取締役会で気を散らすものを取り除く簡単な方法
公開: 2019-08-24最高の取締役会は、ビジネスについての議論と討論ですが、多くの経営陣は、自分たちの業績がどれほど優れているかについて、何時間にもわたるスライドを見て回ろうと時間を費やしていました。
人間は、講義を受けているときよりも、参加しているときの方がはるかに優れています。
取締役会から得られる最大の価値は、彼らが話し、彼らが関与している他の企業からのフィードバックや経験をあなたに提供するときです。
役員の何人かは、3 か月前に最後に会ってからの経過を理事会に知らせるために、何時間もかけて理事会の資料を準備しました。今後数か月でどのように進めるかについての彼らの意見。 あなたが集まることはめったにないことを考えると、この期間中は取締役会の注目を集めることができると想像できます。 ほとんどの場合、あなたは間違っているでしょう。 やる気があれば解決できます。
電子的注意散漫に対処する方法
もちろん、取締役会メンバーの注意を引く最大の競争相手は携帯電話です。 ほとんどの取締役会メンバーは、電子メールをチェックしたり、ニュースを読んだり、簡単なテキスト メッセージを送信したりするつもりはありませんが、ほとんどの喫煙者がタバコを吸いたくないのと同じように、現代の幹部は自分自身を助けることができません.
これは、あなたが考えるよりもはるかに簡単に対処できます。
- ミーティングの開始時に、取締役会を携帯電話、ラップトップ、タブレットなどの「電子機器を使わない」ものにしたいことを発表してください。 メモ用に紙とペンをご用意ください。 非常に礼儀正しく、攻撃的ではなく、取締役会メンバーに最も生産的な時間を本当に求めていることを単純に伝えてください。
- チームがラップトップを使用することを許可しないでください。 多くの経営幹部が、会議に出席していて招集されていない間も「生産性を維持」したいと考えていることは知っていますが、会議に出席していない場合や参加していない場合は、会議室から退去させた方がよいでしょう。 取締役会の残りのメンバーが議論に参加することを意図しているときに、幹部が電子メールを入力していると、非常に気が散ってしまいます。
- 多くの社外弁護士は取締役会に出席することを好みます。 彼らは全員ノートパソコンを持ってきており、取締役会で多くの時間を他の電子メールに費やしています。 やめて。 ダイヤルインするように依頼するか、来たら本当に出席するように依頼してください。 それが彼らの時間の有効な使い方でない場合は、単に参加しないように依頼してください.
- 会議の休憩をスケジュールします。 3 時間の会議がある場合は、これを 1.5 時間に入れ、15 分間行います。 会議の開始時にそれを発表し、すべてのメンバーに、メールをチェックしたり短い電話をするのに最適な時期であると伝えます。
- ラップトップ、iPad、携帯電話で「電子メモを取ることができると、本当に最高の仕事ができる」と誰かが言ったら、「確かにそうです。 でもお願いできるなら、今日はやめてください。 私の目標は、すべてのメンバーが出席していることを確認することです。」 世界で最も規律のある人々は、ボードに乗っているときにテキスト、電子メール、ニュースを「すぐにチェックする」ことに抵抗するのに苦労しています。 その後、あなたはそれらを失いました。
- 本当にそれを見せびらかしたいのなら、役員の携帯電話を部屋の横にあるトレイに置き、各役員に到着時に同じことをするように頼むことができます. 少し攻撃的であることは承知していますが、満面の笑みを浮かべて礼儀正しさを求めれば、きっとうまくやってのけることができるでしょう。 それは本当にあなたがどれほど深刻かを強調する方法です. 真実は、ディナーやコンサート、スポーツイベントに出かけ、携帯電話を車に置いたままにしておく人は、実際にはイベントにより多く参加し、より楽しんでいるということです. 理事会についても同様です。
私はこれらすべてが厳格に聞こえることを知っており、現代の世界ではこれは非生産的であると多くの人が言うでしょう. しかし、幹部がプレゼンテーションを行う間、何年も部屋に座っていた人間として、善意の取締役会メンバーが電子メールをチェックしたり、Facebook を読んだり、Twitter をスキャンしたり、帰国のために映画をダウンロードしたり、友人にテキストを送信したり、ニュースを読んだりするのを見てきました。生産的なグループディスカッションから気をそらす他の多くのこと。
これのバージョンを言う多くの賢明な人々に出会うでしょう：
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もちろん、ラップトップが生産性を向上させることは理解していますが、悲しいことに、それらは滑りやすい坂道であり、会議や会議中の認識にさえ悪影響を与えることは、物事を調べても何の価値もありません. これは、ラップトップ ユーザーだけでなく、周囲のすべての人にとっても気を散らすものです。
取締役の関与を維持する方法
取締役会メンバーの関与に関するもう 1 つの問題は、あなたです。 スライドを次から次へと提示し、これがあまりにも多くの情報をダウンロードし、十分な議論ができなくなると、人々の注意は衰えます。
最高の取締役会は、ビジネスについての議論と討論ですが、多くの経営陣は、自分たちの業績がどれほど優れているかについて、何時間にもわたるスライドを見て回ろうと時間を費やしていました。 人間は、講義を受けているときよりも、参加しているときの方がはるかに優れています。 取締役会から得られる最大の価値は、彼らが話し、彼らが関与している他の企業からのフィードバックや経験をあなたに提供するときです。
経営陣は、資料を 72 時間前に送信することをお勧めします。 CEO は、会議の前に取締役会のメンバーと 1 対 1 の電話をして、ハイレベルな財務状況について説明することをお勧めします。 また、取締役会には、対面会議で検討する戦略的なトピックを 2 ～ 3 つ用意することをお勧めします。 ボードをこのように運営すると、グループとして一緒に過ごす時間を最大化し、ボードの関与を維持できます。
ボードメンバーが先にスクロールするのを止める方法
最後にちょっとしたアドバイス。 一部のチームは、理事会会議中に資料を印刷し、印刷されたバインダーを配布します。 このチームにならないでください。 取締役会のメンバーにバイブルを用意したくなるかもしれませんが、彼らが退屈しているときに「先にスクロール」して将来のスライドを見ることができるようにするだけです。 あなたが彼らの気を散らすものを提供した場合、彼らが注意を払わなかったとき、あなたは自分自身を責めるだけです.
取締役会のメンバーは、事前にデッキや財務情報を印刷し、独自の印刷物を持ってくることがあります。 丁寧に言うのはとても簡単です。 私は物議を醸したくはありませんが、全員が議論に完全に参加できるようにしたいと考えています。そのために、全員が同時に同じページにいることを確認したいと考えています。」
注: この投稿は、スタートアップ ボードの管理に関するシリーズの一部です。 投稿の完全なリストを見たい場合は、上のリンクをクリックしてください。