プロジェクト マネージャーの最も重要なタスクと責任 | #25 プロジェクト管理を始める
公開: 2023-01-09プロジェクト マネージャー (PM) は小規模な CEO のようなもので、進行中のプロジェクトについて戦略的に考え、それを組織全体の活動の観点に置きます。 彼らの仕事は学際的です。 ビジネスの運営やプロジェクトが関係する分野の専門家である必要はありませんが、それらに関する一般的な知識が必要です。 最適なソリューションを提案するのはプロジェクト チームのメンバーであるスペシャリストですが、プロジェクト マネージャーは、そのソリューションが最適なソリューションである理由を理解する必要があります。 では、プロジェクト マネージャーの主なタスクと責任は何ですか?
プロジェクトマネージャーのタスクと責任 – 目次:
- 序章
- 企画・運営
- 予算編成
- プロジェクトのモニタリング
- チームをサポートする
- ステークホルダーとのコミュニケーション
- まとめ
- プロジェクト管理用のソフトウェアをチェックしてください
序章
プロジェクトマネージャーは人ではなくプロジェクトを管理します。 したがって、チームは自分の能力を最大限に発揮して仕事をしているスペシャリストで構成されていることを常に心に留めておく必要があります。 PM の仕事は、これらの活動の実施を促進し、方向性を与えることです。 したがって、PM は次のことを行う必要があります。
- 細かい管理を避ける– チームメンバーにタスクの実行方法を指示する
- 問題を解決する方法を選択する自由を残し、
- 責任を管理する– タスクの範囲を個々のチーム メンバーの能力に合わせます。
ただし、プロジェクト マネージャーの責任にはどのようなタスクがありますか?
企画・運営
プロジェクトにおける時間管理は、タスクの実行の計画と編成を含むタスクで構成されます。 計画はプロジェクト ライフ サイクルの一部であり、比率は異なりますが、プロジェクトの各段階に不可欠な部分です。 しかし、プロジェクト マネージャーの職務の日常の一部として、つまり実際的な側面からは、計画はどのように見えるのでしょうか?
計画の重要な側面は、プロジェクト管理ソフトウェアを効率的に使用することです。 まず、これには、実行するタスクのリストを作成し、優先順位を付けることが含まれます。 後者のタスクに関連するのは、PM の 2 番目の重要な任務、つまり組織化作業です。
最も緊急性の高いタスクを選択するだけでなく、それらを時間通りに完了させ、すべてのチーム メンバーができるだけ均等に仕事量を配分できるようにすることも必要です。 これにより、ボトルネックが回避されます。 このようにチームの作業が不適切に編成されていると、1 人の人物が非常に多くのタスクを担当することになります。 責任が重なると、他のチーム メンバーの仕事が滞り、プロジェクトの進行が遅くなったり、止まったりします。
使用しているプログラムの複雑さを調整するか、手元のプロジェクトの詳細に従ってその機能のアプリケーションを変更してください。 結局のところ、可能性の数が常に優れた管理を意味するわけではありません。 リーンの原則を守り、チームの能力を向上させる機能、またはプロジェクトの進捗を評価するために必要なデータを提供する機能のみを採用することをお勧めします。 美しく提示されたデータは利害関係者を引き付けることができますが、その目的に役立つだけであれば、収集に時間をかけすぎる価値はありません。
予算編成
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの計画段階で予算を設定します。 PMBOK では次のように呼ばれています。
「プロジェクト、作業分解構造のコンポーネント、またはスケジュールされた活動の承認された見積もり。」 (プロジェクト、作業分解構造 (WBS) コンポーネント、またはスケジュールされた活動の承認された見積もり。)
プロジェクトで予算を立て、経費を管理するのは簡単なことではありません。 綿密に計画された費用にもかかわらず、実施されるほぼすべてのプロジェクトで変更が必要になります。 したがって、適切に計画されたプロジェクト予算では、予期しない費用に対して最低でも 10 ～ 15% を想定しています。 すべてのコストの 20% が安全なしきい値と見なされますが、予算の変更がさらに高いプロジェクトもあります。
したがって、計画された支出からの過度の逸脱を防ぐためには、最も可能性の高い支出を考慮して巧みに計画するだけでなく、必要です。 また、PM は、進行中のプロジェクトの支出を監視して、たとえば価格の変化に間に合うように対応するために、かなりの注意を払う必要があります。
プロジェクトのモニタリング
プロジェクト マネージャーのもう 1 つの重要な責任は、プロジェクトの監視です。 これにより、リスクに賢明に対処し、変化を予測して積極的に対応することができます。
ただし、監視は新たなリスクを追跡することだけではありません。 プロジェクトを監視するプロジェクト マネージャーの責任には、次のようなものもあります。
- タスクの進行状況に関する統計を保持し、
- 予算執行率、
- ワークフローの制御と最適化。
プロジェクトマネージャーのすべての監視責任の目標は、プロジェクトが意図したとおりに実行されるように活動を最適化すること、および多くのプロジェクトで反復プロセスがどのように実行および変更されるかを学習することです。
チームをサポートする
プロジェクト マネージャーの責任には、チームの形成、その作業の組織化と調整が含まれますが、職務を満足に遂行しない人々との協力を終了することも含まれます。
チームを編成するとき、PM は、そのメンバーが一緒になって、プロジェクトの目標を達成するために必要なすべてのスキルを持っていることを確認する必要があります。 ただし、チーム内での責任と透明性の明確な分割があることも確認してください。
プロジェクト マネージャーは、各プロジェクト参加者が代表する分野の専門家である必要はなく、そうでなくてもよいことに注意してください。 彼らは、専門家の作業をサポートし、プロジェクトの実装方法が理解され効果的であること、およびチームのワークフローが最適化されていることを確認する責任があります。
ステークホルダーとのコミュニケーション
プロジェクト マネージャーによって実行されるタスクの別の領域は、利害関係者とのコミュニケーションです。 重要なタスクは、適切な人に適切なタイミングで伝える情報を選択することです。つまり、コミュニケーション チャネルを最適化し、すべての利害関係者がプロジェクトに関して伝えられたメッセージを確実に理解できるようにすることです。 これは、プロジェクト全体に関連する技術的に複雑な、または高度に専門化されたタスクの場合に特に重要であることがわかります。
ステークホルダーと定期的に会合を持ち、報告書を作成するのはPMです。 これらは短い電子メールの形式である場合もあれば、詳細なデータと分析を含む複数ページのドキュメントである場合もあります。
PMの代表的な役割は必ずしも楽しいものではないことに注意してください。 特に、プロジェクトに関する否定的な情報を利害関係者に伝えなければならない瞬間に。 これは、十分に発達したソフトスキルが非常に役立つ場合です。
まとめ
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの実施を計画、調整、監督する責任者です。 彼の主な仕事は次のとおりです。
- プロジェクトの実施計画を作成し、タスクの実行を整理し、
- プロジェクト予算の決定、
- 監視– 費用、リスク、潜在的な問題の監視
- プロジェクトチームの作業の編成
- 利害関係者とのコミュニケーションと報告
したがって、プロジェクト マネージャーは、専門性と対人能力の両方の幅広い能力を備えている必要があります。 また、ウォーターフォール、アジャイル、スクラムなどのプロジェクト管理方法にも精通している必要があります。
プロジェクト管理用のソフトウェアをチェックしてください。
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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。
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