業界全体のHRプロセス自動化のベストプラクティス

あなたの従業員はあなたの組織の世話をし、あなたの人事チームはあなたの従業員の世話をします。

組織を円滑に運営するために、人事チームは多くの労力、手作業、時間、およびその他のリソースを投入します。 あなたが彼らの肩から少しの負担を取り除き、時間と労力を節約するために特定のHRプロセスを自動化できるとしたらどうでしょうか？

はい、HRの自動化により、従業員の生産性とエンゲージメントを高めることができます。

HR自動化で何が起こるか、その利点、および従う必要のあるいくつかのベストプラクティスを理解しましょう。

HR自動化とは何ですか？

HR自動化とは、ソフトウェアソリューションを使用して、反復的で多くの時間と手作業を消費するHRプロセスを合理化、デジタル化、および自動化することです。 これらのHRプロセスには、給与計算、従業員のオンボーディング、計時、およびその他の管理タスクが含まれます。

HRプロセスの自動化は、HRチームが反復的なタスクではなく戦略に集中するのに役立ちます。 HRの自動化により、人的エラーが最小限に抑えられ、効率とセキュリティが確保されます。

ただし、組織でHRの自動化を促進するには、従業員が革新的なテクノロジーに適応する準備ができている必要があります。 さらに、HR自動化ソフトウェアのニュアンスを学ぶために特定のトレーニングが必要になる場合があります。 しかし、最終的には時間と労力を投資する価値があります。

HRプロセスオートメーションには何が含まれていますか？

すべてのHRタスクを自動化できるものを理解しましょう。

• 採用プロセス

  自動化されたメールの送信、面接のスケジュール設定、自動拒否の質問の追加などにより、採用プロセスを自動化できます。これにより、候補者の初期スクリーニングを自動化でき、候補者の評価、選択、オンボーディングにさらに時間を費やすことができます。

• タイムシートの保持

  出席記録を手動で行う場合、面倒な作業ですが、HRソフトウェアを使用すると、すべての従業員の時間と出席を自動的に正確に追跡できます。 自動化されたタイムシートを使用して、就業日、休日、休暇申請、勤務シフト、休暇などを計算できます。

• 給与

  従業員の勤務時間や報酬に関する情報がすべて揃っていれば、給与を簡単に処理できます。 給与自動化は、控除の自動引き落とし、追加給付の費用、ボーナスの自動貸方などもサポートします。

• 税務申告

  クラウドベースのHR自動化を使用すると、コンプライアンスの問題を回避するために、タイムリーな税計算と申告を確実に行うことができます。 特定の州税規則に従ってカスタマイズすることもできます。 これにより、HRチームが手動で税金を支払う必要がなくなります。

• 経費の記録

  従業員の給与とは別に、人事チームが管理する他の事務費があります。 これらの追加費用は手動で記録、入力、承認されるため、誰にとっても長くて退屈なプロセスになります。 ただし、これらのプロセスを自動化すると、すべての従業員または部門がセルフサービスポータルに独自の経費を追加できるため、承認が迅速になります。

• レコード管理

  レコード管理を自動化することで、ドキュメントの山の中から従業員の詳細を手動で見つける負担がなくなります。 これにより、部門間の透明性、説明責任、および効率が保証されます。 従業員のライフサイクルに関するすべての情報は、人事管理ソフトウェアを介して即座に取得できます。

• 従業員のオンボーディングとオフボーディング

  これには、従業員のオンボーディングから最終的なオフボーディングプロセスまでのHRタスクが含まれます。 これらのプロセス中に偏見や非効率性が生じる可能性がありますが、これらのタスクを自動化することで透明性が確保されます。 さらに、将来の潜在的な法的問題からもあなたを救うでしょう。

• 通知とリマインダー

  HRソフトウェアを使用すると、特別な日やイベントの自動リマインダーと通知を送信できます。 これらには、就業記念日、従業員の業績評価、休日、およびその他の重要な日付が含まれます。

  これにより、重要な日付を見逃さず、タスクを完了したりリマインダーを提供したりするために人々を追いかける必要がなくなります。 コミュニケーションを改善するとともに、タイムリーな行動を確実にします。

HRプロセス自動化のメリット

HRプロセス自動化の利点のいくつかを次に示します。

• 費用対効果：人的資源の自動化は、処理と在庫のコストを大幅に削減するのに役立ちます。 これには、紙のコスト、文房具のコスト、および手作業に費やされる時間とリソースの削減が含まれます。

• より良い意思決定： HR自動化により、洞察を引き出し、データに基づいた意思決定を行うことができます。 このデータは、プロセスの改善、障害の修正、および抜け穴の特定に使用できます。

• 透明性の確保： HRの自動化により、全員の役割と責任を明確に定義することで、プロセスの透明性を実現できます。 これは、複数の場所で作業する組織にとって特に有益です。

• 生産性の向上：面倒な手動タスクを自動化することで、人事チームは時間と労力をより戦略的な作業に投資できます。 同時に、従業員はトレーニング、フィードバック、報酬、および認識にもっと従事していると感じるでしょう。

• 最適なセキュリティの確保： HRプロセスを自動化することで、資格のある従業員のみが情報にアクセスできるようになります。 情報漏えいや盗難の可能性が少なくなります。

• コラボレーションとコミュニケーションの促進：人事の自動化により、すべての従業員の役割と責任が明確に定義され、正確なレポートが保証されます。 シームレスなコラボレーションとワークフローに役立ちます。

  

HR自動化のベストプラクティス

さまざまな業界にわたるHRプロセス自動化のベストプラクティスのいくつかをリストしました。

• 従業員のやる気を引き出す：人事チームの主な仕事は、会社の従業員のやる気を引き出し、業績を向上させるための戦略を準備することです。 しかし、ほとんどのHR従業員は、出席の追跡、手動の給与計算など、自動化できた可能性のある反復的なタスクに最大限の時間を費やしています。 HRチームが戦略的なタスクに取り組むことを許可すると、HRチームは最善を尽くすようになります。

• ワークフローの簡素化： HR自動化への切り替えの背後にある主な理由の1つは、組織内のワークフローを簡素化および定義することです。 自動化テクノロジーの助けを借りて、営業日、休日、およびその他のHRリクエストの記録を維持するなどのタスクが簡素化および合理化されます。

• 従業員のニーズに焦点を当てる： HRプロセスの自動化は、従業員中心の企業文化の創造に貢献できます。 HR自動化ソフトウェアのAIツールは、従業員の行動パターンを見つけることで、従業員のニーズを理解するのに役立ちます。 最終的に問題を引き起こす可能性のある問題を特定するのに役立ちます。

• 一貫性の確保：すべての従業員には独自のワークスタイルがあり、組織の目標に合わせる必要があります。 ただし、HR自動化を使用すると、作業プロファイルを定義し、適切な候補者をすべての役割に合わせて調整し、成長するために必要なトレーニングおよび開発セッションを提供できます。

• 小規模から始める：最新のテクノロジーへの適応には時間がかかります。HRチームが新しい自動化プロセスを1日で​​理解して実装することは期待できません。 したがって、代わりに、プロセス全体の小さな変更から始めてみてください。 このHR自動化ソフトウェアを試してみて、従業員と組織にとってどのようになるかを確認してください。

• 「セルフヘルプ」の姿勢を構築する：新しいHR自動化ソフトウェアを理解するために、従業員は常にIT部門またはHR部門に連絡していくつかの質問をする場合があります。 この場合、いくつかの基本的なチュートリアルや特定のFAQのハンドブックなどのセルフヘルプオプションを提供すると、非常に役立ちます。

• 不要な承認の削除：従業員は、休暇申請、出張申請、経費請求など、いくつかの承認プロセスを経る必要があります。HR自動化により、承認プロセスを合理化し、より迅速な解決を保証できます。

• 回復力のある組織を作成する：あなたの業界は絶えず進化しており、職場は逆境、絶え間ない変化、混乱に対してよりオープンになっています。 HRチームは、従業員が変化する期待を実行し、それに応えるために十分なサポートと露出を得る環境を作成する必要があります。 HR自動化ソフトウェアを使用すると、継続的なフィードバックとトレーニングを確実に実行して、従業員のスキルを向上させることができます。

OpportuneHRを使用して独自のHRプロセス自動化シナリオを管理する方法は？

ほとんどのHR自動化ソフトウェアは、一般的な85％の問題に対処しますが、他の15％の問題はそのままです。 OpportuneHRは、組織の固有のHRシナリオに対処するための創造的でカスタマイズされたソリューションを提供します。 このソフトウェアは、組織内のHR自動化の固有の要件に焦点を合わせているため、非効率的なプロセスで妥協する必要はありません。

OpportuneHRが組織に最適なHR自動化環境をどのように作成できるかを理解しましょう。

• シナリオベースの設計：シナリオベースのアプローチとHRドメインの専門知識に従って、全体的なエクスペリエンスを作成します。 ゲーム化された出席システム、従業員のクエリ管理用のボット、機械学習システムなどは、独自のHRエクスペリエンスの作成に役立ちます。

• 15％HR自動化の原則：このソリューションは、業界の理解に基づいた独自のHRシナリオマッピングに役立ちます。 独自のビジネスニーズに合ったマイクロ機能のレイヤーを取得できます。

• 業界固有のソリューション：適切なHRソリューションにより、カスタマイズされたモジュールにアクセスして、業界固有のニーズに応じて多様な労働力を管理できます。

• 自動化の深さ： OpportuneHRは、深い自動化アプローチで設計されています。 マイクロ機能のレイヤーがあり、コア機能に追加の柔軟性とパワーを提供します。 これが、すべての業界の固有のシナリオに合わせて構成できる理由です。 クラウドにデプロイしながら、オンプレミスのHRMSソリューションのカスタマイズレベルに合わせることができます。

• 意思決定のためのデータポイント： OpportuneHRソリューションは、重要なデータポイントを強調することにより、CXOやその他の意思決定者がデータ主導の戦略を立てるのを支援します。

• 業界全体のHR自動化のボトルネックの解決：製造、ホスピタリティ、診断センター、人材サービスなどの業界のニーズに一致する独自の機能を提供します。

よくある質問

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