あなたの価値を証明するPRレポーティングの8つの柱

広報の世界では、クライアントが結果を知らなければ何の成果も得られません。

PR レポートは、クライアントに影響力を伝えるための基盤です。

それはあなたの仕事の価値を示すため、 PR キャンペーンの最も重要な部分です。

PR の専門家の 1 人になるには、評判管理、コンテンツ作成、メディア関係、企業の社会的責任、および社会的影響力に関するコミュニケーションの専門知識を超える必要があります。 また、結果を監視および測定する方法にも明確な焦点を当てる必要があります。

ここでは、PR レポートの柱を示します。これにより、常に正しく理解できます。

4種類のPRレポート

PR レポートに関しては、1 つのサイズですべてに対応できるわけではありません。 ターゲット ユーザーと目的に応じて、レポートの外観がまったく異なる場合があります。

情報過多は、ほとんどの経営幹部にとって深刻な危険です。そのため、レポートをまとめるときは、主要な利害関係者に伝えたい内容に集中することが重要です。

メトリクスとKPIに関する簡単な最新情報を提供していますか? それとも、キャンペーン全体の戦略的方向性を評価していますか?

明確に定義された目標により、データ駆動型の意思決定のための実用的な洞察を提供するレポートの作成に集中でき、最も重要なこととして、成果を前面に出し、中心に据えることができます。

月次レポート- 進捗状況を追跡

毎月のPR レポートで、これまでのキャンペーンの進捗状況が明らかになるはずです。 ここで重要なのは、これまでのところです。

KPIの達成に向けて順調に進んでいないことに気付きましたか?

これは、何が機能していて、何が機能していないか、結果を達成するためにどのように方向転換するかを示す時です。

定期的な月次レポートは、マネージャーを対象としている可能性が高く、主に最も重要な KPI を追跡するためのものです。 時間の経過に伴うメンション、総インプレッション数、または場所のグラフなどの指標が含まれる可能性があります。

四半期報告– 概要を説明する時間

四半期が終わりに近づいていますか？ 自分の立ち位置を高レベルで評価する時が来ました。

四半期ごとのPR レポートで強調されるのは、あなたの仕事がクライアントにもたらすビジネス価値を示すことです。

四半期ごとのレポートの頻度が減るため、収集するデータがより戦略的になります。 四半期ごとのレポートは、クライアントの管理構造の上層部、場合によっては副社長、CMO、または小規模な会社の CEO まで共有される傾向があるため、成功を強調することが重要です。

四半期レポートでは、次のことを行います。

• 支出の価値を誇示する
• PR活動とクライアントの収益を結びつける
• 大きな勝利を要約する
• 高レベルのデータを提供する
• 次のステップを表示

年次報告書 – 長期戦

年次 PR レポートは、他のどの種類のレポートよりも経営陣の食物連鎖の上位に位置し、クライアントの CMO や CEO、その他の経営幹部、取締役会、主要な投資家に読まれる可能性が最も高いでしょう。

通常、彼らがそれを見る主な理由は、来年の予算を決定し、将来の戦略を計画することです。

年次報告書の賭け金は高くなります。 年次報告書は、確かなデータとグラフで裏付けられた成果を示す必要があります。

コンテキストにおける長期的な価値に重点が置かれます。 過去 1 年間の結果を示すだけでなく、特定の予算と支出が与えられた場合の将来への期待を予測する必要があります。

キャンペーン レポート

キャンペーン レポートはタイムリーなレポートよりもさらに的を絞っており、非常に具体的な目標または一連のKPIに関連付けられています。 製品の発売、新しい市場への参入、または特定のイベントの周りで PR を実行している可能性があり、レポートにはその目標に向けた成果が直接反映されます。

露出、カバレッジ、インタラクションに関する指標を追跡し、成功を視覚的に明確に示すことが重要です。

PRレポーティングの8つの柱

利害関係者に（良いことのために）固執するインパクトのあるPRレポートを提供することは芸術です. 説得力のあるデータ主導のストーリーを伝えるための 8 つのステップを次に示します。

1. 目標を中心に置く

詳細とデータに入る前に、作成するレポートの種類に関係なく、事前に合意したキャンペーンの目標をレポートで概説する必要があります。 これらの目標は、簡単な言葉で明確に述べる必要があります。

プロのヒント:同僚にPR レポートを見てもらい、キャンペーンの目標を特定してもらいます。 彼らがこれを即座に行うことができない場合、彼らは十分に明確ではありません.

たとえば、リピーターを 20% 増やしてブランド ロイヤルティを高めることが目標の場合は、レポートの冒頭で明確に述べる必要があります。

2. 適切な分析を使用する

キャンペーンの目標と、それらを測定するために使用しているPR 指標をもう一度説明したら、データを収集します。 事前定義された指標など、目標に向けた進捗状況を追跡するための最も適切な指標を検討してください。 成長を示し、これらの指標を以前の期間と比較する必要があります。 これらには次のものが含まれます。

• 言及の総数
• ソーシャルメディアのフォロワー
• 総インプレッション数、総クリック数
• ソースごとのメンションにより、クライアントはどのチャネルが最も多くの会話を生成しているかを確認できます
• たとえば、キャンペーンのさまざまな部分の影響を確認するために、経時的に言及します。
• ロケーション マップ、世界で最も言及されている場所をチャート化

データは、レポートを通じて伝えているより大きなストーリーの一部です。 データと分析から重要な洞察を引き出すことで、全体的なストーリーが追加され、PR レポートがさらに強力になります。

3. 要約する

人間はわずか10 分の 1 秒で第一印象を形成し、なじみのない情報をほぼ同じ速さで判断します。 そのため、データを使用して重要な主要な調査結果、成功、および推奨事項を要約するレポートの機能は、多忙な経営幹部に影響を与えるために重要です。

クライアントが最も関心を持っている指標を含め、最も重要な調査結果とキャンペーンの微調整の提案を強調します。

あなたの要約は次のように始まるかもしれません:

「目的は、特に Facebook と Twitter でブランドの認知度を高めることでした。 このキャンペーンにより、これらのプラットフォームでの言及の総数が 185% 増加しました。 これは私たちが予測した増加のほぼ 2 倍であり、主要な競合他社よりも 60% 速い成長率です。 これは、このレポートの残りの部分で詳述する 4 つの 1 回限りの活動と 15 の進行中の活動のおかげで達成されました。」

しかし、影響を与えるには、スキャン可能で視覚的である必要があります。

4. 競合他社の情報を統合する

アインシュタインが宇宙全体について結論付けたように、進歩は相対的なものであり、 PRエージェンシーも例外ではありません。 最高のPRレポートは、成功の詳細を超えて、コンテキストを提供するため、クライアントは、競合他社や過去のパフォーマンスと比較して、ブランドをどのように構築しているかを確認できます.

クライアントの競合他社よりも速い成長、より広いリーチ、またはより多くのインプレッションを達成しましたか? 競合分析は、全体像を示す強力な方法です。

測定する主要な指標の一部を次に示します。

• 声のシェア
  このリーチの測定値は、関連する各クエリによってベンチマークされたエクスポージャー シェアを明確に描写することで、クライアントが全体の割合としてどれだけの注目を集めているかを示します。
• 印象
  競合他社と比較した、ブランド全体のインプレッションのグラフを含めます。
• チャンネルごとの総言及数
  ここでは、ソーシャル メディアやプレス アウトレットなどの各主要チャネルでのクライアントのパフォーマンスのベンチマークを、メディアとの関係や発行するプレス リリースに応じて提供できます。 これは、最も強力なチャネルだけでなく、パフォーマンスが低い可能性のあるチャネルを特定する優れた方法であり、それに応じて戦略を調整するのに役立ちます.
• 経時的な言及
  より広い範囲のレポートの場合、特に彼らと協力して以来明らかに増加している場合は、時間の経過とともに彼らのブランドへの言及がどのように変化したかに特に注意を払う必要があります.

5. トップインフルエンサーを強調する

主要なインフルエンサーは、ソーシャル メディアで多くのアクティブなフォロワーを持つ個人、トラフィック量の多い紹介 Web サイト、重要な権限を持つメディア アウトレットなど、 PR キャンペーンの成功に大きな違いをもたらします。

トップインフルエンサーを含めることで、将来の活動やパートナーシップに適したターゲットを獲得し、クライアントの競合他社がエンゲージメントの大部分をどこから引き付けている可能性があるかを特定するのに役立ちます. 詳細をさらに詳しく知るには、上位のインフルエンサーをメンション、ソース、リーチの数で分割した別のビジュアルを含めることを検討してください。

6. メンション指標を含める

どのタイプのレポートを作成する場合でも、メンション分析は、クライアントのブランド、製品、サービス、およびそれらが事業を展開している分野に関する会話に耳を傾ける強力な方法です。

言及の総数を含める必要がありますが、ブランドがどのように受け止められているかをより具体的に読み取るために、肯定的な反応と否定的な反応の間でこれらを分類する必要があります。

メンションの量と測定可能なブランド認知度の間には直接的な関係があり、キャンペーンの影響を明確に示しています。

7.感情分析を追加する

クライアントのブランドに対する大衆の感情を把握することは、クライアントが適切な方法で視聴者と関わる戦略を作成するのに役立ちます。 たとえば、ポジティブな感情の突然の噴出は、ネガティブな波とは異なるタイプのエンゲージメント キャンペーンを保証します。

ここではソーシャル メディア監視ツールが役立ちます。センチメントを測定し、選択した検索語に対してこれをグラフに表示できます。 クライアントとその競合他社に対してこの検索を実行すると、市場の不和を利用する機会を見つけるのにも役立ちます.

8. おすすめを忘れないで

要約とは別に、これはおそらくPR レポートの最も重要な要素です。 クライアントは、あなたが提供できる戦略的洞察の価値を求めているだけでなく、目標に近づくための主要な指標の改善を望んでいます。

レポートの残りの部分で収集したデータは、傾向、機会、およびアプローチを微調整する領域を特定するための十分な証拠を提供するはずです。 これらをデータから見つけ出し、実用的なインサイトを作成することで、クライアントにさらに多くの価値を提供し、ローンチ イベント、1 回限りのキャンペーン、および「常時」の PR 活動に関するPR 戦略を導きます。

レポートの残りの部分と同様に、重要なのは、レポートを短く、説得力があり、実行可能にすることです。