HR ソフトウェアで従業員データをシームレスにデジタル化して管理

人事担当者は、採用、新人研修、パフォーマンス、キャリア開発、保険の詳細などに関連する大量の従業員データを扱います。 これらすべてのデータ型を適切に処理するのは簡単な作業ではありません。

さらに、これらのデータ タイプは本質的に機密性が高く、これらへの不正アクセスは従業員の誠実さを構成する可能性があります。 したがって、従業員のデータを効果的に管理して安全に保ち、必要なときに簡単に利用できるようにすることが重要です。

この記事では、従業員データベースの管理と、従業員のデータの処理に役立つ必要な方法について詳しく説明します。

従業員データ管理とは何ですか?

従業員データベース管理には、組織内の従業員に関連する情報の体系的な編成、保管、保守が含まれます。 これには、個人の詳細、職歴、業績記録、給与情報、福利厚生の登録、トレーニング認定などのさまざまな側面が含まれます。

従業員データベース管理のメリット

従業員の最新のデータベースを維持すると、データ入力の自動化、従業員データに関する潜在的な問題の特定、規制への準拠の維持など、多くのメリットが得られます。

従業員のデータベースを管理する利点をさらに見てみましょう。

• 効率的な記録管理: 連絡先の詳細、職歴、業績評価などの従業員情報を整理して保管できます。
• 人事プロセスの合理化: 一元化されたデータへのアクセスにより、給与処理、休暇管理、業績評価などのタスクが簡素化され、人事効率が向上します。
• コンプライアンスと法的要件: 従業員の契約、認定、トレーニングの正確な記録を維持することで、労働法と規制の遵守を確保します。
• コミュニケーションの向上: 最新の連絡先情報を提供し、発表やポリシーの更新について的を絞ったコミュニケーションを可能にすることで、組織内の効果的なコミュニケーションを促進します。
• セキュリティの強化: アクセス制御と暗号化対策により、従業員の機密データが保護され、不正アクセスやデータ侵害のリスクが軽減されます。
• パフォーマンス管理: 従業員のパフォーマンス指標の追跡を可能にし、パフォーマンスのレビュー、目標設定、キャリア開発計画を容易にします。

従業員データベースをデジタル化してスマートに管理する 10 の方法

従業員のデータベースを効率的に管理するために、従業員のデータを分類し、セキュリティのために暗号化することができます。 さらに、組織内の従業員のデータの流れを管理するために、データ処理戦略を再策定する必要がある場合もあります。

従業員のデータベースをデジタル化して管理するために検討できる主な方法は次のとおりです。

1. データに定期的にアクセスして監査する

人事部門に保存されているデータには慎重にアクセスしてください。 所有しているデータの種類と、それが組織にとってどの程度関連しているかを確認する必要があります。 データの種類を理解することで、データを整理して保存できるようになります。 さらに、従業員や組織にあまり関係のないデータベースを削除することもできます。

2. 従業員データを分類する

データを簡単に整理および分類できるように分類することが重要です。 複数のメトリクスを使用して、個人情報、勤怠データ、給与詳細などのデータを分類できます。さまざまなデータ タイプを分類することで、データにすばやくアクセスでき、分散したファイルを見つけるのに無駄になる貴重な時間を節約できます。

3. 従業員のデータアクセスを制限する

医療記録などの特定の種類の従業員データは機密情報であり、権限のある人のみがアクセスできます。 そのため、このデータに誰がアクセスできるかを定義するための適切な構造を作成する必要があります。

その場合、HRMS ソフトウェアを使用してパスワードを設定し、データ保護のための多要素認証方法を実装できます。

4. データ処理メソッドの再構成

データ処理の方法や技術を再構築するには、まず従業員のデータ処理に関連する既存の法律と規制を明確にする必要があります。 その後、データ処理メソッドを評価し、変更する必要があるかどうかを特定できます。

評価後は、役割ベースの権限の変更、データの定期的なリスク評価の実施、インシデント対応計画の実装など、データ処理方法を変更できます。

5. 従業員データベース管理ソフトウェアを導入する

従業員のデータ記録を手動で管理すると、データ エラーが発生し、データ盗難の可能性が高まる可能性があります。 データ管理ソフトウェアを利用すると、全従業員のデータを 1 か所で自動的に記録および追跡できます。 これにより、いつでもどこからでもデータに簡単にアクセスできるようになります。

6. 従業員データの暗号化

サイバー犯罪の増加により、データ侵害はいつでも発生する可能性があるため、データを保護するための効果的な対策を講じることが重要です。 そのために、従業員のデータ ファイルを暗号化し、承認されたユーザーのみがデータ ファイルにアクセスできるようにすることができます。

7. データを慎重に扱うようにスタッフを訓練する

人事チームと従業員のデータにアクセスするすべてのメンバーは、適用される法律、データ侵害の結果、および不適切なデータ管理についてトレーニングを受ける必要があります。 これにより、従業員データを安全に扱うことができます。

さらに、データ ストレージの法的コンプライアンスを維持するために、チームに現行の雇用法に関する最新情報を常に提供してください。

8. データ侵害への対応計画を作成する

データ侵害やセキュリティ インシデントを効率的に管理するには、包括的なインシデント対応計画を作成することが重要です。 さらに、データ侵害が発生した場合に従業員が従う必要がある手順を確実に理解できるようになります。

9. サイバーセキュリティ対策の実施

従業員のデータを侵害から保護するには、従業員データベース管理ソフトウェアを使用できます。 このソフトウェアを使用すると、暗号化やファイアウォールなどのさまざまなサイバー セキュリティ対策を実装して、データを保護できます。

10. データプライバシーコンプライアンスの維持

従業員のデータを必要な規制に従って確実に処理するには、GDPR (一般データ保護規則)やCCPA (カリフォルニア州消費者プライバシー法) などのデータ プライバシー規制を常に最新の状態に保つことが重要です。

従業員データベース管理ソフトウェアは、データが規制に準拠した状態を維持するのに役立ちます。

従業員データベース管理システムに保存するデータの種類

従業員データベース管理システムは、すべての重要な従業員情報を保存および管理するための中央リポジトリとして機能します。 保存される具体的なデータは、組織の規模、業界、法的要件によって異なる場合があります。

ただし、EDMS で通常見られる一般的なタイプのデータには次のようなものがあります。

• 人事情報: 履歴書の詳細、身元調査、退職書類、昇進記録など、従業員に関する基本情報が含まれます。
• 給与情報: 給与データは機密性が高く、限られた方法で共有されます。 これには、W-4 フォーム、W-2 フォーム、銀行詳細、従業員の認証を求める貸し手リクエストなどが含まれる場合があります。
• 医療情報: この種の情報には、薬物検査、家族および医療休暇法 (FMLA) 関連データ、Covid-19 データなどに関する従業員の詳細が含まれます。
• 人口統計情報: 人口統計の詳細の下に、性別、人種、年齢、障害の有無、民族などのデータが記録されます。 このデータは必要な場合にのみ収集する必要があり、従業員にどのようなタイプの人がいるかを知ることができます。
• 雇用データ: このデータ タイプでは、企業は従業員の過去の経験、雇用インセンティブ、雇用契約、法的文書などの記録を維持します。雇用データには、従業員の休暇ポリシーや銀行口座情報も含まれます。
• パフォーマンス データ: ほとんどの組織は従業員のパフォーマンスを定期的に評価しています。 したがって、パフォーマンスを評価し、パフォーマンスのベンチマークを設定するために、さまざまな人事指標に基づいて従業員データを保存します。

従業員データセットを扱う際のヒント

従業員のデータセットを扱うときは、規制に従い、従業員のデータを効果的に分類するようにしてください。 データ侵害のケースに対処するためのインシデント対応計画も作成する必要があります。

データを適切に管理する際に従うべきヒントは次のとおりです。

• データの収集、保管、使用中は、関連するデータプライバシー規制を遵守してください。
• 人事機能に必須ではない過剰な個人情報を収集しないようにします。
• 定期的に監査を実施して、データセット内の不整合や不正アクセスの試みを認識します。
• アクセス制御、暗号化、定期的なバックアップなどのセキュリティ対策を導入して、従業員の機密情報を保護します。
• データ漏洩を防ぐために、適切なデータ削除手順に従ってデータを廃棄してください。

結論

従業員データの管理は複雑で時間のかかる作業となる場合があります。 ただし、堅牢な人事ソフトウェアを実装することで、このプロセスをシームレスで効率的なエクスペリエンスに変えることができます。 強化されたデータ セキュリティ、正確な記録管理、貴重なデータの洞察により、十分な情報に基づいた意思決定を行い、従業員の活躍と意欲を促進できます。

従業員データベース管理: よくある質問