メモの書き方：ヒントとテンプレート（2022）

リマインダーおよびメモとも呼ばれるメモは、ビジネスの重要な部分です。 これは、公式のビジネスまたは手順に関する内部コミュニケーションに使用されます。

これは、組織内の従業員に情報を伝達するための主要な方法の1つです。 メモは高速であり、情報を配布するための効果的なオプションです。

メールとは異なり、大勢の従業員にメッセージとしてメモを送ることができます。 それはあなたの部門全体、あるいはあなたの会社で働くすべての人でさえありえます。

ただし、形式をよく知らない場合は、メモを書くのに苦労する可能性があります。 メモの書き方を知るには、記事を読み続けてトピックについてもっと理解してください。

メモを書くためのフォーマットをどのように選ぶべきか

適切なフォーマットを選択する場合、フォーマットが異なれば目的や目的も異なることを理解することが重要です。

何を選択するかによって異なります。たとえば、従業員と情報を共有するための情報メモを作成したり、要求メモの場合は、説得力のある側面に焦点を当てる必要があります。

さて、メモにはさまざまな種類があり、確認、情報要求、定期報告、調査結果、提案メモなどがあります。

ただし、すべての種類のメモの形式は似ている場合がありますが、メッセージの本文にいくつかの違いがあります。

そのため、どのようなメッセージを作成するのか、誰にメモを送信するのかに焦点を当てることが重要です。

メモの目的や目的を明確に理解していることを確認してください。

ビジネスメモのセクションは何ですか？

ビジネスメモはセクションに分かれており、正式なビジネスレターとは異なり、敬礼や送信者の署名はありません。

一般的なメモ形式には、次のようなさまざまなセクションが含まれます。

見出し

見出しのセクションには、名前と会社の住所が含まれています。 ただし、レターヘッドをお持ちの場合、この情報はすでに印刷されています。

このセクションのすぐ下に、メモまたはメモという単語を書く必要があります。 これは、メッセージがメモを使用して伝達されるようにするのに役立ちます。

受信者

このセクションは、受信者を識別するためのものです。

これは、メモが誰に属するか、または誰に属するかについて言及する必要がある場所です。

たとえば、マーケティング部門の従業員向けにメモを書いている場合

ここでは、「宛先：マーケティング部門のすべての従業員」に言及する必要があります。

送信者

送信者セクションは、メモを書いている人を指定するためのものです。 これには、名前、部門、および指定が含まれます。

たとえば、営業部門のアシスタントマネージャーの場合です。

ここでは、最初に自分の名前を伝えてから、「アシスタントマネージャー、セールス」を追加する必要があります

CCまたは追加の受信者

CC（カーボンコピー）または追加の受信者は、情報のためにメモのコピーが誰に送信されるかについて言及するセクションです。

さて、ここで言及されている名前は、メモや宛先セクションに直接宛てられたものではありません。

日にち

メモが書かれた日付を言及することが重要です。 日付セクションにメモを書いたときに含めます。

件名

件名は、メモの内容について簡潔で正確なアイデアを書く必要があるセクションです。

ここでは、メモに含まれるコンテンツの簡単なアイデアについて言及する必要があります。

たとえば、メモがSEO部門で働く従業員のためのトレーニングセッションに関するものである場合。 次に、ここに「件名：SEO部門の従業員向けのトレーニングセッション」と書く必要があります。

メッセージ本文

さて、メッセージ本文は重要であり、あなたが最も集中する必要があるセクション

メッセージ本文には、メモの内容、情報、目的が含まれています。 あなたはそれを2つまたは3つの段落に分けることができます。

この本文の最初の段落は、メモの目的を示しています。 これで、次の段落に移動して、情報またはメッセージについて言及できます。

内容が長い場合は、メッセージの要約を追加できます。 また、CTAを追加したり、行動を促すフレーズを明確にしたりすることもできます

これは、受信者が実行する必要のあるアクションを理解するのに役立ちます。

添付ファイル

ただし、添付ファイルを追加することは重要ではなく、必要でもありません。 ただし、メモが提示された結果に関連している場合、調査した場合、または追加のデータが必要な場合は、追加できます。

次に、メモには、メモのメッセージを実証するための添付ファイルが必要です。

あなたのビジネスメモを書く方法は？

さて、今あなたはあなたがあなたのメモを書くべき方法を理解する必要があります。 執筆には、シンプルで従うのが簡単ないくつかの基本的なステップがあります。

含まれています：

ステップ1：メモの目的をリストする

導入段落の最初に、メモの目的を記載する必要があります

メモを読んでいる人は、冒頭の段落で送信者が彼らに何を伝えているかを即座に理解する必要があります。

また、メモの内容は、質問に答えられるように作成する必要があります。 従業員または受信者がどのような質問をする可能性があるかを必ず検討してください。

目的を最初に明確にする必要があります。そうすれば、実行する必要のある詳細やアクションを拡張できます。

すべてを時系列の一連のイベントに入れるようにしてください。 これは、従業員をより明確にするのに役立ちます。また、必要に応じて、より簡単にアクションを実行できます。

ステップ2：全体を通して簡潔で前向きなものにする

あなたのメモの執筆はマネージャーまたは同僚に宛てて行くので。 メモを書くときは、言葉を前向きに保つことが重要です。

また、あなたが知っている人々に送られ、日常的に交流します。 そのような方法で言語を維持します。

これとは別に、文章は短く明確にしてください。 また、能動態を使って目的を伝えることができます。

これは、同僚の間の信頼性を高めるのに役立ちます。

ステップ3：件名を介してメッセージを伝達する

次に、件名に何を書いているか注意する必要があります。 このセクションでは、メモを読んでいるときに何を期待すべきかを読者に説明する必要があります。

また、件名には、電子メールフォルダをどこにファイルするかに関する指示が示されています。

たとえば、マーケティング部門の予算の更新である場合は、メモの件名を読んだり、業務や部門に影響を与えるアクションをプレビューしたりすることで、理解に役立ちます。

ステップ4：本文の段落と結論を使用して情報を分類する

あなたが下している決定の発表を詳しく説明するために本文の段落を使用してください。 また、それが従業員と業務にどのように影響するかを追加します。

また、これは、従業員が感じているかもしれない質問や気持ちに対処するのに役立ちます。

感謝の気持ちを表し、変化をナビゲートします。

メモを書くためのテンプレートは何ですか？

ここで、メモを書くためのテンプレートを理解することが重要です。 使用する形式は次のとおりです。

ビジネス覚書

日付：現在の月、日、年を追加

宛先：メモの送信先の従業員の名前を追加します

From：ここであなたはあなたのビジネスタイトルと一緒にあなたのファーストネームとラストネームを追加する必要があります

件名：このメモは何のためのものですか？

本文：メモを書く理由をリストすることから始めます。 1文にしてください。ただし、それが不可能な場合は、2文に切り替えることができます。 次に、その人がエントリーレベルの従業員と共有する必要がある詳細を追加します。 ある場合は、会社から送信された応答またはフォローアップについて説明してください。

ここで結論を述べます。 これを使用して、リーダーからの反応を識別することもできます。 読者に実行してほしいアクションを挙げてください。

ありがとうございました、

あなたの姓名

あなたの会社のメールアドレス

あなたの会社の電話番号

添付ファイルを追加する場合は、メモで説明する必要があります。

ビジネスメモを書くためのヒント

さて、あなたが正しいフォーマットと一緒にメモを書く方法を理解したとき。

メモを効果的にするためのヒントをいくつか紹介します。

• 仕事に伴うスタイル上の要件があるかどうかを確認してください。 また、あなたの会社がメモを書くために持っている標準形を探してください。 ダウンロード可能かどうか？
• テキストの本文が簡潔で正しく、考慮されていることを確認してください。 また、文法チェックを続けておくと、すべてが正しくて読みやすいことがわかります。
• 文章をシンプルにしてください。 長い文章を使用したり、言葉遣いを避けたりしないでください。
• ソリューションを使用しないでください。 あなたのメモは直接主題に行くべきです。
• 重要なことがある場合は、メッセージを伝えるために箇条書きと見出しを使用してください。
• また、メモの最後にある締めくくりのステートメントを使用してください。 読者がどのような行動を取る必要があるかがわかるように、刺激的で直接的なものにしてください。
• メモと一緒に添付ファイルを追加する場合は、それについて言及するか、「添付ファイル」という1つの単語を使用します。
• ドラフトを完成させたら、必ず知っている人や同僚と共有してください。 スリップした可能性のあるエラーをキャッチするのに役立ちます。

よくある質問（FAQ）

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