マルチタスク vs シングルタスク。生産性に優れた方法はどれですか?

公開: 2023-02-21

効率と生産性を向上させる方法はどれですか? 優先順位を付けたり、自分の仕事を整理したり、戦略的に計画したりする能力は、多くの場合、雇用主によって望まれます。 責任の数が増え、監督者が迅速な結果を期待している場合、複数のタスクを同時に実行することによって、または一度に 1 つのことだけに集中することによって、より良い結果を達成できるかどうかを検討する価値があります。 確認してみましょう！

マルチタスク vs シングルタスク – 目次:

マルチタスクとは？
シングルタスク: マルチタスクの代替手段
シングルタスクの方法は？
マルチタスク vs シングルタスク
まとめ

マルチタスクとは？

マルチタスクは 2 つの方法で理解できます。まず、注意の分割可能性に関連付けられています。これにより、チームミーティングに出席したり、同僚とチャットしたりしながら、クライアントからのメールに返信するなど、複数のタスクを同時に実行できます。マルチタスキングは、個々の職務をすばやく切り替える能力と同一視することもできます。

マルチタスクは効果的？この研究によると、その結果は出版物「スーパータスカー: 並外れたマルチタスキング能力のプロファイル」で発表され、参加者のわずか 2.5% だけが複数のタスクを同時に実行することに成功しました。残りはパフォーマンスの大幅な低下を示しました。

神経心理学者のシンシア・クブは、人間の脳は一度に 1 つのタスクだけを実行することに集中できることを確認しています。 しかし代わりに、私たちは個々のアクションを立て続けに行ったり、タスクの切り替えを行ったりしています。」

今回は、パリのInstitut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) の研究者による別の研究で、マルチタスクが前頭前皮質にどのように影響するかが示されています。単一のタスクを実行するとき、前頭前皮質の両側が一緒に働きます。複数のタスクが同時に実行されると、脳の側面が独立して機能し始め、記憶の問題が発生し、パフォーマンスが低下し、エラーが増加します。

複数のタスクを同時に実行することが非効率的である場合、たとえば、夕食を食べたり、ソーシャルメディアをスクロールしたり、ラジオを聞いたりすることが同時にできるのはどうしてでしょうか? その答えは、前頭前野の関与レベルにあります。つまり、私たちが自動的に行う活動 (歩行など) は、たとえば車の運転よりも前頭前野への負担が少ないのです。

シングルタスク: マルチタスクの代替手段

マルチタスクの代わりに何をすべきか? さて、シングルタスクはマルチタスクの代わりになる可能性があります。一度に 1 つのタスクだけに集中する必要があります。この方法は、生産性だけでなく、人体にも良い影響を与えます。では、シングルタスクの利点は何ですか?

より高い効率– 1 つのタスクを完了するためにエネルギーを投入することで、そのタスクを完全に完了することが保証されるため、間違いを犯すリスクが軽減されます。
集中力の向上- 特定のタスクに集中する能力により、より良い結果を達成できます。これは、職業上の義務だけでなく、人間関係にも当てはまります。例えば、友人と会うときの「今ここにいる」という集中力は、その瞬間をより楽しくさせてくれます。
気を散らすものを減らします– 1 つのタスクに集中すると、それが優先され、外部の気を散らすものは自動的に排除されます。
より優れた制御– タスクを「切り替える」と、仕事から気が散ってしまい、後で自分の努力の効果やタスクに費やした時間を測定することが難しくなります。
ストレスレベルの低下– シングルタスクは、特定のタスクを実際に完了する可能性を高めます。また、従業員がいつ、どのように終了するかを考える必要がなくなるため、満足度が向上し、ストレスレベルが低下します。

シングルタスクの方法は？

優先する

作業を開始する前に、優先度リストの一番上にあるタスクを決定します。アイゼンハワーマトリックスを使用すると、どの問題が緊急ですぐに対処する必要があり、後で対処できるかを判断するのに役立ちます。タスクの優先度を設定したら、独自の To Do リストを作成します。これは Firmbee が提供する機能の 1 つです。このシステムを使用すると、責任を書き留めるだけでなく、優先順位を付けたり、ステータスや締め切りを設定したりできます。

時間を管理する方法を学ぶ

大きなタスクを小さなタスクに分割し、短時間で完全に集中して完了できるようにすることで、時間をより適切に管理するのに役立つさまざまなテクニックがあります。一例は、周期的な時間ブロックでの作業に基づくポモドーロテクニックです。最も一般的な分割は、タスクを 25 分間行い、その後 5 分間休憩することです。 4 つのブロックの後、より長い休憩を取ることをお勧めします。

気を散らすものを遮断することも、集中力を高めるのに役立ちます。そのためには、すべての通知をオフにして、仕事の邪魔になる Web サイトから離れることをお勧めします。もちろん、一部の同僚は、メッセージに対する即時の応答を期待する場合があります。次に、目の前のタスクに集中する必要があることを事前に他の人に通知し、作業中に邪魔されないように依頼する必要があります。そのような状況は、健全な境界を設定する方法も教えてくれます。リーダーはまた、非同期通信のテーマについて従業員を紹介するか、少なくともさらに教育することを検討するかもしれません。

プロジェクト管理システムを使用する

プロジェクト管理ソフトウェアには、作業を整理するために使用できる多くの機能があります。まず、かんばんボードの助けを借りて、チームは協力してタスクを定義し、優先順位とステータスを設定し、それらを完了する責任のある従業員を割り当て、または期限を設定できます。割り当てられたタスクを持つ人は、自分の To Do リストにそれらを書き込んでから、個別に連続して完了し、完了としてマークすることができます。

アクティブリスニングを実践する

積極的に傾聴することで、相手に集中し、会議の内容をできるだけ多く覚えておくことができます。この習慣のおかげで、相手に敬意を示すだけでなく、話し合った問題をよりよく理解し、間違いや誤解を避けることができます。そのため、会議に出席するときは気が散るデバイス (電話、ラップトップなど) を片付け、できれば別の部屋に置いておくことをお勧めします。オンラインディスカッション中は、Web ブラウザーの不要なタブをすべてオフにすることもお勧めします。