クリーンなCRMデータベースを維持する方法は？

CRMデータベースシステムを実行する際に一般的に困難な作業は、そこに保存されているデータの精度と有効性を確保することです。 組織によるデータの維持管理が不十分な場合、活動が遅くなり、報告が不正確になり、他にも重要な活動があるため、各記録の詳細を手動で確認することが困難になります。

例

例を考えてみましょう。 組織の営業担当者Aが顧客にフォローアップの営業電話をかけ、別の営業担当者Bがすでにその電話をかけていることに気付いた場合、全体の状況は担当者Aにとって少し恥ずかしいものになる可能性があります。混乱はどこで発生し、なぜ担当者は正確に発生しましたか。 とにかくその呼び出しをしますか？

ここで、代表者Aがデータのクロスチェックを続け、連絡先に電話がかけられたという以前の記録がないことがわかったとします。 さらに調査したところ、代表者Aは、営業担当者Bに割り当てられた同じ連絡先の重複コピーがあったことを発見しました。したがって、この場合、営業チームの2人の代表者が同様の連絡先を持ち、両方がクライアントにフォローアップの電話をかけることによって仕事。

これは、CRMのデータが不正確であるという事実の典型的な例であり、上記の組織の場合、CRMが販売プロセスを妨げた理由です。 このデータは管理されていないため、連絡先が管理されておらず、電話番号やメールアドレスが変更されている場合もあります。

クリーンで整理されたデータセットの維持

上記の例では、データ重複のケースが恥ずかしい販売フォローアップコールにつながっていることに気づきました。 重複に加えて、 CRM重複排除が行われない場合、データの有効性を管理するのが困難になる可能性もあります。

したがって、データを定期的に更新できるように、販売データベースにクリーンで整理された有効なデータセットを維持する必要があります。 そうしないと、販売レポートがエラーでいっぱいになり、最終的にははるかに大きな問題につながる可能性があります。

たとえば、組織がポリシーに従って製品の10％割引しか有効にしておらず、一部の代表者がこのポリシーに気付いていないか、不注意になって一部の製品に対してより高い割引を入力できるとします。お得な情報。

これが発生した場合は、手動で例外に注意を払い、正しく設定する必要があります。 これは確かに時間がかかり、不必要でもあります。 さらに、売上に影響を与えないように、担当者は迅速にエラーをキャッチする必要があります。

したがって、これらすべてが1つの単純な事実になり、それがデータベースの重複排除です。 CRMコンサルタントの支援を受けてZohoCRMを使用すると、データベースの保守とクリーニングに役立ちます。 これをZohoCRMで実行できる効果的な方法のいくつかを以下に示します。 それらを一つずつ見ていきます。

重複レコードの管理

Zoho CRMを使用すると、レコードの重複の問題に対して迅速かつ効果的な解決策を提供するのに役立ちます。 これを行う方法を2つの方法と例で見ていきます。

• 複製を作成する前に複製を逮捕する

  一部のフィールドを一意のフィールドにすると、重複レコードの作成はすぐに停止します。 これは、データベースを維持するための効果的な方法です。

モジュール内の一意のフィールドとして「電子メールアドレス」をマークした場合、CRMは、既存のリードと同じ電子メールアドレスで新しいリードを作成するように警告できます。 フィールドを一意にするには、フィールドの設定で[重複する値を許可しない]オプションを選択するだけです。

• 重複レコードのマージ

  一意のフィールドを作成してデータを再確認しても、CRMに重複するレコードが残っている可能性があります。 この場合、Zoho CRMの重複排除ツールを使用して、重複データをマージできます。

ユーザーが重複排除チェックを実行すると、CRMは相互の正確なコピーであるレコードを自動的にマージできます。 競合が発生した場合は、マスターレコードを選択して、重複を選択したレコードにマージできます。

重複排除ツールの他に、ZohoCRMには機能を複製する特別な「検索とマージ」オプションも付属しています。 モジュール内のどのレコードが複製され、マージする必要があるかがわかっている場合は、[重複の検索とマージ]オプションを使用できます。

たとえば、Sanjayという連絡先に重複するコピーがあることがわかっていて、そのコピーをマージする場合は、Jameのページに移動して、[重複の検索とマージ]をクリックします。 レコードを選択し、適切なレコードを設定して、重複するコピーをマージできます。

CRMデータの検証

データの重複を解消する以外に、 CRMデータベースが最初からジャンクデータを蓄積しないように積極的に取り組む必要があります。 これは、CRMアカウントに含まれるデータを検証する方法を見つける必要があることも意味します。

Zoho CRMには、データの有効性を簡単に確認できるいくつかの機能が付属しています。 これには、プロセスの導入、アクセス制限の設定、手動承認のための自動レコード送信などのさまざまな取り組みも含まれます。

• 自動記録提出

セールスマネージャーであるため、 CRMデータベースに入力される各情報を確認して確認する時間がないことがよくあります。 とにかく、製品の割引率など、いくつかの重要な詳細に注意を払う必要があります。

誰かが容認できない割引を入力した場合、あなたはそれを通知されることを望みます。 Zoho CRMには、この要件に対処するための信頼性の高いソリューションが付属しており、営業チームによって作成されたレコードを自動的に送信して、カスタマイズされた基準に基づいて上位の承認を得ることができます。

したがって、これは、懸念の原因となった場合に備えて、CRMに取り込まれる機密データに関する情報を常に入手できる方法です。 承認のためにレコードを自動的に送信するには、適切な基準を使用したワークフロー承認プロセスの単純な構成で十分です。

• データ検証

レコードがCRMに追加されると、レコードのすべてのフィールドを一度に入力できない場合があります。 たとえば、リードを追加しているときに、「興味がある」というフィールドが表示されます。

現時点ではよくわからないかもしれませんが、リードを呼び出して何に興味があるかを尋ねると、このフィールドに入力できるようになります。 このようにして、営業マネージャーと話し合ったときに、取引の割引率を入力することもできます。

この場合、あなたは詳細なプロセスに従っています。 詳細は、プロセスのさまざまな段階でのみ入力できます。 リード資格、交渉、割引承認、契約段階などの段階に遭遇する可能性があります。

これが似たような状況である場合は、CRMにプロセスを配置し、プロセスのさまざまな段階で、必要に応じて情報を検証しながらシステムに委任することができます。 レコードが進むにつれて、CRMはユーザーに適切なコンテキストで詳細を入力するように促します。 レコードがプロセスを終了すると、レコードの完全な情報を取得できます。

Zoho CRMは、ブループリントの助けを借りてビジネスプロセスを作成するために使用できます。 これは、体系的な方法でプロセスを設計および実行するのに役立ちます。 Zohoブループリントを使用すると、プロセスの各ステージと、各ステージに関連する担当者を定義できます。 また、プロセスの実行を通じてチームをガイドすることもできます。 日常的なアクションを自動化しながら、情報を検証して義務付けることもできます。

フィールドをカスタマイズする

Zoho CRMは、以下の戦略に基づいてフィールドをカスタマイズするために使用できます。 それらを一つずつ見ていきます。

• 販売情報の義務化：

最初の方法は、フィールドを必須としてマークすることにより、重要な販売情報を義務付けることです。 整理されていないデータに伴う主な問題は、多くのフィールドが不完全であるということです。

法的文書を電子メールで送信すると、住所セクションに道路情報が欠落していることがよくあります。これは、非効率的な方法です。 この状況は、ZohoCRMでフィールドを必須としてマークすることで回避できます。 これが行われると、すべての必須情報を入力せずにレコードを保存することはできません。

• フィールドの最大文字数制限の設定：

多くの場合、組織に固有のフィールドに入力する必要性を感じることがあります。 たとえば、10桁の一意のID番号。 誰かが9桁を入力した場合はどうなりますか？ システムが番号を受け入れる場合、データは不正確になります。

Zoho CRMでこのフィールドをカスタマイズする場合、この問題を回避するために、テキストフィールドに許可される最大文字数制限と数値フィールドに許可される最大桁数を設定できます。

スタイルシートの維持

自動化が多くの仕事をすることは間違いありません。 しかし、データ品質を確保するために人間の努力が重要であるという事実も否定できません。 データ入力が簡単で一貫していることを確認する効果的な方法は、命名規則を導入することです。

たとえば、国が異なる名前や形式で参照される場合があります。 英国は、英国、英国、および英国として知られています。 これが、データの標準形式が、基準に基づいてレコードをフィルタリングしながら正確なレポートを生成するのに役立つ理由です。

住所、会社名、電子メールアドレス、指定などの略語と標準データ入力形式のリストが記載されたスタイルシートに従うことができます。事前定義されたドロップダウン値は、この場合の問題の一部を排除するのにも役立ちます。データベースの重複排除が可能です。

セキュリティのためのロールの使用

データは多くのソースから受信され、複数のユーザーが一度にアクセスします。 これは、クリーンなCRMデータベースの保守がそれほど簡単ではないことを意味します。 ただし、このタスクを実行するための最良の実証済みのプラクティスの1つは、CRMアカウントのデータへのアクセスを制限することです。

CRMデータの作業中にユーザーのアクセス権を制御するのに役立つロールを定義できます。 このようにして、ユーザーは自分に関連するレコードを変更します。 アクセスは、その責任者のみに制限されています。

結論

CRMデータがクリーンであることを確認することはすべての人の責任であり、同じことを行うことの利点には、効果的にコミュニケーションする能力とともに、顧客のより良い理解が含まれます。

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