プロジェクトの開始段階 – 何に注意を払うべきか? | | #16 プロジェクト管理を始める

プロジェクトの開始フェーズは、ベンチャーのアイデアから始まります。 ただし、プロジェクトを開始するという拘束力のある決定で終了します。 予算を計画し、実施方法とチームの構成を選択する時が来る前に、プロジェクトマネージャーはプロジェクトのビジョンと目標の概要を準備します。 では、開始段階で特に注意する必要があるのは何ですか?

プロジェクト開始フェーズ – 目次:

1. 序章
2. ドキュメントと利害関係者
3. 新しいプロジェクトの管理方法を決定する
4. 立ち上げから企画まで
5. まとめ

序章

プロジェクトの開始フェーズは、実装方法に関係なく、1 回だけ行われます。 その目的は、プロジェクトの内容を定義することです。 また、完成の可能性に深刻な疑いがある場合は、プロジェクトを放棄するのに最適な時期でもあります。 この初期段階では、組織に多額の費用が発生することはありませんが、プロジェクト マネージャーがまだ大ざっぱなプロジェクトを手放すのは比較的簡単です。 しかし、新しいプロジェクトが有望だと思われる場合、その開始段階で注意を払う価値があるのは何ですか?

ドキュメントと利害関係者

最初の調整の後、実現可能性調査とプロジェクト憲章を作成します。 最初のドキュメントは、私たちのベンチャーの成功の可能性を決定します。 2 番目の段階では、プロジェクト マネージャーがベンチャーの大ざっぱなフレームワークを作成します。 詳細はまだ不明ですが、この 2 つのドキュメントは、新しいプロジェクトを追求する価値があることを利害関係者に納得させるのに役立ちます。

しかし、誰が納得する必要がありますか? これは、利害関係者の登録が行われるプロジェクト開始フェーズによっても決定されます。 これは、プロジェクトに直接関係する人々のリストです。つまり、クライアントの代表者、組織の理事会、潜在的な請負業者などです。 ただし、利害関係者には、プロジェクトの実施によって間接的に影響を受ける人々が含まれる場合があります。 これらは、たとえば、作業を実行する通りの住民、または自動化を実装する顧客サービス部門の従業員である可能性があります。 彼らはプロジェクトに関与しませんが、私たちの行動は彼らの生活や職場環境を変えます。

新しいプロジェクトの管理方法を決定する

しかし、新しいベンチャーの計画の準備に誰が関わっているのでしょうか? プロジェクト マネージャーは、主にそれらの責任を負います。 彼または彼女は、プロジェクトの実行を監督する人々と連絡を取り、とりわけ次のような問題を彼らと確立します。

• 責任
• コミュニケーションの方法 – 報告などの正式なものと、プロジェクトの計画と実施において進行中の問題について質問するなどの非公式なもの
• 許容範囲 – たとえば、計画されたプロジェクトの予算とリード タイム、または取られたリスクについて。

取締役会のより多くの人がプロジェクトに関与する場合、この目的のために開始会議と呼ばれる会議が開催されることがあります。 これは通常、プロジェクト マネージャーが上記で説明したドキュメントの最初のバージョンでの作業を終了したときに行われます。

• 実現可能性調査
• プロジェクト計画書
• 利害関係者登録簿、および場合によっては暫定版の
• 危険因子登録。

立ち上げから企画まで

プロジェクトの開始と計画の違いを示す最も簡単な方法は、両方の段階で答える必要がある重要な質問をすることです。 それらの比較を以下の表に示します。

計画はより詳細です。何かを行う方法に関する質問や、実施のタイミングと予算に関する事実に答える傾向があります。 一方、イニシエーションは、プロジェクト全体の実現可能性だけでなく、全体的な目的と意味についての質問に焦点を当てています。

多くの場合、計画は開始段階とプロジェクトが正式に開始される前に同時に行われますが、プロジェクトのこれら 2 つの領域の範囲は異なります。 計画段階は、プロジェクト中に何度も繰り返される場合があります。 これは、特定のタスクがどのように、どのような順序で発生し、プロジェクトの目標の達成につながる目標が実装されるかに関係するためです。 一方、開始段階では、プロジェクトの目標を定義し、その実装が可能で賢明かどうかを評価することに焦点を当てます。 もしそうなら、その段階の一部には、主要な利害関係者を説得することも含まれます.

まとめ

プロジェクトの開始段階では、最も基本的な質問を繰り返してください: このプロジェクトを実施する意味はありますか? 結局のところ、いったん与えられると、最終的な答えが完成し、いわば開始段階がロックされます。 これにより、計画された活動の全期間におけるプロジェクト チームの作業の方向性と範囲が決まります。

正しい選択をするためには、熱心に文書を準備し、新しいプロジェクトを管理するための明確な方法を確立することにエネルギーを注ぐ価値があります。 これらの投資は、実装の次の段階で必ず報われます。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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