プロセスドキュメンテーションとは|テンプレートを使用してドキュメンテーションを処理するための簡単なガイド

ビジネスが成長するにつれて、その複雑さも増します。 より多くのステップ、より多くの人、そしてより多くの事柄が含まれていますが、常に最も効率的な方法で配置されるとは限りません。

あなたのビジネスがどのように機能するかを再考することは気が遠くなるように聞こえるかもしれませんが、それはあなたに大きな効率をもたらすに違いありません。 プロセスの文書化は、これに向けた最初のステップです。

ドキュメントを処理するためのこの簡単なガイドは、それを正しく行うのに役立ちます。

見つけるために読んでください。

• プロセスドキュメントとは何ですか？
• なぜそれを行うのか：プロセス文書の重要性
• プロセスを文書化する方法
• ヒントとコツ：プロセスドキュメントのベストプラクティス
• 内容：プロセスドキュメントの利点
• EasyStarterProcessフローチャートテンプレート

プロセスドキュメントとは何ですか？

プロセスドキュメントは、ビジネスプロセスを実行する方法の詳細な説明を提供します。

これには、次のようなプロセスをサポートするすべてのタイプのドキュメントが含まれます。

• ポリシー
• チェックリスト
• チュートリアル
• フォーム
• スクリーンショット
• 他のアプリケーションへのリンク
• プロセスマップ

これは、意思決定者や利害関係者を含むすべてのレベルの従業員が会社のプロセスをすばやく理解するのに役立つガイドとして使用されます。

なぜそれをするのですか？ ：プロセス文書の重要性

プロセスを文書化すると、次の5つの重要なことを達成するのに役立ちます。

1）プロセスの改善に役立ちます。 正確なプロセスを文書化することにより、ボトルネックと非効率性を特定します。 改善または取り除く必要のあるプロセスがすぐにわかります。

2）従業員のトレーニングを支援します。 プロセスドキュメントを使用すると、新入社員が自分の職務を理解し、関与するプロセスに慣れることができます。経験豊富な従業員でも、プロセスが正しく実行されていることを確認したいときはいつでもこれらのドキュメントを参照できます。

3）会社の知識を維持するのに役立ちます。 それらを行うことに特化した少数の人々だけが知っているプロセスの記録を保管してください。 そうすれば、彼らが去っても、新参者は簡単に仕事を再開することができます。

4）リスクを軽減し、運用の一貫性を維持するのに役立ちます。

5）詳細なプロセス文書も、特許および企業秘密の重要な部分です。

プロセスドキュメンテーションに関与しているのは誰か

プロセスドキュメントには、3つの主要な所有権の役割があります。 場合によっては、同じ人が3つすべての役割を果たすことがあります。

プロセスを文書化する方法

ステップバイステップの方法を使用してプロセスを文書化すると、プロセスを迅速に実行するのに役立ちます。

ステップ1：プロセスを特定して名前を付ける

最初に文書化するプロセスを把握します。 その目的（プロセスが組織に利益をもたらす理由と方法）を決定し、プロセスの簡単な説明を提供します。

ステップ2：プロセススコープを定義する

プロセスに含まれるものとプロセスの範囲外にあるもの、またはプロセスに含まれないものについて簡単に説明してください。

ステップ3：プロセスの境界を説明する

プロセスはどこで始まり、どこで終わりますか？ 何が原因で起動しますか？ そして、それがいつ行われたかをどうやって知るのですか？ これらの境界を明確に定義します。

ステップ4：プロセス出力を特定する

プロセスによって何が生成されるか、またはプロセスが完了した後にどのような結果が得られるかを確立します。

ステップ5：プロセス入力を特定する

各プロセスステップを実行するために必要なリソースをリストアップします。

ステップ6：プロセスステップをブレインストーミングする

最初から最後までのプロセスステップに関するすべての情報を収集します。 プロセスをトリガーするものから開始するか、プロセスの最後から開始して、開始点までのステップを追跡します。

ブレーンストーミングセッションには、正確なデータを提供できるため、プロセスタスクを直接担当する人またはプロセスに関する幅広い知識を持った人が参加する必要があります。

ステップ7：ステップを順番に整理する

思いついたステップのリストを取得し、それらを順番に並べてプロセスフローを作成します。

ステップ数を最小限に抑え、ステップに複数のタスクが含まれる場合は、メインステップの下にそれらをリストします。

ステップ8：誰が関与しているかを説明する

プロセスタスクを担当する各個人を決定します。 それらの役割を定義します。 名前ではなく、役職に言及することを忘れないでください。

また、ドキュメントを参照する人についても考慮してください。 合理的な知識を持っている人なら誰でも読んで理解できるように書いてください。

ステップ9：プロセスを視覚化する

これは、ドキュメントの明確さと読みやすさを向上させるためです。 プロセスフローチャートを使用して、前に特定したプロセスステップをきちんと視覚化します。

ステップ10：通常のプロセスフローの例外を書き留めます

さまざまな理由により、ビジネスプロセスが常に同じフローに従うとは限りません。 これらの例外と、それらに対処するために実行される手順について説明します。

ステップ11：コントロールポイントと測定値を追加する

プロセスのどこでリスクが発生する可能性があるかを特定し、プロセスを監視するときにプロセス所有者を支援するためのコントロールポイントを追加します。

プロセスの有効性を判断し、プロセスの改善に役立てるための測定値を確立します。

ステップ12：プロセスを確認してテストする

関係者全員を集めて、マップしたプロセスフローチャートを確認します。 足りないステップはありますか？ すべてが順調ですか？ 完了したら、プロセスをテストして、何かを見逃していないかどうかを確認します。

ヒントとコツ：プロセスドキュメントのベストプラクティス

• ドキュメントをシンプルかつ簡潔に保ちます。 技術的には正確である必要がありますが、簡単に理解できる必要があります。

• プロセスが変更される場合/変更される場合は、ドキュメントを更新するための適切な計画を立ててください。 少なくとも年に1回は確認してください。

• または、定期的なレビューを行い、変更を他の人に通知できるプロセス所有者を割り当てます。

• 混乱を避けるために、プロセスごとに個別のドキュメントを保管してください。

• 初めてプロセスを文書化するときは、組織全体を一度にカバーすることは避けてください。 部門内の単一のプロセスまたは組織全体に共通の主要なプロセスから開始します。

• ドキュメントは、探している人が簡単にアクセスできる場所に保管してください。

• 必要に応じて簡単に改訂でき、新しいバージョンを関係者全員に簡単に配布できることを確認してください。

• プロセスドキュメンテーションツールを介して、ドキュメントを中央の場所にオンラインで保存します。 これは、上記の2つのベストプラクティスに自動的に役立ちます。

• 必要に応じて、適切な例、グラフィック、色分け、スクリーンショット、複数のプラットフォームなどを使用してください。

• プロセスのドキュメントが組織の既存の標準に準拠していることを確認してください。

• プロセスフローを口頭で強調する場合は、常にグラフィックとバランスを取ります。これはプロセスフローチャートです。

• ビジネスプロセスフローチャートにスイムレーンを追加して、さまざまなプロセスの役割、タイムラインなどを区別します。

• プロセスドキュメントガイドを作成します。これは、プロセスをドキュメント化するための標準テンプレートとして誰でも参照できます。

• 既存のドキュメンタリー資料、記録、インタビュー、ケーススタディ、プロジェクトスタッフのフィールドダイアリー、および従業員の知識を利用して、プロセスドキュメンタリーの情報を収集します。

内容：プロセスドキュメントの利点

• プロセスステップの共通のビューを提供することにより、全員が同じページにアクセスできるようにします。 一貫性を保つには、共通のビューが必要です。

• 明確なプロセス文書がある場合、プロセスへの変更はタイムリーで簡単な方法で行うことができます。

• 効果的なコラボレーションとパフォーマンスのための理想的な条件を特定するのに役立ちます。

• プロセスのボトルネックと非効率性を特定するのに役立ちます（「十分に洗練された」手順であっても）、そうでなければ見過ごされる可能性があります。

• 明確に文書化されたプロセスは、混乱を取り除き、明確な指示を提供することにより、時間を節約し、エラーを防ぎます。

• コストとリソースの不要な支出を削減します。

• プロセスの全体的な品質と結果の品質を向上させるのに役立ちます。

• 従業員の生産性と満足度の向上に役立ちます。

• プロセスの実行方法が明確に記録されているため、作業の外部委託が容易になります。

• プロセスドキュメントは、必要に応じてプロセスを簡単に自動化するのにも役立ちます。

EasyStarterProcessドキュメントテンプレート

基本的に、プロセスマッピングは、プロセスステップ、プロセスロール、入力および出力などの文書化された情報を合理化された図で表すのに役立ちます。

以下は、組織のプロセスの情報を使用してオンラインですばやく編集できるプロセスフローチャートテンプレート/プロセスマッピングテンプレートです。 テンプレートをクリックして、Createlyエディターで開きます。

テンプレート1

テンプレートをクリックしてオンラインで編集します

テンプレート2

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テンプレート3

テンプレートをクリックしてオンラインで編集します

テンプレート4

テンプレートをクリックしてオンラインで編集します

ドキュメントを処理するための簡単なガイドに関するフィードバック

このプロセスドキュメントガイドは、プロセスを適切にドキュメント化するために知っておく必要のあるすべてを網羅しています。 上記で説明したプロセス文書化の手順に従い、プロセスフローチャートテンプレートを使用して、高品質の文書化プロセスを確保します。

私たちのコミュニティでは、より多くのプロセスフローチャートテンプレートを見つけることができます。

次のガイドでは、ビジネスプロセスを簡単に合理化するのに役立つプロセス改善手法について説明します。