中小企業向けの 7 つのベスト オフィス オートメーション ツールの例
公開: 2023-07-26概要:オフィス オートメーション ツールの統合により、企業は他のアプリケーションとデータを簡単に交換できるようになりました。 以下でこれらのツールについて詳しく学びましょう。
数年前、ほとんどの企業はデータを手動で管理していました。 給与計算から従業員の詳細情報の入力、請求書の作成まで、すべてが手作業で行われていました。 このような面倒な手動プロセスにより、不正確なデータ フィードが発生し、多大な経済的損失と評判の低下を引き起こしました。 一方、今日では、自動化ツールを使用することで、あらゆるオフィス タスクが合理化され、より短時間で完了できるようになります。
財務管理から注文処理、顧客オンボーディングの自動化、電子署名の生成まで、いくつかのタスクをオフィス オートメーション ツールで管理できます。 この記事では、オフィスオートメーションに最適なツールをいくつか比較します。
目次
オフィスオートメーションツールとは何ですか?
オフィス オートメーション ツールは、ソフトウェアとハードウェアの両方を組み合わせたもので、人間の介入や不正確さを生じることなく、あるシステムから別のシステムにデータを自動的に移動するのに役立ちます。 このソフトウェアは、企業が日常の業務運営のためにデータを安全に収集、管理、分析するのに役立ちます。
OA ツールの主な目的は、手作業を軽減し、データを正確に保存することです。 OA システムによって管理されるデータは、会計、財務、人事、フロントデスク、クラウド インフラストラクチャ、プロジェクト管理などのさまざまな部門からのものです。
ビジネス例に最適な 7 つのオフィス オートメーション ツールのリスト
- Expensify: 経費管理に最適
- Keka HRMS: オンボーディングと給与処理の管理に最適
- Okta: ID 管理に最適
- Kisi: アクセス制御の管理に最適
- Envoy: ワークスペースの管理に最適
- Notion: プロジェクト管理に最適
- DocuSign: 電子署名の管理に最適
給与計算、オンボーディング、注文処理、請求書発行などのさまざまなビジネス手順を自動化するために利用できるさまざまなオフィス オートメーション ツールがあります。さまざまな使用例に対するこれらのツールの例をいくつか示します。
Expensify: 経費管理に最適
Expensify は、個人およびビジネスの経費を追跡および管理するために特別に設計されたオフィス オートメーション ツールです。
このツールは、経費の追跡、分析、承認、調整、払い戻しに使用されます。 また、請求書の支払いを自動化したり、給与や旅費を管理したりする機能も提供します。
Expenseifyの特徴
- ワンクリックでレシートのスキャンをサポート
- 個人および名刺の取引詳細をインポートします
- ワークフローをカスタマイズして経費を管理
- 総勘定元帳コードをシステムにインポートします
- 会社の経費を管理および分析する
Expensify の長所と短所
- これを使用すると、旅費を把握することができます。
- 支出を分析するためにいくつかの支出レポートを生成します。
- ユーザーからは、経費データが誤って照合される場合があるとの報告がありました。
無料トライアル:利用できません
Expensify 価格設定:無料プランあり | 機能ごとに価格が異なる
Keka HRMS: オンボーディングと給与処理の管理に最適
Keka HRMS は、さまざまな人事ワークフローを自動化し、人事プロセスを簡単に管理するのに役立ちます。 候補者の採用と新人研修から退職まで、あらゆるタスクをこのソフトウェアで管理できます。 さらに、HR 分析を使用すると、従業員データを表示し、そこから貴重な洞察を得ることができます。
Keka HRMS の特徴
- 従業員のオンボーディング管理
- 高度な休暇管理を提供します
- 給与と経費を管理します
- 従業員向けセルフサービスポータルを提供
- GPS ベースの時間追跡をサポート
- すべての書類をデジタル化する
Keka HRの長所と短所
- 従業員のパフォーマンスレビューの管理に使用できます。
- 従業員の雇用サイクル全体を管理するためにも使用できます。
- 税金の計算が正確でない場合があります。
無料トライアル:利用可能
Keka HRMS の価格:無料プランはありません | 有料プランは月額6999ルピーから
Okta: ID 管理に最適
Okta は、ユーザーがデバイスやアプリケーションにアクセスする権限を管理できるようにする ID およびアクセス管理ソリューションです。 これは主にクラウド アプリケーションのアクセス管理を目的として構築されていますが、オンプレミス デバイスのアクセス管理にも使用できます。
Okta で得られる機能には、アイデンティティ ガバナンス、ユーザー ライフサイクル管理、ワークフローの自動化、API、特権アクセス管理などがあります。
Okta の機能
- アプリケーションとデバイスへのアクセスを認証および許可します
- 権限制御を管理します
- 顧客と従業員にシングルサインオンを提供します
- 悪意のある攻撃からデータを保護します
- ブランドアイデンティティに従ってアセットをカスタマイズするためのコードカスタマイズオプションはありません
- ID のプロビジョニングとプロビジョニング解除を管理します
Okta の長所と短所
- ユーザー ID のライフサイクルを管理できます。
- ユーザー (従業員と訪問者) とそのアカウント アクセスの詳細を表示することで、監査を簡単に行うことができます。
- ユーザーのログイン ID のプロビジョニングを解除するには、非常に時間がかかります。
無料トライアル: 30 日間
Okta の価格設定:顧客と従業員のアイデンティティの管理については、異なる価格設定が提供されます。
Kisi: アクセス制御の管理に最適
Kisi は、建物のドア、アプリケーション、デバイス、IoT デバイスへのアクセスを制限および管理するためのソフトウェアとハードウェアの両方を提供するすべてのプラットフォームです。
これを使用すると、施設へのアクセスを管理したり、他のソフトウェアと統合してアクセス制御を管理したり、既存のセキュリティ システムの脆弱性を特定したりすることができます。このオフィス オートメーション アプリケーションは、エレベーター アクセスで特定のフロアへのアクセスを制限するためにも使用できます。
キシの特徴
- キーカードを介して訪問者に一時的なアクセスを提供できるようにします
- 2FA 検証方法を提供
- ID の自動プロビジョニングをサポート
- デバイスやアプリケーションへのリモート アクセスを管理します
- 組織内の特定の場所へのアクセスを簡単にロックおよびロック解除します
キシの長所と短所
- このソフトウェアはオフラインモードでも使用できます。
- さまざまな物理的な場所にわたるアクセス許可を管理するためのグローバル管理を提供します。
- 脆弱性を特定するための信頼できるオプションではありません。
Kisi 価格:価格は公式 Web サイトからリクエストに応じて入手できます。
Envoy: ワークスペースの管理に最適
Envoy は、単一のソリューションからチームで作業および共同作業できる職場プラットフォームです。 これを使用すると、訪問者、従業員、職場などを管理できます。
このプラットフォームを使用すると、従業員のディレクトリの管理、すべての訪問者の管理、法的に署名された文書の保存、訪問者用のバッジの作成、ゲストの事前登録などを行うことができます。
エンボイの特徴
- 訪問者のデータを並べ替えてフィルタリングします
- 訪問者のタイプに応じて法的文書をカスタマイズします
- 複数のオフィス拠点の管理を支援
- 過去および現在の従業員の記録を維持します
- 訪問者を管理するための管理チームパネルの作成を支援します
Envoyの長所と短所
- すべてのオフィスの場所を一元化されたデータベースで簡単に整理および管理できます。
- これを使用すると、ID をスキャンしてその情報をシステムに記録することもできます。
- 訪問者データの転送中に速度が遅くなります。
無料トライアル:利用可能
Envoy 価格:無料プランあり | 有料プランは月額8,956.04ルピーから
Notion: プロジェクト管理に最適
Notion は、接続されたワークフローを作成してすべてのプロジェクトを追跡および管理できるソフトウェア プログラムです。 これを使用すると、すべてのナレッジ ベース、プロジェクト、ドキュメントを一元的なデータベースに保存できます。 Notion は、さまざまなタスクの並べ替えやフィルター処理、ラベルやタグのカスタマイズ、カレンダーの生成、権限の管理などにも使用できます。
Notionの機能
- プライベートチームスペースを作成します
- 高度なページ分析を提供します
- 権限のプロビジョニングとプロビジョニング解除
- プロジェクトの作業に他の人を招待できるようにします
- 無制限のファイルアップロードをサポート
- サイトのドメインをカスタマイズします
概念の長所と短所
- ページのパフォーマンスを分析するページ分析を提供します。
- Zapier や Slack などのソフトウェアとの統合を提供します。
- メンバーにとって複数のプロジェクトを同時に管理することは困難になります。
無料トライアル:利用可能
Notion 価格:無料プランあり | 有料プランは月額6999ルピーから
DocuSign: 電子署名の管理に最適
DocuSign 電子署名は、文書に合法的かつ安全に署名されるようにするために使用されます。 このソフトウェアは、電子署名が必要なすべての文書に使用できます。
さらに、署名後に文書に加えられた変更も記録および追跡できます。 DocuSign のその他の機能には、署名者の識別と認証、文書のアーカイブ、データ検証、文書の修正などが含まれます。
ドキュサインの特徴
- 電子署名のためにクライアントに文書を送信します
- 署名手順を確認するリアルタイム監査証跡をサポート
- 44 以上の言語での署名が可能
- モバイルレスポンシブ署名をサポート
- 電子メールと通知のカスタマイズ可能なブランディング
- 契約書や文書にアクセスするためのユーザー権限を管理します
- さまざまな生産性向上アプリと統合
ドキュサインの長所と短所
- これを使用すると、AES 256 ビット暗号化を利用してドキュメントを暗号化し、セキュリティを確保できます。
- これを使用して、手書きの署名を文書に直接キャプチャすることもできます。
- 手書きでスキャンした文書の品質は基準に達していません。
無料トライアル: 30 日間利用可能
DocuSign の価格:無料プランはありません | 有料プランは月額1,231.68ルピーから
オフィスオートメーション用のツールを使用するには?
オフィス オートメーション ツールを使用するには、次の手順に従います。
ステップ 1:会計、HRMS、バックエンドなど、使用するオフィス オートメーション ツールの種類を選択します。
ステップ 2:その後、ソフトウェアをインストールし、ログイン資格情報を使用してログインします。
ステップ 3:次に、オフィス オートメーション ツールの種類に応じて会社の詳細を入力します。
ステップ 4:その後、自動化したいタスクを選択します。 たとえば、HRMS ソフトウェアを使用している場合は、オンボーディング、給与計算、パフォーマンス管理などを選択できます。
ステップ 5:選択したタスクは自動的に完了します。要件に応じてタスクを変更できます。
オフィス オートメーション ツールの利点
- データの保存と管理が容易になります
- 異なるアプリケーション間で簡単にデータを交換できる
- 複雑なタスクの自動化に役立ち、時間とコストを節約します
- 分析を通じて既存のデータに関する貴重な洞察を提供します
- オンプレミスおよびクラウド アプリケーションへのアクセスを制限できます。
- 従業員のリアルタイムでの作業と共同作業が容易になります。
オフィス オートメーション ツールの制限事項
- 多くの従業員はオフィス オートメーションを管理するためのスキル セットを必ずしも持っているとは限らず、追加のトレーニングが必要です。
- これらのツールを導入するための初期コストは、企業にとって追加コストとなります。
- セキュリティ プロトコルが影響を受けると、データ侵害が発生する可能性があります。
- 古いシステムを新しいソフトウェアに統合できない場合、互換性の問題が発生する可能性があります。
結論
オフィス オートメーション システムは、生産性の向上と業務効率の向上に大きく役立ちます。 給与計算、経費管理、プロジェクト管理などのさまざまな事務作業を自動化することで、企業は長期的には多くのリソースとコストを節約できます。
オフィスオートメーションツールに関するよくある質問
OAツールとは何ですか?
オフィス オートメーション ツールは、いくつかのタスクを実行するためにビジネス情報をデジタル的に収集、保存、転送、変更、および使用するために使用されるソフトウェアの一種です。
オフィスオートメーションにはどんな種類があるの？
オフィス オートメーションには、電子出版、電子コミュニケーションおよびコラボレーション ツール、画像処理およびドキュメント ストレージ、オフィス管理を含む 4 つの異なるタイプがあります。
最適な自動化ツールは何ですか?
さまざまなビジネス プロセスを自動化するために使用できる自動化ツールがいくつかあります。 最適なオプションには、Expensify、Keka HRMS、Okta、Kisi などが含まれます。
最高の無料自動化ツールは何ですか?
ビジネス プロセスを管理するために、いくつかの無料のオフィス オートメーション ツールから選択できます。 Notion、DocuSign、Okta は、この目的に最適なオプションの一部です。