プロジェクトをスマートに管理するPMSの機能とユースケース

公開: 2023-01-25

概要: プロジェクト管理ソフトウェアがプロジェクトマネージャーやその他の専門家の間で人気を博している理由は何ですか? プロジェクトの計画、予算編成、タスクのスケジューリング、プロジェクトステータスの追跡などのタスクをはるかに容易にする驚くべき機能を見つけてください。

プロジェクト管理ソフトウェアは、企業がプロジェクトの計画、スケジューリング、実行、追跡、およびリソース割り当てを支援することを目的としています。プロジェクトを成功裏に完了するために、プロジェクトに関連するすべてのタスクを効果的に管理および最適化します。タスクの計画から成功裏に完了するまで、ソフトウェアはプロジェクトのサイクル全体を追跡および管理します。

プロジェクト管理に役立つ PMS 機能のいくつかについて学びましょう。

重要ポイント

1. 2020 年の Hive によると、パフォーマンスの高いプロジェクトの 77% がプロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。
2. 58% の企業が、プロジェクトの成功率が過去 2 年間で改善したと述べています (KPMG、2019 年)。
3.効果的なプロジェクト管理手法を使用している企業は、それを使用していない競合他社よりも 28 分の 1 のリソースを浪費しています。 (CIO、2019 年)。
4.組織のプロジェクトの 67% が、プロジェクト管理を過小評価して失敗に終わっている (PMI、2020 年)

プロジェクト管理ソフトウェアの機能

プロジェクト管理ソフトウェアは、タスク管理、リアルタイムコラボレーション、リソース管理、ユーザーロール管理、プロジェクト計画などの機能を提供する必要があります。すべての PMS 機能は、ユーザーがすべてのプロジェクトを 1 か所でうまく管理できるようにすることを目的としています。

タスク管理

タスク管理は、最も重要な PMS 機能の 1 つです。これは、組織がパイプラインに入ってから完了するまで、各プロジェクトを把握し続けるのに役立ちます。このソリューションは、タイムラインでプロジェクトに関連するタスクとサブタスクを表す複数の方法を提供します。以下を含む最も一般的なフォーマットのいくつか -

ガントチャート

ガントチャートは、これらのタスクの計画時間と比較して、特定の期間に完了したタスクを提示するのに役立ちます。タスクの期限、タスク間の依存関係、タスクメンバーなどのプロジェクトの詳細が含まれる場合があります。

スクラムボード

これにより、ユーザーはプロジェクトを 3 つのサブセクション (実行中、進行中、完了) に分割できます。プロジェクトを特定の期日を持つスプリントに分割することで機能します。したがって、組織がスクラムフレームワークを使用してプロジェクトを完了しやすくなります。

かんばんボード

この形式では、組織はプロジェクトに関するすべての詳細をカードと列の形式で計画できます。列はプロジェクトの段階を表し、カードは個々のタスクを表します。

例:ソフトウェアを開発している場合、カンバンボードを介して、プロジェクト名、進行中、完了などの複数の列とカードでプロジェクトの詳細を分離できます。すべてのタスクは、設計、開発、コンテンツなどのスプリントに展開できます。ドラッグアンドドロップ機能を使用すると、これらのタスクをソフトウェア開発プロジェクトのさまざまな段階を強調する複数の列に簡単に移動できます。

プロジェクトの計画とスケジューリング

プロジェクトを計画し、チームメンバーに割り当てることは、プロジェクトをタイムリーに実行するために重要です。プロジェクト管理ソフトウェアは、チームがプロジェクトを複数のサブタスクに分割し、それらを特定のチームメンバーに割り当てるのに役立ちます。それに加えて、ユーザーはプロジェクトの期日と期間を追加することもできます。これにより、プロジェクトマネージャーは、PMS 機能を使用してプロジェクトを完了するのに必要な時間とともに、プロジェクトの明確なロードマップを維持できます。

プランナーを使用すると、プロジェクトを完了するのに必要な時間を把握し、タスクに優先順位を付け、プロジェクトに関連する今後の活動を簡単に計画できます。

例:土木技師は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、インフラストラクチャの設計と建設を計画できます。 プロジェクトのさまざまな段階のタスクを計画し、チームメンバーと同じスケジュールを設定できます。

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予算管理

予算の作成と管理は、プロジェクトの完了に必要な費用の見積もりを得るために重要です。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトマネージャーは、リソースと人件費、機械、材料などのさまざまなコストに基づいて予算を作成できます。これにより、プロジェクトがコスト内で完了し、お金の無駄が発生しないことが保証されます。

予算編成は、プロジェクトをタイムリーに完了するために適切な資金を確保するのにも役立ちます。プロジェクトの予算を作成するには、類似の見積もり、アーンドバリュー分析、パラメトリック見積もり、ボトムアップ法、トップダウン法など、さまざまな方法があります。組織は、予算の作成に任意のプロジェクト予算編成方法を使用できます。

例:建設技術者は、人的資本、原材料、機械などのコストを見積もり、タイムリーに完了することで、プロジェクトの予算を割り当てることができます。 これは、リソースの浪費を最小限に抑えるのに役立ちます。

ケーススタディ:有名な土木工学および都市計画会社である Taylor Development Strategists には、成長する組織をサポートするための十分なシステムがありませんでした。たくさんの制限がありました。 Mavenlink に切り替えることで、同社はコラボレーションを改善し、使用率を 15% 向上させ、プロジェクトの目標に関する詳細な洞察を得ることができました

時間追跡

タイムトラッキングは、特に利害関係者と作業している場合の PMS 機能の 1 つです。 PMS ソフトウェアを使用すると、組織は各プロジェクトに費やした時間を追跡し、時間単位のプロジェクトレートを追加できます。これは、各プロジェクトの費用を記録し、顧客への請求書を作成するのに役立ちます。ソフトウェアで作成された請求書には、作業時間、時間あたりの料金、税金がある場合は顧客の詳細など、プロジェクトのすべての詳細が含まれます。

例:顧客のために Web サイトを設計している場合、各設計プロジェクトの作業時間を追跡し、作業コストを計算できます。 設計プロジェクトが完了したら、関係者に簡単に請求し、それに応じて請求書を生成できます。

コラボレーション

大規模なプロジェクトは、プロジェクトのさまざまな側面に取り組む複数のチームメンバーで構成される場合があります。したがって、他のチームメンバーと協力して関連情報を共有するための迅速なコミュニケーションチャネルが必要です。

プロジェクト管理ソリューションのプロジェクトコラボレーション機能により、組織はリアルタイムでファイル、カレンダー、および連絡先リストを共有できるようになり、プロジェクトでリアルタイムにコラボレーションできます。各チームメンバーはシステムに情報を追加できるため、プロジェクト情報をいつでもどこでも簡単に追加してアクセスできます。

さらに、チームダッシュボードの可用性は、チームが設定された KPI を満たしているかどうかを常に確認するのにも役立ちます。ソリューションに応じて、ユーザーは直接メッセージを送信したり、グループでチャットしたりして、チームメンバーとのコラボレーションを向上させることができます。

例:ソフトウェア開発チームでは、メンバーはこのツールを使用してソフトウェアを開発しながら、リアルタイムで共同作業を行うことができます。 設計、プロトタイピング、コンテンツなどのさまざまな側面に取り組んでいるチームメンバーは、さまざまなソフトウェア開発プロセスにわたる変更に関して、常に互いにつながることができます。

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資源管理

組織は、会議スペースやプロジェクトの資料など、特定のプロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースの記録を維持する必要があります。プロジェクト管理ソリューションは、ユーザーがすべてのプロジェクトリソースをスケジュールするのに役立ち、プロジェクトを完了するために必要な各リソースの概算を提供します。これにより、組織はプロジェクトリソースを慎重に管理し、浪費を避けることができます。

さらに、プロジェクトマネージャーは、リソースの可用性を簡単に確認し、それらを特定のプロジェクトに割り当て、すべてのメンバーがプロジェクトの完了に必要なリソースを確保できるようにすることができます。

例: e コマースビジネスは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、商品をタイムリーに配送するためのリソースを割り当てることができます。 たとえば、時間帯、場所、従業員の空き状況に応じて配達パートナーを割り当てることができます。

ユーザー役割管理

プロジェクト関連のデータは、財務データや顧客情報など、すべての従業員が常にアクセスできるとは限りません。したがって、ユーザーロールの権限管理とアクセス制御機能は、企業がプロジェクトの特定のサブタスクの権限を作成および管理するのに役立ちます。したがって、機密プロジェクト情報へのアクセスを制限します。

さらに、プライベートタスクやプロジェクトをチームメンバーに割り当てたり、特定のプロジェクトのカスタムロールを定義したりするのにも役立ちます。

例:サイバーセキュリティ部門で働く従業員は、従業員と顧客のデータを操作しながら、役割ベースのアクセス許可を作成および管理する場合があります。 その部門外で働く従業員のこのデータへのアクセスを制限できます。

リアルタイムのレポートと分析

すべてのチームメンバーは、プロジェクトの最新情報を把握する必要があります。リアルタイムのレポートにより、プロジェクトに取り組んでいるすべてのメンバーは、プロジェクトの進行状況、締め切りの遅れ、またはプロジェクトで進行中のその他の変更について通知を受けます。一部のプロジェクト管理ソフトウェアソリューションは、ビジネス要件に従ってレポートをカスタマイズするためのレポートカスタマイズ機能を提供しています。

たとえば、KPI レポートなどの複数のテンプレートを使用して、プロジェクトの進捗状況を測定できます。したがって、レポートを比較することで、現在のプロジェクトの問題点を見つけ、それらを克服するための戦略を立てることができます。

ユーザーはプロジェクト KPI ダッシュボードを作成して、プロジェクトの計画値と実際の値、完了したタスクのパーセンテージなどの設定された KPI に対するプロジェクトの進捗状況を測定することもできます。これは、プロジェクトの成功率の向上に役立ちます。

例:ソーシャルメディアマネージャーは、効果的なソーシャルメディアマーケティング戦略を作成するだけでなく、リアルタイムのレポートを通じてその効果を測定します。 競合他社と比較して分析することで、マーケティング戦略のボトルネックを見つけることができます。

カレンダーの共有

プロジェクトカレンダーは、プロダクトマネージャーがプロジェクトのタイムラインを体系的に整理するのに役立ちます。プロジェクトの稼働時間と非稼働時間を定義し、ユーザーが期限とともにタスクを作成し、チームメンバーにタスクを割り当て、プロジェクトのすべてのマイルストーンを記録できるようにします。

作成されたカレンダーをチームと共有することで、マネージャーはすべてのメンバーがプロジェクトに関連するすべてのスケジュールされたタスク、会議、イベントなどの通知を時間どおりに受け取ることができます。これにより、プロジェクトに取り組んでいるすべてのメンバーがすべてのプロジェクトミーティングに出席することが保証されます。

例: 営業チームは、複数のクライアントミーティングまたは販売キャンペーン用のカレンダーを作成し、メンバーと共有できます。また、これらのミーティングに関する詳細をチームメンバーのカレンダーに追加することもできます。

文書管理

プロジェクトに取り組んでいる間、組織はプロジェクトの詳細、利害関係者の詳細、プロジェクトのスケジュール、プロジェクトの予算などを含む複数のドキュメントを作成および管理する必要があります。プロジェクト管理ソリューションは、組織がこれらすべてのドキュメントをリアルタイムで作成および管理するのに役立ちます。したがって、チームメンバーがドキュメントを作成し、リアルタイムで更新し、利害関係者と共有することが容易になります。

このソフトウェアを使用すると、チームメンバーは、ランダムに検索するのではなく、プロジェクトに関連するすべてのドキュメントに 1 か所でアクセスできます。さらに、 Dropbox 、 OneDrive 、 Google Driveなどのサードパーティのクラウドストレージソリューションとの統合を提供し、追加のドキュメントストレージを提供します。

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カスタムワークフロー

カスタムワークフローは、プロジェクトとタスクを管理するための主要な PMS 機能の 1 つです。このソフトウェアは、人事、販売、マーケティング、IT 部門などのさまざまな部門のワークフローをカスタマイズするための事前構築済みのテンプレートを提供します。したがって、ユーザーはワークフローをすばやく簡単に作成できます。

ただし、このソリューションは、プロジェクトの要件に従って特定のセクションを追加または削除することで、これらのワークフローをカスタマイズするモジュールも提供します。このようにして、プロジェクト構造を完全に制御できます。

例:人事部門は、採用のタスクを作成する際に、事前に作成されたテンプレートを選択し、要件に従ってカスタマイズできます。 オンボーディングや同じプロジェクトの別のプロジェクトの作成など、特定のモジュールを削除または追加できます。

統合

このソフトウェアは、企業が単一のプラットフォームから複数のタスクを管理するのを支援するためのマザービジネスソリューションと統合できます。これは、統合された PMS 機能です。

電子メールソフトウェアの統合:電子メールの統合により、ソフトウェアを通じてチームメンバーに直接返信することができます。さらに、タスクの作成、会議のスケジュール、チームとのカレンダーの共有などもできます。

CRM 統合: CRM ソフトウェアとの統合は、プロジェクトの利害関係者に関連するすべての情報を 1 か所に保管するのに役立ちます。これにより、すべての顧客情報を別のポータルで管理する必要がなくなります。

ID 管理システムの統合:この統合により、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの役割ベースの権限を割り当てて管理できます。これにより、適切なメンバーのみが特定のプロジェクトデータにアクセスできるようになります。

結論

組織の規模に関係なく、プロジェクト管理ソフトウェアは、リアルタイムコラボレーション、タスク管理、権限管理など、複数の方法で役立ちます。各組織には、プロジェクトを管理するための独自の要件があるため、ビジネス目標と PMS 機能の要件に合わせたソフトウェアを選択してください。