません (判断しないことをお約束します)。
このアプローチを採用すると、特定の在庫の課題に合わせてカスタマイズできるため、必要なものを正確に入手できます。
時間コストは、会社の在庫管理要件に準拠したスプレッドシートを使用することで相殺されます。
ただし、Excel スプレッドシートを最初から作成するのは、特に Excel のロジックや数式に慣れていない場合、非常に時間がかかる可能性があります。 このままかろうじて存続している経営者にとって、これは問題外かもしれない。
また、Excel の知識が、スプレッドシートで達成できることの制限要因となる可能性があります。
結局のところ、分からないことは分からないのです。
Excel の機能を理解していないと、在庫追跡の課題に対するより効率的な解決策があることに気づかないかもしれません。
優れたチュートリアルについては、次のチュートリアルをご覧ください。
Microsoft の無料テンプレートを使用する
Excel 在庫管理スプレッドシートをゼロから作成するのが難しいと思われる場合 (または時間を有効に活用できない場合)、いつでも Excel 在庫テンプレートを選択できます。優れたテンプレートは数多くあります。
Microsoft は、幅広いニーズに対応する多数の Excel テンプレートを提供しています。 Excel を開いて「在庫」を検索すると、要件を満たす事前にデザインされた例が見つかります。
Microsoft の公式テンプレート ライブラリをチェックして、何が可能かを確認することもできます。
この無料テンプレートは私たちのお気に入りの 1 つで、在庫数量を管理するだけでなく、次回の再注文ポイントを通知する数式を使用した在庫管理テンプレートとしても機能します。
サードパーティの在庫管理テンプレートを探す
Excel テンプレート コレクションに必要なものが見つからない場合でも、パニックに陥る必要はありません。 オンライン上には、ユーザーが作成したテンプレートが世界中に存在します。
たとえば、このサイトでは、注文書、製品リスト、在庫データの追跡などのためのいくつかの在庫テンプレートを提供しています。
これらのスプレッドシートは、無料のスプレッドシートよりも複雑であることがよくあります。 多くの製品は、在庫管理カテゴリの在庫管理ソフトウェアと同等の機能を提供しますが、これらのプログラムの主要な機能の一部が差し引かれているだけです。
注: Google スプレッドシートを使用したい場合は、これらのテンプレートの多くを両方のプラットフォームで使用できます。 スプレッドシート専用に構築された在庫追跡テンプレートも多数あります。
Excel 在庫スプレッドシートの長所と短所
このセクションを終える前に、在庫管理に Excel を使用することの長所と短所について少し説明しましょう。
長所
料金
Excel とオンラインの両方で無料のオプションが利用できるため、予算を大幅に増やすことなく在庫管理テンプレートを作成するのは難しくありません。
ほとんどの中小企業は、（特に最初は）利益もほとんどなく、利益もほとんどありません。 Excel を使用すると、大金を掛けずに在庫を管理できます。
カスタマイズ
Excel の支持者がこのソフトウェアについて気に入っている点の 1 つは、(十分な知力と汗を流した公平性があれば) ソフトウェアにほとんど何でもできることです。
このカスタマイズ レベルは、企業がおそらく大きな妥協をすることなく、自社のニーズに完全に適合した在庫追跡ツールを作成できることを意味します。
共同体
Excel スプレッドシートは、組織内の他のチーム メンバーと簡単に共有できます。 Dropbox やその他のプラットフォームを通じて共有したり、クラウドに保存したり、Google スプレッドシートを使用したりできます。
これは、チームメンバーがいつでもどこでもスプレッドシートにアクセスできることを意味します。
もちろん、100% 完璧なソリューションはなく、Excel も例外ではありません。 在庫管理のニーズに合わせてこのソリューションを選択する前に、知っておくべきデメリットをいくつか紹介します。
短所
合併症
ほとんどの Excel スプレッドシートは、管理可能なドキュメントとして始まります。
ただし、ビジネスと在庫が拡大するにつれて、スプレッドシートも拡大します。
私たちは皆、上部に 100 以上の列があり、深さは何千ものセルが存在する、扱いにくいスプレッドシートを見たことがあるでしょう。
これらのシートは悪夢を現実にしたもので、ロードしようとするたびにコンピューターが停止する可能性のあるドキュメントです。
肥大化は、在庫管理に Excel を使用している人なら誰でも、いつかは対処しなければならない問題です。 遅かれ早かれ、スプレッドシートは大きすぎて使い物にならなくなります。
時間
スプレッドシートの作成、数式の入力、データの追加にはすべて時間がかかります。 スプレッドシートのメンテナンスにも時間がかかります。 これらすべての時間が合計されます。
在庫管理ソフトウェアは、ソフトウェアを最初に起動した後、ユーザーの多くの在庫管理プロセスを自動化します。 Excel では、より実践的なアプローチが必要です。
その時間を別の場所に費やしたほうがよい場合もあるでしょう。
データ
複数の人がドキュメントを変更できる権限を持つ巨大なスプレッドシートで作業したことがあるなら、おそらくデータの損失を経験したことがあるでしょう。
事故は起こり、人は間違いを犯し、スプレッドシートは非常に複雑なものになる可能性があります。 Excel の問題は、こうした間違いが発生した場合に、それを元に戻す簡単な方法がない場合があることです。
これによりデータが破損する可能性があります。 ずっと後になるまで気づかないこともあります。
エラー
バーコードや RFID スキャンをリアルタイムで更新して在庫数を秒単位で正確にする在庫ソフトウェアとは異なり、Excel ではデータ入力という形で多大な手作業が必要です。
データ入力に携わっている人なら誰でも知っているように、人的エラーは非常に現実的なものです。
Excel の使用には人的要素が常に関与するため、このアプローチでは在庫管理ソフトウェアよりも在庫エラーが発生する可能性が高くなります。
リアルタイム追跡なし
これについては前のポイントでも触れましたが、ここでも繰り返しておきます。 Excel では、在庫追跡スプレッドシートに人間がデータを入力する必要があります。
つまり、誰かが時間をかけてドキュメントを修正した場合にのみシートが更新されます。 これにより問題が発生する可能性があります。
在庫管理ソフトウェアは、データ入力を必要とせずに在庫をリアルタイムで更新します。 ソフトウェアは、バーコードまたは RFID がスキャンされるたびにアクションを追跡します。 これは、在庫レベルを常に最新の状態に保つことができることを意味します。 また、在庫ミスのリスクも軽減されます。
これは永久在庫システムとして知られており、在庫ベースのビジネスが時間を節約し、効率を向上させる最良の方法の 1 つです。
Excel 在庫管理を成功させるためのヒント
在庫管理のニーズに Excel を利用する場合、前のセクションで挙げた欠点の多くを克服する方法があります。
Excel は在庫管理ソフトウェアよりも実践的なメンテナンスが必要ですが、いくつかの基本的なベスト プラクティスを実装することで機能させることができます。
以下に、追跡する最も一般的なもののいくつかを示します。
毎日の監査
Excel スプレッドシートでは人的エラーがいかに大きな懸念事項であるかについて説明しました。 この問題に対処する 1 つの方法は、毎日の監査を実施することです。
定期的にスケジュールされた監査を利用することで、時間の経過とともに問題が悪化する前に問題を発見できます。
ビジネスの規模によっては、毎日の監査は非現実的な作業となる場合があります。 この場合、循環カウントを検討してください。循環カウントでは、実際の数値とスプレッドシートの数値をローテーションで比較します。
もう 1 つの解決策は、紙とスプレッドシートで在庫を追跡することです。
これは二重作業のように思えますが (実際そうなので)、毎日のカウントを取得してスプレッドシートと比較し、不一致を見つけます。
ここで重要なのは、問題を早期に発見することが重要であるということです。 カウントが長期間オフになると、問題は拡大し、複雑になります。
すぐに更新してください
Excel スプレッドシートにおける人的エラーの最大の原因の 1 つは、シートの更新に遅延が発生した場合に発生します。
これが起こるシナリオの 1 つを次に示します。
何らかの理由で、在庫マネージャーは、在庫の移動に応じてシートを変更できないという問題を抱えています。
彼らは変化に気づきますが、仕事が起こり、それらの変化は忘れられます。 これで在庫はなくなりました。 毎日の監査を行っていない場合、この在庫エラーは長期間続く可能性があります。
さらにエラーが発生する可能性があります。 次に気づくと、在庫全体が間違っていることがわかります。
これらのエラーを防ぐ鍵は、在庫に変更が生じた場合は常に Excel シートをすぐに更新することです。
仕事が多忙で困難な場合があることは承知していますが、在庫エラーが発生すると仕事はさらに多忙で困難になります。 今すぐ作業を行って、後で問題が発生するのを避ける方が良いでしょう。
バックアップをクラウドに保存
Excel の在庫シートは、ビジネスにおいて最も重要なドキュメントの 1 つです。 したがって、バックアップされていることを確認する必要があります。 前述したように、Excel ではミスが発生し、重要なデータが失われることがあります。
クラウド バックアップを定期的に実行することで、予期せぬ大惨事が発生した場合に復元できる最新のコピーを確保できるため、こうした間違いによる影響を軽減できます。
準備して。 間違いは起こります。
月次レポート用のデータを統合する
Excel の大きな欠点の 1 つは、履歴データの分析が困難になることです。 レポートを容易にするためにデータを定期的に統合することで、この問題に対処できます。
Excel シートから情報を取得し、それを他の形式 (チャート、表、グラフなど) に変換することで、時間の経過とともに傾向や問題を見つけることができます。 これは収益にプラスの影響を与える可能性があります。
データと結果を確認する
データは素晴らしいものですが、データを収集しても意思決定に活用しなければ意味がありません。
Excel スプレッドシートを使用すると、さまざまなデータを利用できます (最後のポイントに従っている場合は、そのデータを理解しやすい形式に編集したことになります)。 この情報を使用して、意思決定を行い、結果を予測します。
在庫管理の目標の 1 つは、傾向と結果を予測できるようになることです。 この情報は、プロセスを支援するために使用してください。
必要に応じて SaaS ソリューションにアップグレードする
Excel は、手動在庫と在庫管理ソフトウェアの間の優れた橋渡しとなります。 しかし、ビジネスが成長するにつれて、Excel が在庫管理ツールとして使用できなくなる日が来るでしょう。
一連のスプレッドシートを使用して在庫を管理することは完全に可能ですが、これは最もスケーラブルな (または最も簡単な) 在庫管理プロセスではありません。
Microsoft Excel は強力です (特に、事前に構築された Excel テンプレートと組み合わせた場合) が、結局のところ、依然として多くのアプリケーション向けに構築された汎用プログラムにすぎません。
さらに、Excel ドキュメントは動的ではないことがよくあります。 継続的なメンテナンスが必要です。
新興の中小企業としては、これは許容できるかもしれません。 しかし、企業が成長し、在庫プロセスを合理化したいと考えている場合、専用の在庫管理ソフトウェアへのアップグレードが不可欠です。
その日が来たら、在庫管理を次のレベルに引き上げるのに役立つソフトウェア ソリューションが利用できることを理解してください。 さらに良いことに、これらのソリューションの多くは、スプレッドシートでは夢見ることのできないレベルの機能を提供します。
Excel の使用時間が終わりに近づいても、我慢しないでください。 次のステップを受け入れてください。 変化は恐ろしいものですが、適切な在庫管理ソフトウェアを使用すれば、新たな高みに到達することができます。
IMS を導入すると、在庫管理が強化され、誤出荷によるコストが削減されます。
最終的な考え
Excel は誰もが好むソフトウェアではないかもしれませんが、その多用途性を否定するのは困難です。
在庫を手作業で追跡するだけでは成長してきたものの、在庫管理ソフトウェアの世界に飛び込む準備がまだ整っていない中規模企業の場合、Excel は正当なソリューションです。
独自にカスタマイズした在庫スプレッドシートを作成する場合でも、テンプレートをダウンロードする場合でも、あらゆるニーズを満たすソリューションがここにあります。 何が必要かを判断し、最適な Excel シートを見つけるだけです。
他のシステムと同様に、Excel も完璧ではありません。 この記事のベスト プラクティスに従うと、在庫を管理しながら潜在的な落とし穴を回避することができます。
また、在庫管理プロセスを次のレベルに引き上げる準備ができたら、SkuVault のような専用プラットフォームへの投資を検討してください。 私たちを信じて; 時間、効率、コストの節約にはそれだけの価値があります。
詳細については、SkuVault プラットフォームの 2 分間のガイド付き製品ツアーをご覧ください。