プロジェクト終了の重要性 | #22 プロジェクト管理を始める

プロジェクトの正式な終了は、ほとんど重要ではないように見えるかもしれません。 すべてのタスクが完了し、プロジェクトの目標が達成されたので、友好的な雰囲気の中で短い会議を開き、お互いにお祝いをしましょう。 このためにも、チームや利害関係者との適切な長さの会議を計画する価値があります。 ただし、プロジェクトの終了は、プロジェクトに関係する人々の統合のためだけでなく、重要な瞬間であることを覚えておいてください.

プロジェクトの閉鎖 – 目次:

1. 序章
2. 結局、クロージャーを落とすのはどうですか？
3. プロジェクトをうまく閉じる方法
4. プロジェクトクローズ時のタスク一覧
5. まとめ

序章

プロジェクト管理は、次の5 つのプロセス グループとして表すことができます。

• 開始- その範囲と意味を定義し、
• 計画– プロジェクトの範囲と達成すべき具体的な目標を設定します。
• 実行– 計画された作業の実行、
• 監視と制御– 作業が計画どおりに進んでいるかどうかを継続的にチェックし、
• 閉鎖– プロジェクトの正式な完了。

今日は、プロセスの最後のグループ、つまりプロジェクトの終結に焦点を当てます。 これはタスクの小さなグループです。 ただし、プロジェクト全体、同じポートフォリオまたはポートフォリオ内で実行される同様のプロジェクト、および同じクライアントのために実行される将来のプロジェクトの認識に大きな影響を与えます。 プロジェクトを成功裏に完了し、契約を完了し、将来に向けて最も興味深い教訓を引き出すために何に注意を払うべきかを提案します。

プロジェクトの閉鎖をまったく行わないのはどうですか?

プロジェクト終了のタスクを放棄するのは魅力的です。 目標を達成したので、次のプロジェクトの開始へのスムーズな移行がより良いようです。 最近のタスクから得た知識とスキルを適用することは、今ではシンプルで直感的に思えます。 ただし、正式なプロジェクトの閉鎖をスキップすると、特定のリスクも伴います。 理由は次のとおりです。

画像の劣化

チームとプロジェクト マネージャーのイメージの低下は、プロジェクトの終結プロセスを無視した最初の深刻な結果です。 会社のシステムにリストされている未完成の仕事または未完成のプロジェクトは見栄えがよくありません。 さらに重要なことに、クライアントがプロジェクトの結果に満足していても、請負業者の信頼性が低下します。 これにより、将来のプロジェクトに関する意見の相違や、協力条件が不利になる可能性があります。

仕事の重複

完了したプロジェクトの目標が適切に文書化されていないと、組織の他のメンバーはそれについて知ることができません。 つまり、彼らは私たちのプロジェクトで開発されたソリューションを知りません。 そして、彼らはすでに持っているものの上に構築するのではなく、非常によく似たプロジェクトを今から実装し始めるかもしれません.

チャンスを逃した

プロジェクトの終結段階で実行されるプロジェクト マネージャーのタスクには、プロジェクトの期待される利益を説明するドキュメントの作成が含まれます。 これらには、商用アプリケーションだけでなく、内部または顧客の実装が含まれる場合があります。

この手続きを完了しないと、非常に成功したプロジェクトの結果でさえ、「孤児」 (孤立した製品) になる可能性があります。 これは、顧客へのアウトリーチ、販売、およびマーケティングに関与する専門家に適切に伝えられていない場合に発生する可能性があります. その結果、あらゆる成功の可能性があるにもかかわらず、市場に出回ることはありません。

正式なリスク

クライアントのために実行されるプロジェクトの完了には、契約の最終化が含まれます。その間、必要なすべての文書を準備し、時間通りに署名する必要があります。 したがって、未完成のプロセスには、会社にとってコストのかかる正式な欠陥の実際のリスクが伴います。

これらの理由から、プロジェクトの最終段階を使用してすべてを完了することをお勧めします。 最後のボタンまでボタンを押した活動を自慢できるように。

プロジェクトをうまく閉じる方法

プロジェクトを適切に完了するには、次の 3 つの領域を含める必要があります。

• プロジェクトの技術的完了– プロジェクトの目標が達成され、すべてのタスクが完了したことを確認するため
• 学習- 実行されたタスクとプロジェクト管理の両方で、何がうまくいったかを評価し、何がうまくいかなかったかを振り返ること。
• 協力と動機– 完了した作業に対する各チーム メンバーの貢献を認識し、プロジェクトの成功を祝う。

プロジェクトクローズ時のタスク一覧

できるだけスムーズに成功を祝い始めるには、最終タスクのリストを作成し、選択した方法論に従ってその実装を計画するのが最善です。 各プロジェクトには固有の特徴がありますが、次のタスクをリストに含める必要があります。

1. プロジェクトの結果が、プロジェクト ドキュメントに記載されている戦略的に最も重要な、できればすべての基準を満たしていることを確認します。
2. プロジェクトの成果が実施範囲を超えているかどうかを確認します。
3. プロジェクトのドキュメントを準備し、すべての利害関係者が利用できるようにします。
4. プロジェクト結果のすべてのユーザーがそれを適用し、ドキュメントにアクセスできるかどうかを確認します。
5. すべての要件が満たされていることを確認するために、クライアントおよびチーム メンバーとの契約を確認します。
6. クライアントまたはその他の権限のある利害関係者がすべての結果を受け入れたことを示す文書があることを確認してください。
7. 会議を開催して契約を確定します。
8. プロジェクト管理に関する今後のフィードバックを記載したドキュメントを準備します。
9. 次のプロジェクトに着手する前に、チームで協力するためのルールと解決すべき問題について、チームと一緒に文書を作成します。
10. すべてのプロジェクト資料をアーカイブします。
11. プロジェクトを終了する会議を開催します。

上記のリストの各タスクは、プロジェクトと利害関係者の要件に従って調整する必要があります。 ただし、プロジェクトを閉じるための手順を成功させるには、一般的なリストに固執し、プロジェクトごとに修正することをお勧めします。

まとめ

プロジェクトを完了するには、正式な結論が必要ですが、学んだ教訓と、チームで成功を祝う時間も必要です。 目標と目的が達成され、クライアントが結果に満足していることを確認することは、プロジェクト マネージャーが実行しなければならない最も重要な手順です。 ただし、アクセス可能なドキュメントを準備し、適切な人が利用できるようにすることを怠る価値はありません。 私たちのプロジェクトの将来の運命を決定できるのは後者です。

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作者: ニコール・マンキン

前向きな雰囲気を作り、従業員にとって価値のある環境を作り出す優れた能力を持つ人事マネージャー。 彼女は才能のある人々の可能性を見て、彼らを動員して成長させるのが大好きです.

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