仕事の生産性を向上させる最もよく使用される Google Workspace アプリ

公開: 2023-02-01

Google Workspace（旧 G Suite）には、チームメンバー、顧客、見込み客、政府職員、学生、教師、保護者などの間で共同作業を行うための優れた機能が備わっています。Google Workspace はすべての人に適しています。それでは、Google Workspace を使用して得られるものを見てみましょう。

以下は、チームの絆を深め、ビジネスの生産性を高めるための Google Workspace の主な機能です。

Gmail : 仕事用のメールアドレス ([email protected] など) を使用して、Gmail プラットフォーム経由でメールを送受信します。以下の手順に従うだけです。

(注: これらの手順を実行する前に、既存のドメインがあることを確認してください。ドメインをお持ちでない場合は、ここをクリックして購入してください)

a) Google Workspace アカウントにサインアップするか、既存のアカウントにログインします。

b) ここをクリックして Gmail にアクセス

c) Gmail のチャット機能を使用して、リアルタイムで同僚と通信します (チャットアイコンをクリックしてチャットを開始します > [新しいチャット] > チャットしたい相手の名前を入力します)。

ヒント: Google チャットを使用して組織外の人とチャットすることはできますが、その人は Google Workspace アカウントを持っている必要があります)。

Google カレンダー: Google Workspace を購入すると、日々の活動を時々思い出させてくれるパーソナルアシスタント() も購入できるというのは、とても喜ばしいことです。 Google カレンダーで活動/イベント/会議を設定する方法を紹介します。以下を参照してください。

a) calendar.google.com にアクセスして Google アカウントでサインインするか、上の画像に示すように Gmail ページから Google Apps にアクセスします。

b(開始および終了したい日時をクリックするか、[作成] ボタンを使用して、イベント/会議/リマインダーを作成します。

c) タイトル、場所、説明などのイベント/ミーティング/リマインダーの詳細を入力し、必要に応じてゲストを追加します。

d) イベントを分類するための色を選択します (必須ではありません)。

e) イベント/会議についてリマインドする期間を設定するか、イベントを繰り返すか、終日イベントにします。

d) 下にスクロールして [保存] をクリックします。

e) カレンダーをインポートまたはエクスポートしたり、カレンダーを他のユーザーと共有したり、複数のカレンダーを一度に表示したりすることもできます。
つづく……。

Google Meet:これは Google ミーティングプラットフォームです。これで、カレンダーでミーティングを正常に設定できました。ミーティングオーです！クロック、会議に参加して、100 万ドルの取引を締結するか、チームと協力して生産性を向上させましょう。以下の手順を参照してください。

a) meet.google.com にアクセスするか、Gmail の Google Apps アイコンをクリックしてから、上の画像に示すように [meet] をクリックします。

b) [新しいミーティング] ボタンをクリックして、新しいミーティングを開始するか、招待されている既存のミーティングに参加します。

c) リンク、電子メール、またはカレンダーの招待状を送信して、会議に人々を招待します。

d) 参加者がミーティングに参加したら、ビデオ通話を開始したり、画面を共有したり、他の参加者とチャットしたりできます。

e) 会議を終了するには、[会議の終了] ボタンをクリックします。

うわあ！それはとても簡単ですよね？

ヒント: 誰かとチャットしているときに、外出先で会議をすばやく設定することもできます。下の画像を確認してください

Google ドキュメント: Google ドキュメントを使用してリアルタイムの共同作業を行い、重要な作業ファイルを保存します。

a) docs.google.com にアクセスするか、Gmail から [Google Apps] をクリックしてから [DOCs] をクリックします。

b) [空白] をクリックして新しいドキュメントを作成するか、[テンプレートギャラリー] をクリックして既製のテンプレートを選択するか、ドライブに移動して共有ドキュメントを表示します。

c) ドキュメントの編集を開始すると、テキストの書式設定、画像や表の挿入、コメントの追加、他のユーザーとの共同作業をリアルタイムで行うことができます。

d) [ファイル] > [保存] または [名前を付けて保存] をクリックしてドキュメントを保存します。

注: 既存のドキュメントを Google ドライブにアップロードして、Google ドキュメントで開いて編集することもできます。

Google スプレッドシート: Google スプレッドシートを使用して、毎日の取引を最新の状態に保ちます

a) Google Apps > スプレッドシートに移動し、新しいシートを作成するか、既存のシートを開きます

b) セルをクリックして入力し、セルにデータを入力します。

c) ツールバーまたは右クリックメニューのオプションを使用してセルをフォーマットする

d) 関数と数式 (例: SUM、AVERAGE、MAX) を使用して計算を実行する

e) チャートやグラフを作成してデータを視覚化する

f) 特定のユーザーにアクセス権を付与するか、Web ページとして公開することにより、他のユーザーと共有および共同作業を行う。

g) .xlsx、.csv、.pdf などのさまざまなファイル形式でシートを保存してダウンロードします。

Google スライド: Google スライドでプレゼンテーションを開始すると、ナビゲーションが簡単になります。使用方法については、以下を参照してください。

a) [Google アプリ] > [Google ドライブ] に移動し、新しい Google スライドプレゼンテーションを作成します: Google ドライブの左側に [新規] ボタンがあります。クリックして

b) テンプレートの選択: 空白のプレゼンテーションから開始するか、さまざまなテンプレートから選択できます。ニーズに最適なテンプレートを選択し、[このテンプレートを使用] をクリックします。

c) テキストの追加と書式設定: スライドにテキストを入力することから始めます。上部のツールバーを使用して、フォント、サイズ、色、および配置を調整できます。スライドに画像、ビデオ、図形を追加することもできます。

d) トランジションとアニメーション: プレゼンテーションに視覚効果を追加するには、「トランジション」と「アニメーション」オプションを使用できます。ツールバーの「トランジション」タブをクリックし、使用するアニメーションを選択します。

e) 共同作業: 右上隅にある [共有] ボタンをクリックして、プレゼンテーションを他のユーザーと共有できます。コメントを追加したり、他の共同編集者とチャットしたりすることもできます。

f) スライドのプレゼンテーション: スライドをプレゼンテーションするには、右上隅にある [プレゼンテーション] ボタンをクリックします。スライドをコンピュータから直接表示するか、セカンダリディスプレイを使用することができます。

g) 保存とダウンロード: 終了したら、[ファイル] メニューをクリックして [保存] を選択し、プレゼンテーションを保存します。プレゼンテーションを PowerPoint、PDF、または別のファイル形式でダウンロードすることもできます。

Google ドライブ:ファイルとドキュメントのクラウドストレージ。下記参照;

a) drive.google.com にアクセスして、Google Apps に移動し、[ドライブ] をクリックします。

b) 新しいドキュメントを作成するには、[新規] ボタンをクリックし、作成するファイルの種類 (Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど) を選択します。

c) Google ドライブにファイルをアップロードするには、[新規] ボタンをクリックし、[ファイルのアップロード] を選択します。パソコンから Google ドライブにファイルをドラッグアンドドロップすることもできます。

d) ファイルを誰かと共有するには、ファイルを右クリックして [共有] を選択します。次に、共有する相手の電子メールアドレスを追加し、ファイルへのアクセスレベルを指定できます。

e) ファイルにアクセスして編集するには、Google ドライブでファイル名をクリックするだけです。 Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの Google アプリを使用して編集や共同作業を行うこともできます。

f) ページ上部の検索バーにキーワードを入力して、Google ドライブ内のファイルを検索できます。

g) バックアップと同期: ファイルのバックアップと同期を行うには、コンピューターに Google ドライブアプリをインストールします。これにより、コンピュータから Google ドライブにすべてのファイルが自動的にアップロードされ、同期されます

これらの機能を使用するには、Google Workspace アカウントにサインアップし、ウェブブラウザまたは Google Workspace モバイルアプリからツールにアクセスします。これらのツールを個別に、または組み合わせて使用して、プロジェクトの共同作業、チームメンバーとのコミュニケーション、およびタスクとスケジュールの管理を行うことができます。