プロジェクトの失敗を回避するために効果的に学んだ教訓を使用する方法

すべてのプロジェクトは学習体験です。 失敗すると、同じエラーが二度と起こらないように警告されます。 成功は、現在および将来のプロジェクトを効果的にナビゲートするために私たちを導きます。 プロジェクト管理を成功させるには、これらの失敗、成功、および改善すべき領域を把握するための適切なプロセスが必要です。 これは、プロジェクトの教訓の方法が行うことです。

この投稿では、学んだ教訓を使用して、プロジェクトの失敗を効果的に回避する方法を探ります。 投稿全体で提供されるテンプレートは、オンラインで編集できます。 それらを使用して、タスクを進めてください。

プロジェクトの教訓とは何ですか？

学んだ教訓は、プロジェクトのライフサイクル全体およびプロジェクトの終了時に収集された、ポジティブとネガティブの両方の重要な経験です。 この知識と理解を反映して、学んだことを現在のシステムとプロセスを改善し、将来のプロジェクトの成功を確保するために必要なアクションに変換できます。

一部の組織にとって、プロジェクト管理で学んだ教訓は、閉鎖段階でプロジェクトの経験について話し合い、文書化する非公式のプロセスです。 他の組織は、プロジェクトの各フェーズの最後にレッスンで学んだセッションを実施します。 プロジェクトマネージャー、プロジェクトチームのメンバー、およびチームリーダーは、レッスンで学んだセッションに参加して、レポートを確認し、得られた洞察をアクションに変換する方法を決定できます。

レッスンで学んだセッションは、プロジェクトの複雑さに基づいて、プロジェクトのさまざまなフェーズで実施できます。 各フェーズの終了時、プロジェクトの終了時、または発生時にリアルタイムで。

学んだ教訓がプロジェクト管理の不可欠な部分である理由

学んだ教訓を文書化し、組織全体で共有することは、失敗の可能性を回避および削減するのに役立ちます。 また、将来の取り組みに組み込むことができるベストプラクティスの作成にも役立ちます。

レッスンで学んだセッションを実施することは、チームメンバー間の信頼を築くのにも役立ちます。 プロジェクト中に何が正しく、何が間違っていたかについて自分の見解を共有できるようにすることで、彼らはより関与していると感じ、プロジェクト管理プロセスをより支援するようになります。

最終的に、学んだ教訓は、会社のプロセスとチームの運営方法に大きな影響を与える可能性があります。

学んだ教訓のプロセス

学んだ教訓のプロセスには、5つのステップが含まれます。 これらは、プロジェクト中に会議の参加者から学んだ重要な教訓を収集し、その知識を将来のプロジェクトでより良い結果を達成するためにうまく適用する方法を決定することを目的としています。 手順は、

ステップ1：学んだ教訓を特定する

完了したばかりのプロジェクトでうまくいったこととうまくいかなかったこと、そして改善する必要があることを修正することから始めます。 これは、プロジェクトの主要な利害関係者が参加した教訓セッション中に行う必要があります。

• セッションの準備として、ファシリテーターは参加者にアンケートを送信する必要があります。 プロジェクトのさまざまな側面（プロジェクト管理、リソース、コミュニケーション、要件など）に関連する特定の質問を含める必要があります。 同様に重要なのは、何が機能し、何が機能しなかったか、そして何を改善すべきかについてのフィードバックを入手することです。 アンケートに回答することは、参加者がセッションの準備を整えるのに役立つだけでなく、回答自体が参加者間の議論を導くのに役立ちます。
• 調査結果を要約し、セッション中に他の主要なレポートと一緒に分析して、プロジェクトの失敗と成功を特定します。 将来のプロジェクト改善のための推奨事項は、その終わりまでに識別されるべきです。

以下のような同様のチャートを使用して、セッション中に議論されたフィードバックとキーポイントを記録できます。

ステップ2：学んだ教訓を文書化する

プロセスの次のステップは、詳細なレポートで結果を文書化することです。 プロジェクトの長所と短所に関する参加者のフィードバックと改善のための推奨事項を含める必要があります。

レポートが完成したら、関連する内部および外部のプロジェクトの利害関係者とレポートを共有します。 リーダーシップの詳細なレポートの概要を作成できますが、詳細なレポートは、さらに参照できるように添付ファイルとして送信できます。

ステップ3：学んだ教訓を分析する

プロセスのこのフェーズでは、学んだ教訓を分析して整理し、それらを適用する方法を決定します。 次に、従業員に必要なトレーニングとプロジェクト管理プロセスの改善が決定されます。

さらなるステップとして、必要なステップ、責任者/部門、リソース、およびタイムラインを概説するアクションプランを作成できます。

ステップ4：学んだ教訓をアーカイブする

学んだすべてのドキュメントを共有ドライブ（Googleドライブなど）などの簡単にアクセスできる場所に保存して、プロジェクトチームだけでなく、組織内の他のチームや関係者もすぐに利用できるようにします。

ステップ5：学んだ教訓を取り戻す

現在のプロジェクトプロセスを改善するには、教訓のドキュメントを参照してください。 プロジェクトの種類ごとにフォルダを作成し、日付またはプロジェクト名で適切に整理することにより、これらのドキュメントの取得可能性を最適化します。 レポートの保存に使用するツールがキーワード検索機能を提供している場合、誰でも簡単にレポートを取得できます。

学んだ教訓でプロジェクトの失敗を回避する方法

プロジェクトの成功を確実にするために、プロジェクトの教訓プロセスに組み込むことができるいくつかのステップを次に示します。

レッスンで学んだセッションを頻繁に実施する

プロジェクトでは、特にそれが大規模で複雑なイニシアチブである場合、多くのことがうまくいかなかったり、うまくいかなかったりする可能性があります。 したがって、プロジェクトの終了まで待つのではなく、重要な情報をより早く記録することをお勧めします。 時間の経過とともに、重要な洞察を保持できなくなる可能性があります。失敗した場合は、情報が意図的に見過ごされる可能性があります。

標準的なプロセスとツールのセットを用意する

多くの組織は、定義されたプロセスがないため、プロジェクト中に学んだ教訓を捉えることができないことがよくあります。

適切な一連の手順を実行すると、それがより必要になり、プロジェクト中に学んだ教訓を記録するルーチンにチームが陥るのを助けることができます。 同様に、情報の収集、レポートとドキュメントの保存、および組織全体での共有に使用する事前定義されたツールセットを用意すると、プロセスをさらに合理化するのに役立ちます。

リスク計画中に学んだ教訓を活用する

新しいプロジェクトのリスク評価中に、関連するプロジェクトの過去の教訓レポートを参照して、潜在的なリスクを簡単に特定します。 その後、緩和戦略の開発に進むことができます。

教訓を得たチームを持つ

学んだ教訓を適用するか、プロジェクト全体で経験、洞察、印象をリアルタイムで積極的に記録することができます。 メソッドをどのように適用するかを明確にし、参加して積極的な役割を果たすチームを選択します。

ベストプラクティスは、プロジェクトのさまざまな領域のメンバーを含めて、多様な視点を収集することです。 チームメンバーの数を3から10の間に保ちます。

したがって、このようなプロジェクト経験のログブックを維持することは、より効果的なレッスンで学んだセッションを実行するのに役立ちます。

プロジェクト管理で学んだ教訓をどのように使用しますか？

この投稿では、プロジェクト管理で学んだ教訓、学んだ教訓のプロセス、およびプロジェクトの失敗を回避するための方法を効果的に適用する方法を、有用なテンプレートとともに定義しました。

学んだ教訓を収集、分析、および学習することが、実行するすべてのプロジェクトの一部であることを確認してください。 同様に重要なのは、学んだ教訓を効果的に適用するための次の一連のステップを計画することです。 この継続的な取り組みは、組織内で継続的な改善の文化を育むのに役立ちます。