ホームチームからの作業を効果的に管理する方法

数ヶ月前、物事は非常に異なっていました。 家から一週間働くチームの一員であることは、考えもされていませんでした。 しかし、COVID-19の不幸な広がりによって生み出されたこの新しい現実では、これは当たり前になっています。

しかし、検疫の時代が始まる前から、多くの組織で在宅勤務が流行していた。 多くのチームがこれを効果的に実践しながら、自宅で仕事をするチームに固有の多くの課題をうまく軽減してきました。

このガイドでは、

• すでに遭遇した可能性のあるリモート従業員の管理に関するこれらの一般的な課題のいくつか
• ゲームのトップを維持するために従うことができるベストプラクティス

自宅で作業するチームを管理する際の課題

チームの管理に関しては多くの課題があり、そのチームが大陸または世界に分散している場合、それらを主導することはさらに困難になります。

リモートチームのパフォーマンスに悪影響を与えるものを最初に特定することで、探しているソリューションを見つけることに近づくことができます。

リモートの従業員を管理するときは、これらの課題のいくつかに自分で遭遇したに違いありません。

• 対面でのやり取りの欠如。 マネージャーは、従業員が監督下で行ったほど効率的に作業できないのではないかと心配していますが、従業員自身は頭からのサポートなしに苦労しています。 これはまた、チームメンバー間の信頼を築くのに困難をもたらします。

• スケジューリングの問題につながるさまざまなタイムゾーン。 午前中にスケジュールしたい会議は、チームメンバーの1人の昼休みに影響を与える可能性があります。

• リソースやドキュメントなどの情報へのアクセスの欠如。同じ場所から作業する場合は、振り返って同僚に必要なものを尋ねます。 しかし、自宅で仕事をしている場合、それはまったく異なるシナリオです。

• 自宅で気を散らす。 あなたが一人で住んでいない限り、あなたはあなたの家の他の住人によって何度も邪魔されるに違いありません。 これは、生産性に悪影響を与える可能性があります。 同時に、社会的交流の欠如は、従業員が孤立していると感じることにつながります。

• チームが世界中の人々で構成されている場合、文化的および言語的な障壁に直面する可能性もあります。

• あなたの企業文化を育むこともまた時間とともに苦しむかもしれません。 会社の文化はオフィスで自然に育まれますが、自宅で働くチームにとっては同じではないかもしれません。

ホームチームからの作業を管理するためのベストプラクティス

上記で説明した課題を効果的に克服するのに役立ついくつかのベストプラクティスを見てみましょう。

適切なツールを使用してガイドラインを設定する

オフィス環境では、いつでもチームをまとめて話し合い、計画を立てることができます。

自宅で働くチームでそうするのは簡単ではありません。 ただし、適切なツールセットをワークフローに統合することで、同じ場所にいなくても、チームが同じページにいることを確認できます。

投資する必要のあるツールには、次のものがあります。

• コミュニケーションのためのチャットおよびビデオ会議ツール。 選択できるオプションはたくさんあります。 いくつか例を挙げると、Slack、Zoom、Skypeなどです。 また、勤務時間中と非勤務時間中もチームメンバー間のコミュニケーションを促進するためのさまざまなツールを提供することが重要です。
• パフォーマンスを追跡するためのプロジェクト/タスク管理ツール。
• GoogleドキュメントやOneDriveなどのドキュメント/ファイルの編集および共有ツール。 すべてのファイルを1つの場所に保存すると、誰でも簡単にアクセスできるようになります。
• オフィスのホワイトボードを複製するためのビジュアルコラボレーションプラットフォーム。 Createlyのようなオンラインキャンバスソフトウェアは、Sprintの計画、ブレインストーミング、製品のワイヤーフレームでのコラボレーション、またはプロセスのリアルタイム分析に役立ちます。

これは、WFHチームのコミュニケーションとコラボレーションのためのその他のツールの拡張リストです。

適切なツールを選択することと同じくらい重要なのは、それらをいつどのように使用するかについての基本ルールを確立することです。 それらを事前に明確にすることで、時間と混乱を節約できます。 例えば、

• 作業中は常にチャットプラットフォームで利用できます。離れている場合は、他の人に通知してください。
• オンライン会議に参加しているとき、または毎日チェックイン会議を行っているときに、ビデオをオンにします。
• プロジェクト管理プラットフォームで個々のタスクを分類し、時間単位で見積もります。

チームと常にコミュニケーションを取り、関与する

従業員と定期的に連絡を取ることは、従業員があなたに頼り、あなたに相談できるようにするための効果的な方法です。 また、彼らの懸念、質問、提案について学ぶ絶好の機会でもあります。

毎日または毎週1対1のチーム会議を開くことも、チャットプラットフォームでメッセージを送信して、彼らが取り組んでいることの最新情報を求めることもできます。

あなたがいつ利用可能になるか、そしてあなたにアプローチするための最良の方法をあなたのチームに知らせてください。 早朝に緊急事態が発生した場合は、携帯電話番号をチームと共有しておくと、チームが電話をかけたり、インスタントメッセージを送信したりするのに役立ちます。

また、チームメンバーに、仕事関連の会話に公開チャネルを使用するように促します。 これにより、何が起こっているかを監視し、必要に応じてヘルプを提供できます。

ここでは、自宅で作業するチームが従うべきコミュニケーションのベストプラクティスをいくつか紹介します。

さまざまなタイムゾーンについて心配する

チーム全体がさまざまな場所に散在している場合は、チームが住んでいるさまざまなタイムゾーンを特に意識する必要があります。

• 会議をスケジュールするときは、必ず全員とそのスケジュールを確認し、全員が快適な時間を選択してください。
• 会議中に話し合った重要なポイントを文書化して、話し合い中に出席できなかったチームメンバーと共有できるようにします。

• また、さらに1マイル進んで会議を記録し、後で表示したり、話し合ったことについて次の日に1対1で簡単に説明したりすることもできます。

コラボレーションとチームビルディングに余分な努力を費やす

在宅勤務のチームに欠けがちなのは、信頼とチームスピリットの2つです。 それらがなければ、チームはお互いに依存し、彼らの関係で繁栄することができません。

適切なツールを使用することで、チームは互いにコラボレーションするためのプラットフォームを利用できますが、チームの絆を深める方法をさらに見つける必要があります。

• チーム内の役割と責任、および報告関係を明確に定義することから始めます。 彼らがどこに属し、誰に報告するかを知っているよく構成されたチームは、混乱を避け、協力を後押しすることができます。

• チームメンバーが仕事とは別に互いに交流することを奨励します。 Facebookグループまたは別のSlackチャネルを使用して、昼食をとったり、オフィスにいる場合はウォータークーラーにぶら下がったりしているときに楽しい会話をすることができます。 これは、離れた場所にいる従業員が個人レベルでお互いを知るための効果的な方法であり、チームの絆に前向きに反映されます。
• カジュアルな会話のために、会議の開始時に数分待ってください。
• 可能な限り、仮想チームビルディング活動を手配します。 それらは、従業員の幸福を促進し、生産性を向上させるための鍵です。 すぐに試すことができる安価な仮想チームビルディングアクティビティをいくつか紹介します。

期待と目標を明確にする

求めている結果が必要な場合は、チームにその結果を明確にしてください。 明確な期待を設定し、事前に目標を定義することで、これをより迅速に行うことができます。

で開始する

• 毎週、毎月、または四半期ごとに全員に明確な目標を設定し、行動計画について話し合います。

• 従業員のパフォーマンスに関するフィードバックを頻繁に提供します。 また、彼らの期待にも耳を傾ける機会にしてください。
• チームと定期的に関わり、特に不安やストレスに苦しんでいる場合は、感情的なサポートを提供します。
• チームに期待することについて明確なガイドラインを設定します（つまり、すべてのメールに24時間以内に回答してもらいたい）。 これらを文書化し、誰もが簡単にアクセスできる中央の場所に保管します。
• 従業員の勝利を認識して祝い、意欲を維持します。

リモート従業員の管理に関するその他のヒントがありますか？

これまでに説明したベストプラクティスは安価であり、効果的な結果を確実にするためにすぐに実装できます。 リストにさらにヒントを追加したいですか？ 以下にコメントを残してください。

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