プロセスマッピングの簡単なガイド

新しい戦略を計画していますか？ 顧客満足度を向上させたいですか？ 一部のプロジェクトが失敗している理由を知りたいですか？

プロセスマッピングは、上記のこれらの質問に対する方法と理由を見つけるための最初のステップです。

このプロセスマッピングガイドでは、以下を紹介します。

• プロセスマップとは何ですか？
• プロセスマップシンボル
• プロセスマップの種類
• プロセスマップを作成する方法
• プロセスマッピングのベストプラクティス
• プロセスマッピングの利点
• プロセスマッピングテンプレート
• プロセスマップシンボル（続き）

プロセスマップとは何ですか？

プロセスマップは、作業活動のステップと各ステップの実行に関与する人々を視覚的に示します。

プロセスをマッピングするときは、ステップごとにボックスを描画し、それらを矢印で接続してフローを表示します。 オンラインツールを使用して、プロセスマップを簡単に作成できます。 基本的なプロセスマップは次のようになります。

プロセスマップシンボル

プロセスの各ステップは、プロセスマップの形状で表されます。 これらの形状は、フローチャート形状とも呼ばれます。

プロセスマッピングで使用できる約30の標準形状があります。 ただし、ほとんどの人にとって、最も一般的な形状をいくつか使用すると理解しやすくなると思います。

形	名前	使用する
	活動/プロセス	プロセスのステップ/アクティビティを表すため
	決断	行わなければならない決定を表すため
	始まりと終わり	プロセスの開始と終了を表す
	矢印	2つのステップ間の関係を表すため と流れの方向
	書類	可能性のあるデータまたは情報を表すため 人々が読む

プロセスマップ/フローチャートの形状の完全なセットは、このガイドの下部にあります。

プロセスマップの種類

以下は、さまざまなタイプのプロセスマップのリストと、簡単な説明、およびそれぞれをいつ使用できるかを示しています。 目標に最も適したプロセスマップのタイプを選択してください。

基本的なフローチャート

基本的なフローチャートは、入力と出力を含むプロセスのステップを視覚化する単純なマップです。

いつ使用するか：

• 新しいプロジェクトを計画する
• プロセスをモデル化して文書化する
• 問題を解決する
• チームがアイデアをよりよく伝えるのを助けるために
• ワークフローを分析および管理するには

描き方：

これらを描画する方法を学ぶために必要な究極のフローチャートガイドは次のとおりです。

高レベルのプロセスマップ

これは、バリューチェーンマップまたはトップダウンマップとも呼ばれます。 プロセスのコアアクティビティを示します。 決定ポイント、リワークループ、関連する役割などについてはあまり詳しく説明しません。

いつ使用するか：

• ビジネスプロセスを設計および定義する
• プロセスの主要なステップと主要な詳細を特定する

描き方：

1. プロセスの最も基本的なステップをリストします（5〜6ステップ以下）
2. それらを水平方向に順番に整理します
3. メインステップの下に各サブステップ（ここでも、5〜6ステップ以下）をリストします

詳細なプロセスマップ

プロセスのドリルダウンバージョンを示すフローチャート。 これは、サブプロセスのすべての詳細がこのタイプのマップに含まれていることを意味します。

いつ使用するか：

• プロセスステップに関連するすべての詳細（入力と出力）を提供する
• プロセス内の決定ポイントを文書化する

描き方：

1. プロセス境界を定義する
2. プロセスをトリガーするものは何ですか？ SIPOCを使用してプロセス入力を特定する
3. 各入力の直後に何が起こるかを特定します（出力に到達するまで、「次に何が起こるか」を繰り返し尋ねます）

部門の枠を超えたフローチャート

プロセスステップと、スイムレーンでそれらを担当する機能ユニット（チーム/部門）との関係を示すフローチャート。 これは、展開フローチャートとも呼ばれます。

いつ使用するか：

• プロセスを担当する主要な役割と、それらが互いにどのように関連しているかを特定する
• プロセスが会社の境界を越えてどのように流れるかを強調する
• 潜在的なプロセスの失敗、冗長性、遅延、やり直し、過度の検査などを特定するため。

描き方：

1. 有能で関連性のある部門の枠を超えたチームを集める
2. 利害関係者を特定する
3. プロセスの顧客から始めて、プロセスの利害関係者を（プロセスの顧客にどれだけ近いかに基づいて）リストします。
4. スイムレーンを追加して、各利害関係者間の列を分離します
5. それぞれのスイムレーンで各利害関係者によって実行されるステップを追加します
6. ステップを矢印で接続してフローを示します

SIPOC

SIPOCは、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客などのプロセスの主要な要素を示しています。

いつ使用するか：

• 詳細なマップを作成する前に、プロセスの重要な要素を特定する
• 複雑なプロセスの範囲を定義する
• DMAIC手法の測定フェーズで使用できます

描き方：

1. サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、および顧客の5列の表を作成します
2. 5〜6の高レベルのステップでプロセスをマッピングすることから始めます
3. 出力を特定する
4. 顧客を特定する
5. プロセスの入力を特定する
6. 各インプットのサプライヤーを特定する
7. プロジェクト責任者およびその他の利害関係者とのSIPOC図の検証

バリューストリームマップ

バリューストリームマップは、製品を顧客に届けるために必要な資料と情報の流れを視覚化します。

いつ使用するか：

• プロセスステップの入力と出力の測定値を記録する
• プロセス内およびプロセス間の廃棄物を特定する
• 情報と資料の流れを文書化し、分析し、改善する
• 意思決定とプロセスフローへの洞察を得るため
• 将来のプロジェクトまたはサブプロジェクトに焦点を当てる場所を特定する

描き方：

これらを描画する方法を習得するための包括的なバリューストリームマッピングガイドは次のとおりです。 バリューストリームマップにはさまざまな形状のセットがありますが、プロセスマッピングの原則は同じままであることに注意してください。

プロセスマップを作成する方法| プロセスマッピングの手順

プロセスマッピングシンボルとは何か、プロセスマップの種類はわかったので、プロセスマップを作成する準備はできていますか？ 従う必要のある手順は次のとおりです。

ステップ1：マッピングする必要のあるプロセスを特定する

どこから始めたいかを決めます。 パフォーマンスが悪いのはプロセスですか？ あなたの新しい戦略にとって重要なのはプロセスですか？ それとも、顧客満足度に直接影響を与えるプロセスでしょうか？

そして、それに名前を付けます。

ステップ2：適切なチームをまとめる

プロセスに関与するすべての人の入力は、プロセスをマッピングするときにプロセスのすべての側面を確実にカバーするために必要です。 適切なチームには、プロセスを実行および管理し、入力を提供する人を含める必要があります。

ステップ3：必要なすべての情報を収集する

• プロセスはどこで始まり、どこで終わりますか？
• これらの2つのポイントの間のステップは何ですか？
• プロセスの入力と出力は何ですか？
• 誰が何をしますか？ いつ、どこで、どのように？

ステップ4：ステップを順番に整理する

チームに、各ステップを最初から最後まで順番に並べてもらいます。

ステップ5：ベースラインプロセスマップを描く

現在のマップを示すプロセスマップを描画します。 <プロセスマッピングのベストプラクティス>に留意してください。

ステップ5：マップを分析して改善すべき領域を見つける

プロセス内の非効率性とボトルネックを特定します。 排除すべきステップは何ですか？ どこで改善できますか？

ステップ6：改善を実装して監視する

最初は小規模で改善を実施します。 それらがうまく機能する場合は、より大きなスケールで適用できます。 新しく改善されたプロセスを監視して、プロセスがどのように機能しているか、さらに最適化が必要かどうかを確認します。

プロセスマッピングのベストプラクティス

• プロセスステップを特定する前に、プロセスの開始点と終了点を特定することから始めます。 これは制限の設定に役立ちます

• プロセスマップをできるだけ簡単かつシンプルにして、社内の誰もが読んで理解できるようにします

• マップ上に必要な詳細のみを保持します。 改善すべき領域を特定するために必要以上またはそれ以上

• 混乱を避けるために、描画するときは正しいプロセスマップシンボルを使用してください。

• 重要な情報や手順を見逃さないように、プロセスをマッピングするときにすべての主要な利害関係者を含めます

• 効率化のためにリアルタイムでチームと迅速に描画およびコラボレーションできるビジネスプロセスマッピングソフトウェアを使用する

より多くのプロセスマッピングのベストプラクティス？

プロセスマッピングの利点

あなたはすでにプロセスマッピングについて読んでいるので、それを行うことの少なくともいくつかの利点を知っていると思います。 ただし、他の人を説得するのに役立つため、このセクションを注意深く読んでください。

• チーム、利害関係者、または顧客間でプロセスを理解し、伝達するのがはるかに簡単になります

• シナリオテストおよびwhat-if評価のための便利なツールとして機能します

• ビジネスプロセスが信頼できることを投資家や産業顧客に証明するためのマーケティングツールとして使用できます

• ISO9000のような多くの種類の規格と認証の要件です

• プロセスドキュメントをより読みやすくします

• 関係者の役割と責任についての認識を広める

• プロセスの欠陥と改善が必要な箇所を特定するのに役立ちます

• エイズチームは、従業員の維持、収益の減少などの課題に取り組むのに役立つ改善や新しい変更のアイデアをブレインストーミングします。

• 製品やサービスの開発に関連するコストの削減に役立ちます

• チームのパフォーマンスと従業員の満足度を向上させる

• 新入社員を育成するための学習教材として使用できます

• 作業プロセスの効率を測定するのに役立ちます

プロセスマップテンプレート

以下は、Createlyエディターを使用してオンラインで編集できるいくつかのプロセスマップテンプレートです。

テンプレート1

テンプレートをクリックしてオンラインで編集します

テンプレート2

テンプレート3

より多くの無料の編集可能なプロセスマップテンプレートが必要ですか？

プロセスマッピングシンボル（続き）

前に説明した基本的なシンボルに加えて、プロセスマッピングでは次のシンボルも使用されます。

プロセス/操作記号

形	名前	使用する
	事前定義されたプロセス/サブルーチン	すでに事前定義されているプロセスを表すため
	代替プロセス	通常のプロセスステップの代替となるプロセスステップを表すため
	遅れ	プロセスフローが続行する前の遅延または一時停止を表すため
	手動ループ	手動で停止する必要がある自動化されたステップを表すため
	準備	続行する前に、プロセスで変更または調整する必要があるものを表すため

フローシンボルの分岐と制御

形	名前	使用する
	オンページコネクタ	プロセスフローの検査ポイントを表すため
	オフページコネクタ	別のページの別のプロセスからプロセスへの相互参照とリンクを表すため
	マージ	複数のステップを1つにマージするステップを表す
	エキス	並列パスに分割されたプロセスを表すため
	または	'または'ロジックを表すには
	と	'および'ロジックを表すには

入力および出力シンボル

形	名前	使用する
	データ	プロセスへの入力とプロセスからの出力を表す
	複数のドキュメント	複数のドキュメントを表すには
	画面	画面またはディスプレイで読み取るために表示されるデータを表すため
	手動入力	人が手動で実行するプロセスステップを表すため

ファイルと情報ストレージのシンボル

形	名前	使用する
	保存されたデータ	保存されたデータを表すため
	データベース	データベースを表すには
	直接アクセス記憶装置	ハードドライブを表すため
	内部記憶装置	内部ストレージデバイスを表すため

データ処理記号

形	名前	使用する
	照合	データが標準的な方法で編成されるステップを表すため
	選別	特定の順序でのアイテムの並べ替えを表す

プロセスマッピングガイドについてどう思いますか？

プロセスマップは、プロセスドキュメントの重要な部分であるだけでなく、一般的なビジネスプロセス改善方法論でもあります。

ガイドに従って、効率的なビジネスプロセスマップを作成し、個人的に使用する別のプロセスマッピング手法であっても、懸念事項を共有してください。

次のガイドでは、人事管理をより効率的にするために使用できる図について説明します。